Die Einrichtungen der Bauhaus-Universität Weimar sind gemäß § 11 des Thüringer Gesetzes über die Sicherung und Nutzung von Archivgut verpflichtet, Registraturgut spätestens 30 Jahre nach seiner Schließung dem Universitätsarchiv anzubieten.
Aufgabe des Archivs ist die Bewertung der gesamten, für die laufenden Geschäfte nicht mehr benötigten Unterlagen. Das sind, unabhängig von ihrer Speicherungsform, insbesondere Urkunden, Amtsbücher, Akten, Einzelschriftstücke, Karten, Risse, Pläne, Medaillen, Bilder, Filme und Tonträger, maschinell lesbare Datenträger einschließlich der für die Auswertung der gespeicherten Daten erforderlichen Programme sowie andere Träger von Informationen.
In Absprache mit der bisher aktenführenden Stelle werden die Unterlagen vom Archiv übernommen oder durch die anbietende Stelle kassiert. In beiden Fällen ist eine Liste zu schreiben, die als Grundlage für den Aussonderungsprozess dient.