BAUHAUS.INSIGHTS: Zusammen sind wir sichtbar – das Netzwerk Sekretariate@Bauhaus

Das Aufgabenspektrum von Hochschulsekretär*innen hat sich in den letzten Jahrzehnten stark verändert: Aus klassischen Sekretariaten wurden Schnittstellen im Wissenschaftsmanagement. Die Mitarbeitenden in den Sekretariaten sind häufig die erste Anlaufstelle für Wissenschaftler*innen, Studierende, dezentrale Verwaltungsbereiche sowie externe Gäste. Sie koordinieren nicht nur Termine, sondern verteilen Informationen, regeln Finanzprozesse und kommunizieren – bereichsübergreifend, vorausschauend und oft »wie von selbst«. 

Damit ihre Arbeit, die zwar im Hintergrund läuft, aber dennoch entscheidend dafür ist, dass alles reibungslos und gut funktioniert, stärker gesehen wird, haben sich die Sekretariatsmitarbeitenden der Bauhaus-Universität Weimar im Oktober 2024 zum Netzwerk »Sekretariate@Bauhaus« zusammengeschlossen. Das Ziel: ihre zentrale Rolle im Hochschulbetrieb sichtbarer machen, den fachlichen Austausch stärken und Prozesse aktiv mitgestalten.

Für unsere Reihe BAUHAUS.INSIGHTS haben wir mit Susan Schür und Susanne Riese, beide Sekretärinnen an der Fakultät Architektur und Urbanistik, Sprecherinnen sowie Initiatorinnen des Netzwerks, gesprochen und gefragt, was den Anstoß für den Zusammenschluss gegeben hat – und wie es künftig weitergehen soll.

Frau Riese, gemeinsam mit Frau Schür haben Sie am 28. Oktober 2024 Sekretariate@Bauhaus gegründet, ein Netzwerk von Sekretär*innen für Sekretär*innen. Mittlerweile beteiligen sich bereits 45 aktive Mitglieder. Was war der entscheidende Moment, in dem klar war: Wir brauchen jetzt diesen Zusammenschluss?

Susanne Riese: Im Jahr 2022 habe ich durch die zentrale Gleichstellungsbeauftragte unserer Universität von der »Fairnetzt Euch«-Kampagne erfahren, die von der Bundeskonferenz der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten an Hochschulen (bukof) ins Leben gerufen wurde. Es hat sich dann für mich die Möglichkeit ergeben, am 2. bundesweiten Sekretariate-Netzwerk in Kassel teilzunehmen.

Besonders aufschlussreich und auch neu war für mich die Erkenntnis, dass an zahlreichen anderen Universitäten bereits seit Langem gut strukturierte Sekretariatsnetzwerke etabliert sind und erfolgreich arbeiten. Der klare Nutzen dieser Netzwerke – der Austausch und die gegenseitige Unterstützung zwischen den Sekretariaten – hat mir gleich eingeleuchtet.

Auf Ihrer Internetpräsenz innerhalb der Universitätswebseite kann man nachlesen, was Sie bewirken wollen: Austausch, Weiterbildung, Sichtbarkeit – und die Möglichkeit, Prozesse mitzugestalten, bevor Entscheidungen schon gefallen sind. Lässt sich das so einfach herunterbrechen? Wie möchten Sie die Wirkung des Netzwerks realistisch und langfristig entfalten? 

Susan Schür: Für uns sind das im Moment genau die vier Oberthemen, die uns allen am meisten am Herzen liegen. Das kann sich zukünftig natürlich erweitern und ändern. Ein Netzwerk zieht seine Vitalität aus dem Engagement und der Motivation seiner Mitglieder, die auch die Agenda bestimmen. Die Realisierung unserer Ideen erfolgt durch aktiven Austausch: Wir organisieren regelmäßige Mittagsmeetings, veröffentlichen einen Newsletter, heißen neue Kolleginnen persönlich willkommen und nutzen diverse Kommunikationsmittel wie Flyer, eine spezielle Funktions-E-Mail-Adresse und einen E-Mail-Verteiler. 

