Briefing-Check
Damit Ihr Projekt und unsere Zusammenarbeit zu einem Erfolg wird, ist ein Kick-off-Gespräch vor dem eigentlichen Projektbeginn zwischen Auftraggebenden und einer Person der Universitätskommunikation unerlässlich. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle potenziell Beteiligten die Projektziele verstehen und auf demselben Wissensstand sind. Zudem bietet es die Gelegenheit, gegenseitige Erwartungen zu klären, Verantwortlichkeiten und Aufgaben zu verdeutlichen und den Zeitplan des Projektes besprechen.
Aspekte, die vor bzw. im Briefing zu klären sind:
Absicht des Projektes
a) Was ist Ihr Anliegen? Was haben Sie vor? Was soll dabei rauskommen? Was ist der Endnutzen/Endprodukt?
b) Ziel der Kampagne
c) Botschaft der Kampagne
c) Zielgruppe(n)
Thema/Inhalt
a) Was ist die Erwartung an die UK? Wie soll die UK unterstützen? (inkl. Maßnahmen und Kanäle)
b) Welche Inhalte sind schon vorhanden und in welcher Form?
Rahmenbedingungen
a) Welche Abteilungen/Personen sind involviert?
b) Zeitkette
c) Budget (wie viel, wer)
d) Wer ist Projektleitung? Wer macht das Projektmanagement?
Wie geht es weiter?
Wurden diese Fragen spätestens während des Kick-Off-Gespräches geklärt, wird innerhalb der Abteilung besprochen, ob wir das Projekt in dem festgestellten Umfang unterstützen können. Eine Projektgruppe wird gebildet und eine Koordinierungsperson innerhalb dieser Gruppe benannt. Anschließend folgt zeitnah ein Auftakttreffen innerhalb der Gruppe und die Arbeit daran beginnt.