Antragsverfahren Staff Mobility

Beginnen Sie das Antragsverfahren 2-3 Monate vor dem gewünschten Reisedatum, um eine rechtzeitige Genehmigung sicherzustellen. Nachfolgend sehen Sie eine Übersicht der einzureichenden Dokumente. Beachten Sie bitte: Um im Sinne des Erasmus+ Programms förderfähig zu sein, muss der Auslandsaufenthalt mindestens 2 Tage dauern (Reisetage zählen nicht als Aufenthaltstage). Wenn aufgrund der Nutzung von nachhaltigen Verkehrsmitteln längere Zeit für die Reise benötigt wird, kann für bis zu 4 zusätzliche Tage Förderung gewährt werden.

VOR DEM AUFENTHALT

• Mobility Agreement (Link zum Online-Portal)
  Erstellen Sie das Mobility Agreement über das Online-Portal.
  Mit diesem Dokument stimmen Sie Ihr Vorhaben mit der Partneruniversität bzw. dem Sprachkursanbieter ab. Bitte füllen Sie dieses komplett aus, schicken es unterschrieben (per E-Mail) an den Austauschpartner und lassen es von diesem ebenfalls unterzeichnen. Anschließend senden Sie das Dokument (zusammen mit Ihrem Dienstreiseantrag inkl. Dienstreisenummer Ihres Bereichs bzw. Ihrer Fakultät und dem Antrag auf Genehmigung einer Auslandsreise (Auslandsdienstreiseantrag) an das International Office.
  
  Zur Info: Das International Office bestätigt die Höhe der übernommenen Kosten und leitet den Dienstreiseantrag an die Reisekostenstelle weiter. Nach Genehmigung werden die Unterlagen an Sie zurückgesendet. Bitte legen Sie den Antrag nach Abschluss Ihrer Reise Ihrer Dienstreiseabrechnung bei.

• Grant Agreement (Zuwendungsvertrag)
  Das Grant Agreement wird Ihnen zugesandt, sobald das unterschriebene Mobility Agreement eingegangen ist. Grant Agreements werden für jede Mobilität individuell generiert. Bitte senden Sie das Grant Agreement im Original unterschrieben an das International Office zurück.
  Wenn das unterschriebene Grant Agreement vorliegt, wird Ihnen 70% der bewilligten Förderung auf Ihr Konto überwiesen.

WÄHREND DES AUFENTHALTS

• Confirmation of Stay (pdf-Formular)
  Während Ihres Aufenthalts lassen Sie sich von der Gasteinrichtung durch die sogenannte "Confirmation of Stay" bestätigen, dass das Besuchsprogramm bzw. der Sprachkurs wie geplant absolviert wurde. Bitte drucken Sie das ausgefüllte Formular aus und lassen Sie es vor Ort durch die gastgebende Universität bzw. den Sprachkursanbieter unterschreiben. Nach Ihrer Rückkehr senden Sie es im Original an das International Office.

NACH DEM AUFENTHALT

• Erfahrungsbericht (Link zum Online-Portal)
  Nach Beendigung des Aufenthalts bitten wir Sie, den Erfahrungsbericht auszufüllen und an das International Office zu senden. Außerdem werden Sie von der EU-Kommission per E-Mail aufgefordert, einen kurzen Online-Bericht auszufüllen (multiple choice).
  Wenn der Online-Bericht bei der EU eingegangen ist, dürfen wir Ihnen die restlichen 30% der Förderung überweisen.

HINWEISE ZUR ABRECHNUNG DER REISE

Trotz der Förderung über Pauschalen muss die Reise innerhalb von 3 Monaten nach Reiseende abgerechnet werden (gilt nur für angestellte Mitarbeiter*innen der Universität). Leiten Sie dafür die notwendigen Unterlagen und Nachweise über die entstandenen Reise- und Aufenthaltskosten im Original rechtzeitig zur Prüfung an das International Office weiter. Danach erfolgt die Abrechnung durch die Reisekostenstelle.
Sollten die tatsächlichen Kosten über den ausgezahlten Pauschalen liegen, ist die Differenz von Ihnen zu tragen (oder Sie vereinbaren vorab eine supplementäre Förderung über Ihre Fakultät/Ihren Bereich - diese darf aber nicht aus EU-Mitteln stammen).
Wenn die tatsächlichen Kosten niedriger ausfallen, müssen Sie die Differenz nicht zurückzahlen. Der Differenzbetrag wird aber als sozialversicherungspflichtiges Einkommen an die Zentrale Gehaltsstelle gemeldet und Ihnen werden dafür die entsprechenden Steuern abgezogen.
Reise- und Aufenthaltspauschalen werden bei der Abrechnung als Gesamtsumme den Gesamtkosten gegenübergestellt und nicht für sich betrachtet.

Bei Aufenthalten außerhalb Europas muss die Reise nicht nur der Fort- und Weiterbildung, sondern auch der Stärkung der Beziehung zur Partneruniversität dienen. Ein Antrag kann über den Fonds Internationale Kooperationen gestellt werden.