Umgang mit Massenmails

Verbindliche Regelung des Mailversands von »vielen« Mails innerhalb der Bauhaus-Universität Weimar.
Mails an viele Empfänger müssen folgenden Kriterien entsprechen.

Sicherheit
Sicherheitskritische Inhalte werden weder versendet noch vom Empfänger abgefragt; dies betrifft insbesondere Phishing (Passwort, Login), personenbezogene Daten, Kontoverbindungen oder vergleichbare Daten.

Weblinks
Links innerhalb der Mail sind nur auf www.uni-weimar.de/... und www2.uni-weimar.de/... gestattet.
Von speziellen Seiten (z.B. im typo3) kann dann auf weitere, externe Seiten verlinkt werden.

Anhänge sind nicht gestattet.

Gruppe der Empfänger
Es sind nur spezialisierte Nutzergruppen zu adressieren. Der Versender stellt eine Liste der Empfänger bereit oder definiert eindeutige Regeln, wie eine Liste der Empfänger aus zentral bestehenden Datenbeständen abzuleiten ist.
Beispiele:

  • alle Studierenden, die zwei Wochen über der Frist der Rückmeldung sind.
  • alle Mitarbeiter, die in Elternzeit sind.

Zweck
Der Inhalt der Mail muss direkt alle Empfänger adressieren, diese betreffen und hoheitlichen und damit unverzichtbaren Aufgaben dienen.

BCC
Die Empfänger werden über BCC adressiert, so dass keine gegenseitige Sichtbarkeit möglich ist.

Absender
Absendeberechtigt sind:

  • Leitung der Hochschule
  • Dekane und Geschäftsführer der Fakultäten
  • Direktoren der Schools
  • Leiter und Dezernenten von zentralen Einrichtungen

Der Stuko darf über DSL oder Prorektor Studium und Lehre z.B. zu Wahlen aufrufen.

Einverständnis
Bei Newsverteilern, die erweiterten Informationszwecken dienen, sind Opt-In bzw. Opt-out verbindlich, damit der Empfänger sein Einverständnis mit dem Empfang dokumentiert.
Siehe: http://de.wikipedia.org/wiki/Opt-in