Antragsverfahren

Beginnen Sie das Antragsverfahren 2-3 Monate vor gewünschtem Reisedatum, um eine rechtzeitige Genehmigung sicherzustellen. Nachfolgend sehen Sie eine Übersicht der einzureichenden Dokumente. Beachten Sie bitte: Um im Sinne des Erasmus+ Programms förderfähig zu sein, muss der Auslandsaufenthalt mindestens 2 Tage dauern (Reisetage zählen nicht als Aufenthaltstage). Bei einer geplanten Lehre im Ausland müssen mindestens 8 Stunden pro Woche abgehalten werden. Wenn aufgrund der Nutzung von nachhaltigen Verkehrsmitteln längere Zeit für die Reise benötigt wird, kann für bis zu 4 zusätzliche Tage Förderung gewährt werden.

VOR DEM AUFENTHALT

• Mobility Agreement (Link zum Online-Portal)
  Erstellen Sie das Mobility Agreement über das Online-Portal.
  Mit diesem Dokument stimmen Sie Ihr Vorhaben mit der Partneruniversität ab. Bitte füllen Sie dieses komplett aus, unterschreiben es, schicken es (per E-Mail) an den Austauschpartner und lassen es von diesem ebenfalls unterzeichnen. Anschließend senden Sie es bitte (zusammen mit dem Dienstreiseantrag inkl. Dienstreisenummer Ihres Bereichs und dem Antrag auf Genehmigung einer Auslandsreise) an das International Office.
  
  Zur Info: Das International Office bestätigt die Höhe der übernommenen Kosten und leitet den Dienstreiseantrag an die Reisekostenstelle weiter. Nach Genehmigung werden die Unterlagen an Sie zurückgesendet. Bitte legen Sie den Antrag nach Abschluss Ihrer Reise Ihrer Dienstreiseabrechnung bei.

• Grant Agreement (Zuwendungsvertrag)
  Grant Agreements werden für jede Mobilität individuell generiert. Nachdem wir das von Ihnen ausgefüllte Mobility Agreement erhalten haben, senden wir Ihnen das Grant Agreement, das Sie bitte unterzeichnen und im Original an das International Office zurücksenden. Sobald uns das unterschriebene Grant Agreement vorliegt, werden Ihnen 70% der bewilligten Förderung überwiesen.

WÄHREND DES AUFENTHALTS

• Confirmation of Stay (pdf-Formular)
  Während Ihres Aufenthaltes lassen Sie sich von der Gasteinrichtung bestätigen, dass das Besuchsprogramm wie geplant absolviert wurde. Bitte drucken Sie das ausgefüllte Formular aus und lassen Sie es vor Ort durch die gastgebende Universität unterschreiben und stempeln. Senden Sie das Original nach Ihrer Rückkehr an das International Office.

NACH DEM AUFENTHALT

• Erfahrungsbericht (Link zum Online-Portal)
  Erstellen Sie den Erfahrungsbericht wieder über das Online-Portal.
  Nach Beendigung des Aufenthaltes bitten wir Sie, den Erfahrungsbericht auszufüllen und an das International Office zu senden. Außerdem werden Sie von der EU-Kommission per E-Mail aufgefordert, einen kurzen Online-Bericht auszufüllen (multiple choice).
  Wenn der Online-Bericht bei der EU eingegangen ist, dürfen wir Ihnen die restlichen 30% der Förderung überweisen.

HINWEISE ZUR ABRECHNUNG DER REISE
Trotz der Förderung über Pauschalen muss die Reise innerhalb von 3 Monaten nach Reiseende abgerechnet werden (gilt nur für angestellte Mitarbeiter*innen der Universität). Leiten Sie dafür die notwendigen Unterlagen und Nachweise über die entstandenen Reise- und Aufenthaltskosten im Original rechtzeitig zur Prüfung an das International Office weiter. Danach erfolgt die Abrechnung durch die Reisekostenstelle.
Sollten die tatsächlichen Kosten über den ausgezahlten Pauschalen liegen, ist die Differenz von Ihnen zu tragen (oder Sie vereinbaren vorab eine supplementäre Förderung über Ihre Fakultät/Ihren Bereich - diese darf aber nicht aus EU-Mitteln stammen).
Wenn die tatsächlichen Kosten niedriger ausfallen, müssen Sie die Differenz nicht zurückzahlen. Der Differenzbetrag wird aber als sozialversicherungspflichtiges Einkommen an die Zentrale Gehaltsstelle gemeldet und Ihnen werden dafür die entsprechenden Steuern abgezogen.
Reise- und Aufenthaltspauschalen werden bei der Abrechnung als Gesamtsumme den Gesamtkosten gegenübergestellt und nicht für sich betrachtet.