Wir verfügen auch bereits über einen Infopool und haben noch viele Ideen im Kopf, die wir gemeinsam und mit Unterstützung der Personalentwicklung und Gleichstellung abstimmen. Außerdem haben wir Arbeitsgruppen für spezifische Themen ins Leben gerufen. 

Glauben Sie, dass das Sekretariatsnetzwerk nicht nur intern zur Stärkung Ihrer Rolle beitragen kann, sondern auch einen positiven Effekt auf die Gesamtstruktur der Universität haben könnte?

Susanne Riese: Definitiv, ja! Effektive Veränderungen und Motivation erzielen wir dadurch, dass wir unser »Schwarmwissen« teilen und nutzen: Indem wir voneinander lernen, uns gegenseitig stärken und Erfahrungen austauschen, befördern wir auch unseren Teamgeist und können gemeinsam effizient voranschreiten.

Gibt es aktuell schon Weiterbildungsformate und können sich auch andere Universitätsmitglieder dabei einbringen? Wollen die Mitglieder des Netzwerks künftig auch selbst Weiterbildungen anbieten?

Susan Schür: Wir haben damit begonnen, dass unsere fleißige »VeranstaltungsAG« eine Umfrage innerhalb des Netzwerkes zu gewünschten Fortbildungsthemen durchgeführt hat. Diese möchten wir nun Schritt für Schritt umsetzen. Die bisherigen Weiterbildungen waren immer auch für andere Universitätsmitglieder geöffnet. 

Wir freuen uns, dass der 1. Sekretariate@Bauhaustag am 4. September zum Thema »Kommunikation« stattfinden wird. Fortbildungsangebote, die wir speziell für unsere Mitglieder konzipieren, ließen sich aber auch für interessierte Mitarbeiter*innen öffnen. Unser Hauptziel ist es in jedem Fall, die Fortbildungen gemeinschaftlich zu organisieren, um unseren fachlichen Austausch zu fördern und uns untereinander stärker zu vernetzen. 

Wenn Sie sich etwas wünschen könnten: Welche Rolle würde das Netzwerk bei der Weiterentwicklung Ihres Berufsbildes spielen? Und was möchten Sie künftig noch gezielt erreichen?

Susan Schür: Wir streben danach, in Verwaltungsprozesse einbezogen zu werden und wünschen uns, dass sich unser Netzwerk als fest verankerte Einrichtung innerhalb der Universität etabliert. Zudem hoffen wir auf finanzielle Unterstützung für die Bildung und Arbeit unseres Netzwerks, auch um gezielter mit anderen Hochschulen zusammenzuarbeiten.

Susanne Riese: Wir möchten deutlich machen, dass unsere Rolle weit über die traditionellen Aufgaben wie Schreiben, Telefonieren und Postbearbeitung hinausgeht. Seit Langem agieren wir als Assistent*innen und setzen uns dafür ein, diese Facetten unserer vielfältigen Tätigkeiten sichtbarer zu machen.

Ein weiteres, bisher noch nicht kommuniziertes Ziel von uns beiden ist es, das nächste bundesweite »FairNetzt Euch«-Treffen der BuKof in Weimar auszurichten. Die Bauhaus-Universität Weimar und auch die Stadt selbst, wären ein wunderbarer und zugleich inspirierender Ort dafür – dessen sind wir uns sicher.

Frau Riese und Frau Schür, wir danken Ihnen für das Gespräch!

Weitere Informationen erhalten Sie unter: https://www.uni-weimar.de/de/universitaet/struktur/gremien/sekretariatsnetzwerk/ 

Die BAUHAUS.INSIGHTS-Fragen zum Netzwerk »Sekretariate@Bauhaus« stellte Luise Ziegler.