Antragsverfahren

Beginnen Sie das Antragsverfahren 2-3 Monate vor gewünschtem Reisedatum, um eine rechtzeitige Genehmigung sicherzustellen. Nachfolgend sehen Sie eine Übersicht der einzureichenden Dokumente. Für eine detaillierte Planung nutzen Sie unseren Mobilitätsleitfaden.

Beachten Sie bitte: Um im Sinne des Erasmus+ Programms förderfähig zu sein, muss der Auslandsaufenthalt mindestens 2 Tage dauern (Reisetage zählen nicht zu diesen Aufthaltstagen). Bei einer geplanten Lehre im Ausland müssen mindestens 8 Stunden pro Woche abgehalten werden.

Für Reisen mit dem Zug gewähren wir einen zusätzlichen Tag Aufenthaltspauschale. Dies ist als Beitrag auf dem Weg zu einer klimafreundlichen Universität gedacht.

Vor dem Aufenthalt:

• Mobility Agreement (Weiterbildung, ohne Lehre)
• Mobility Agreement (Lehre im Ausland)
  Mit diesem Dokument stimmen Sie Ihr Vorhaben mit der Partneruniversität ab. Bitte füllen Sie dieses komplett aus, unterschreiben es, schicken es (per E-Mail) an den Austauschpartner und lassen es von diesem ebenfalls unterzeichnen. Anschließend senden Sie es bitte (zusammen mit dem Dienstreiseantrag und dem Antrag auf Genehmigung einer Auslandsreise (Auslandsdienstreiseantrag)) an das International Office. Nach Eingang des Mobility Agreements wird Ihnen das Grant Agreement zugesandt und die Finanzierung im Dienstreiseantrag bestätigt.

• Grant Agreement (Zuwendungsvertrag)
  Grant Agreements werden für jede Mobilität individuell generiert. Nach Erhalt des ausgefüllten Mobility Agreements wird Ihnen das Grant Agreement zugesandt, welches Sie bitte unterzeichnen und an das International Office zurücksenden.
  Wenn uns das unterschriebene Grant Agreement vorliegt, wird Ihnen 70% der bewilligten Förderung überwiesen.

Während des Aufenthaltes:

• Confirmation of Stay (Weiterbildung, ohne Lehre)
• Confirmation of Stay (Lehre im Ausland)
  Während Ihres Aufenthaltes lassen Sie sich von der Gasteinrichtung durch die sogenannte "Confirmation of Stay" bestätigen, dass das Besuchsprogramm wie geplant absolviert wurde. Bitte füllen Sie das Formular aus und lassen Sie es vor Ort durch die gastgebende Universität unterschreiben.

Nach dem Aufenthalt:

• Teilnehmerbericht (Weiterbildung, ohne Lehre)
• Dozentenbericht (Lehre im Ausland)
  Nach Beendigung des Aufenthaltes bitten wir Sie, den Teilnehmerbericht bzw. Dozentenbericht auszufüllen und an das International Office zu senden. Außerdem werden Sie von der EU-Kommission per E-Mail aufgefordert, einen kurzen Online-Bericht auszufüllen (multiple choice).
  Wenn der Online-Bericht bei der EU eingegangen ist, dürfen wir Ihnen die restlichen 30% der Förderung überweisen.

Hinweis zur Abrechnung der Reise:

Trotz der Förderung über Pauschalen muss die Reise wie jede andere Dienstreise bei der Reisekostenstelle abgerechnet werden (nur für angestellte Mitarbeiter der Universität). Reichen Sie dabei bitte die Nachweise über die entstandenen Reise- und Aufenthaltskosten mit ein.

Sollten die tatsächlichen Kosten über den ausgezahlten Pauschalen liegen, ist die Differenz von Ihnen zu tragen (oder Sie vereinbaren vorab eine supplementäre Förderung über Ihre Fakultät/Ihren Bereich - diese darf aber nicht aus EU-Mitteln stammen).

Wenn die tatsächlichen Kosten niedriger ausfallen, müssen Sie die Differenz nicht zurückzahlen. Der Differenzbetrag wird aber als sozialversicherungspflichtiges Einkommen an die Zentrale Gehaltsstelle gemeldet und Ihnen werden dafür die entsprechenden Steuern abgezogen.

Reise- und Aufenthaltspauschalen werden bei der Abrechnung als Gesamtsumme den Gesamtkosten gegenübergestellt und nicht je für sich betrachtet.

Bei Aufenthalten außerhalb Europas muss die Reise nicht nur der Fort- und Weiterbildung, sondern auch der Stärkung der Beziehung zur Partneruniversität dienen. Ein Antrag über den Fonds Internationale Kooperationen gestellt werden.