ERP-Projekt an der Bauhaus-Universität Weimar gestartet

Dr. Horst Henrici, Kanzler und Leiter des ERP-Projektes der Bauhaus-Universität Weimar, beantwortet wichtige Fragen zum Vorhaben:

Was ist ein ERP-System?

ERP steht als Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System ist ein IT-System zur bereichsübergreifenden Unterstützung von Geschäftsprozessen. Es integriert Module für das Finanz- und Rechnungswesen, das Haushaltsmanagement, die Drittmittelverwaltung, die Beschaffung/Materialwirtschaft, die Anlagenwirtschaft, das Personalwesen, das Controlling sowie das Berichtswesen, so dass diese auf eine gemeinsame, konsolidierte Datenbasis zugreifen.

Warum führen wir ein ERP-System ein?

Ausschlaggebend für den Entschluss aller Thüringer Hochschulen, gemeinsam ein ERP-System einzuführen, war die ab 1. Januar 2010 geforderte kaufmännische Buchführung. Die derzeit in den Dezernaten eingesetzten IT-Produkte genügen nicht vollständig den damit verbundenen neuen Anforderungen. Eine Pflege und Weiterentwicklung der bisherigen Systeme ist zudem vom Anbieter nicht geplant.

Zusätzlich gewinnen – das mögen wir gut finden oder nicht – unternehmerische Aspekte an Hochschulen an Bedeutung, so haben unsere Drittmittel insbesondere in Forschung und Entwicklung in den letzten Jahren stark zugenommen. Hier sind wir gefordert, revisionssichere Nachweise zu führen und abzurechnen. Gleichzeitig werden die vorhandenen Ressourcen im Zuge notwendiger Einsparungen knapper und müssen noch effizienter eingesetzt werden. Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, bedarf es einer modernen Verwaltung mit einem adäquaten IT-System, welches nicht nur den Gewährleistungsbereich, sondern auch die weitgehend selbst verwalteten Fakultäten so unterstützt, wie es dort benötigt wird.

Was ändert sich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bauhaus-Universität Weimar?

Am deutlichsten werden die Änderungen in den Dezernaten Finanzen und Personal sein. Hier werden nicht nur die bisherigen IT-Anwendungen ersetzt. Dadurch, dass wir thüringenweit einen sogenannten Verbundmaster einführen, also damit im Kernsystem abgestimmte Geschäftsprozesse, werden wir im Tagesgeschäft unsere Abläufe anpassen, um vom System optimal unterstützt zu werden. Das ist so wie beim Kaffeekochen, wenn Sie von der klassischen Kaffeemaschine auf einen Vollautomaten umsteigen. In beiden Fällen haben Sie am Ende Kaffee im Becher. Die Bedienung ist jedoch eine andere. Daran werden wir uns gewöhnen. Damit dies gelingt, werden für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das System nutzen sollen, rechtzeitig Schulungen angeboten.

Sie sprachen von Einsparungen, mit denen wir umgehen müssen. Bringt denn die neue Software eine Entlastung? 

Eindeutig. Mit diesem integrierten System vermeiden wir mehrfache Dateneingaben im Gewährleistungsbereich und in den Fakultäten. Gleichzeitig soll das System über standardisierte Schnittstellen Daten zu angrenzenden IT-Systemen (z.B. für das Facility Management) liefern. D.h., auch hier geht es darum, auf gestiegene Anforderungen nicht reflexartig mit mehr Personal zu reagieren, das wir uns auf Dauer nicht leisten können, sondern die Abläufe zu verschlanken und durch eine zeitgemäße IT zu unterstützen.

Was bringt das System für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichermaßen?

Wir planen eine Reihe verschiedener Webservices einzuführen, die allen zugutekommen, beispielsweise für die Beantragung, Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen, bei der Einstellung und Abrechnung von Hiwis usw. Bleiben Sie gespannt und machen Sie mit!

Weitere Auskünfte zum Projekt erhalten Sie im Intranet unter www.uni-weimar.de/erp-projekt.

Außerdem steht unsere ERP-Koordinatorin, Frau Dr. Alexander, als direkte Ansprechpartnerin zur Verfügung:

Bauhaus-Universität Weimar
Dr. Anne Alexander
ERP-Koordinatorin
Tel.: +49 (0) 36 43 / 58 12 01
E-Mail: anne.alexander[at]uni-weimar.de