Erasmus+ Staff Mobility: Antrag und Ablauf

Beginnen Sie das Antragsverfahren 2-3 Monate vor dem gewünschten Reisedatum, um eine rechtzeitige Genehmigung sicherzustellen. Nachfolgend sehen Sie eine Übersicht der einzureichenden Dokumente. Um im Sinne des Erasmus+ Programms förderfähig zu sein, muss der Auslandsaufenthalt innerhalb der EU mindestens 2 Tage (ohne Reisetage) dauern. In begrenztem Umfang stehen auch Erasmus+-Mittel für Reisen außerhalb der EU zur Verfügung. Hier sind mindestens 5 Tage Aufenthalt notwendig. Konferenzteilnahmen sind generell nicht förderfähig.
Wenn aufgrund der Nutzung von nachhaltigen Verkehrsmitteln längere Zeit für die Reise benötigt wird, kann für bis zu 4 zusätzliche Tage Förderung gewährt werden, sofern zusätzliche Ausgaben entstehen und die Fördersumme nicht ausreicht. 

VOR DEM AUFENTHALT
 

• Stellen Sie zunächst eine Anfrage, z.B. per E-Mail an staffmobility[at]uni-weimar.de, ob für Ihre Reise Mittel vorhanden sind und klären Sie die Förderfähigkeit.
• Mobility Agreement (Link zum Online-Portal)
  Erstellen Sie das Mobility Agreement über das Online-Portal.
  Mit diesem Dokument stimmen Sie Ihr Vorhaben mit der Partneruniversität bzw. dem Kursanbieter ab. Bitte füllen Sie dieses komplett aus. Am Ende wird automatisch ein pdf-Dokument erstellt. Schicken Sie dies (digital) unterschrieben per E-Mail an den Austauschpartner und lassen es von diesem ebenfalls unterzeichnen. Anschließend leiten Sie es an staffmobility[at]uni-weimar.de weiter.
  
   
• Nun sollten Sie auch den Dienstreiseantrag zusammen mit der Anlage auf Genehmigung einer Auslandsreise, einer Kostenkalkulation und ggf. dem Antrag auf Entsendebescheinigung an das International Office senden. Wir bestätigen die Höhe der Förderung und leiten die Unterlagen an die Reisekostenstelle weiter.
• Grant Agreement (Fördervereinbarung)
  Das Grant Agreement wird Ihnen per E-Mail zugesandt, nachdem das unterschriebene Mobility Agreement eingegangen ist. Bitte senden Sie uns das Dokument (digital) unterschrieben per E-Mail an staffmobility[at]uni-weimar.de. Sobald die Dienstreise genehmigt wurde, wird Ihnen die Pauschale zu 100% auf Ihr Konto überwiesen.

WÄHREND DES AUFENTHALTS
 

• Confirmation of Stay (pdf-Formular)
  Während Ihres Aufenthalts lassen Sie sich von der Gasteinrichtung bestätigen, dass das Programm bzw. der (Sprach)Kurs wie geplant absolviert wurde. Achten Sie auf die Übereinstimmung des bestätigten Zeitraums mit dem Förderzeitraum im Grant Agreement. Nach Ihrer Rückkehr senden Sie das Dokument per E-Mail an staffmobility[at]uni-weimar.de.

NACH DEM AUFENTHALT
 

• Erfahrungsbericht (Link zum Online-Portal)
  Nach Beendigung des Aufenthalts bitten wir Sie, einen kurzen Erfahrungsbericht auszufüllen.
• EU-Survey (multiple choice)
  Von der EU-Kommission werden Sie per E-Mail (Absender: EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu) aufgefordert, einen Fragebogen auszufüllen. Über die Vervollständigung werden wir automatisch informiert.

HINWEISE ZUR ABRECHNUNG DER REISE
Für Reisen ab dem 01.01.2026 ist in jedem Fall eine Dienstreiseabrechnung innerhalb von 3 Monaten nach Reiseende bei der Reisekostenstelle einzureichen. Dies kann inzwischen per E-Mail erfolgen. Die Universität ist verpflichtet die Differenz von Reisekosten und Erasmus-Pauschale als zu versteuerndes Einkommen an die Thüringer Finanzdirektion zu melden. Sie können den zu versteuernden Betrag gering halten, in dem Sie die Kosten möglichst genau kalkulieren und die Erasmus-Pauschale nur entsprechend der Kostenkalkulation bewilligt wird.

Bei Aufenthalten außerhalb Europas muss die Reise nicht nur der Fort- und Weiterbildung, sondern auch der Stärkung der Beziehung zur Partneruniversität dienen. Ein Antrag kann über den Fonds Internationale Kooperationen gestellt werden.