Archivierung ist entsprechend unseres demokratischen Rechtssystems ein wichtiges Grundprinzip. Archive sind u.a. Garanten dafür, die Originalität der Akten zu erhalten und gegebenenfalls nachzuweisen. Hinzu tritt das Bewahren – Archive sind das historische Gedächtnis einer Gesellschaft und einer Institution.
Eine Archivierung steht an.
Bitte rufen Sie an oder vereinbaren Sie per E-Mail (archiv@uni-weimar.de) einen Termin; ein Archivmitarbeiter wird mit Ihnen gemeinsam die Unterlagen sichten und entscheiden, was ins Archiv kommt oder was eventuell vernichtet werden kann.
Vorbereiten der Akten.
Bitte nehmen Sie das Schriftgut aus den betreffenden Ordnern und heften es auf das vorgesehene Archivierungsmaterial; dieses Material erhalten Sie vom Archiv. Beim Vorbereiten der Akten entfernen Sie bitte sämtliche Metallteile (»Aktendullis«, Büroklammern, Tackerklammern, etc.) restlos. Wenn die Ordner eine Stärke von 4 - 5 cm überschreiten, bilden Sie bitte zwei Bände.
Sie bekommen vom Archiv eine elektronisch auszufüllende Abgabeliste.
Beschriften Sie jede Akte auf dem Deckblatt, welches Sie ebenfalls vom Archiv erhalten, mit einer fortlaufenden Nummer. Diese Nummer schreiben Sie in die Archivierungsliste in die Spalte A: lfd. Nr..
In den folgenden Spalten ergänzen Sie bitte: Aktentitel, zeitlicher Umfang der Akte und Aufbewahrungsfrist. Unter „abliefernde Stelle“ schreiben Sie bitte den Namen Ihrer Einrichtung. Die Listen müssen vollständig ausgefüllt sein.
Bitte verwenden Sie nur gebräuchliche und verständliche Abkürzungen beim Erstellen der Liste. Wenn Ihnen Verpackungsmaterial fehlt, fragen Sie bitte einfach im Universitätsarchiv nach.
Transport ins Archiv.
Schicken Sie die Abgabeliste auf elektronischem Weg ins Archiv. Wenn von dort die Rückmeldung erfolgt ist, vereinbaren Sie mit dem Referat Transport (Fuhrpark) einen Transporttermin und informieren das Archiv mit einem zeitlich angemessenem Vorlauf über den Termin der Anlieferung.
Die Übergabe.
Die Übergabe/Übernahme erfolgt persönlich im Archiv. Ist alles korrekt, zeichnen beide Stellen die Übergabeliste ab. Hiernach erhalten die Akten eine Zugangsnummer/Archivsignatur und werden im Magazin eingelagert. Danach erhalten Sie ein abgezeichnetes Exemplar der Liste als Beleg für die abgegebenen Akten zugesandt.
Was passiert im Archiv?
Nach Übergabe in das Universitätsarchiv gehen die Akten in das Zwischenarchiv ein. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gehen die Akten in die Verfügungsberechtigung des Universitätsarchivs über. Das Archiv entscheidet nach Ablauf einer angemessenen Zeit, ob die Akten in das Endarchiv übernommen und archivisch verzeichnet und erschlossen werden. Bis dahin bleiben die aktenführenden Stellen verfügungsberechtigt.
Ihre Einrichtung als abgebende Stelle kann jederzeit auf die Akten zurückgreifen. Während sich die Akte im Zwischenarchiv befindet, liegt sie unter der Archivsignatur, die Sie in der zurückgeschickten Abgabeliste finden, hier im Magazin greifbar vor – aber natürlich nicht für jedermann. Für eine öffentliche Nutzung, dazu zählen auch andere universitäre Dienststellen, bleiben die Unterlagen 30 Jahre lang gesperrt – es sei denn, die Leiterin / der Leiter Ihrer Einrichtung gibt die Erlaubnis für eine Einsicht.