Aufbewahrungsfristen

Unterlagen, die in den Einrichtungen der Bauhaus-Universität Weimar entstehen, müssen je nach Art und Zweck für festgelegte Zeiträume aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungsfristen richten sich nach rechtlichen Vorgaben und universitären Regelungen. Aus archivischer Sicht sind Aufbewahrungsfristen Mindestfristen. Sollte es im Bearbeitungsinteresse liegen, Schriftgut länger aufzubewahren, ist dies unter Abwägung wirtschaftlicher Belange grundsätzlich möglich. Allerdings sind gerade bei personenbezogenen Daten, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu löschen bzw. dem zuständigen Archiv anzubieten sind, die Regelungen des Datenschutzes (v.a. § 17 DS-GVO) zu beachten. Aus Sicht des Datenschutzes definieren Aufbewahrungsfristen den längstmöglichen Zeitraum. Das Archiv berät alle Organisationseinheiten bei der Einhaltung und Umsetzung dieser Fristen. Als Orientierungshilfen können herangezogen werden:

Fristenkatalog der TU Ilmenau
Der Fristenkatalog bietet eine umfangreiche Übersicht zu Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Arten von Hochschulunterlagen. Er dient als praxisnahe Entscheidungshilfe, ersetzt jedoch jedoch keine hochschulspezifischen Regelungen. 

Richtlinie zur Aufbewahrung von Schriftgut in Thüringen
Die Thüringer Aufbewahrungsrichtline definiert grundlegende Prinzipien der Aktenführung, zur Berechnung von Aufbewahrungsfristen sowie zur Archivierung und Kassation von Schriftgut in öffentlichen Einrichtungen.

FAQ

Wer legt die Aufbewahrungsfristen fest?

Aufbewahrungsfristen werden in der Regel durch den Gesetzgeber und Einrichtungen mit rechtssetzender Funktion festgelegt. Nur in jenen Fällen, in denen die Frist nicht geregelt ist, kann der Bearbeiter oder dessen Sachgebiet im Rahmen der gesetzlicher Vorschriften und Abwägung wirtschaftlicher und rechtlicher Belange Dritter die Frist selbst bestimmen.

Wo finde ich die Aufbewahrungsfristen?

Die Regelung von Aufbewahrungsfristen finden Sie in den verschiedensten fachspezifischen Rechtsvorschriften. Auch in Aktenplänen oder einem Dokumentenmanagementsystem können Aufbewahrungsfristen hinterlegt sein. Darüber hinaus existieren Zusammenstellungen von Fristen verschiedenster Fachgebiete in einer Art Katalog, die für einen bestimmten Zuständigkeitsbereich normierenden Charakter aufweisen. Dazu gehört z.B. die Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Verwaltung des Freistaats Thüringen.

Einen guten Überblick bietet der Fristenkatalog der TU Ilmenau, welcher durch das Archiv der TU Ilmenau zur Verfügung gestellt wird. 

 

Welchen Nutzen haben Aufbewahrungsfristen?

Aufbewahrungsfristen sichern die Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit universitärer Prozesse. Sie regeln, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden und bilden die Grundlage für eine spätere Archivierung oder Vernichtung. 

Was passiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Unterlagen geprüft: Archivwürdige Dokumente werden dem Universitätsarchiv angeboten, nicht archivwürdige Unterlagen datenschutzgerecht vernichtet.

Was ist während der Aufbewahrungsfrist zu beachten?

Während der Aufbewahrungsfrist müssen Unterlagen vollständig, sicher und auffindbar bleiben. Sie dürfen nicht verändert oder gelöscht werden und sind vor unbefugtem Zugriff zu schützen.