Digitale Archivierung

Digitale Unterlagen sind ein zentraler Bestandteil der Überlieferung der Bauhaus-Universität Weimar. Das Archiv der Moderne übernimmt archivwürdige digitale Unterlagen aus der Verwaltung, Forschung, Lehre, Gestaltung und dem Hochschulleben und sichert diese langfristig. Dazu zählen unter anderem elektronische Akten und Vorgänge, E-Mails, Datenbanken, digitale Lehrmaterialien, Forschungsdaten, digitale Entwürfe, CAD- und Planungsdateien, Bild-, Audio- und Videodateien, Websites, Projektplattformen und digitale Veröffentlichungen. 

Ziel ist es, digitale Informationen dauerhaft lesbar, verständlich, authentisch und nutzbar zu erhalten. Dafür werden nicht nur die Dateien selbst übernommen, sondern auch die dazugehörigen Kontextinformationen: Entstehungszusammenhang, abgebende Stelle, Zeitraum, beteiligte Personen, Dateiformate, Rechte, Sperrfristen und technische Angaben.

Sprechen Sie das Archiv frühzeitig an, bevor digitale Unterlagen gelöscht, migriert oder Systeme abgeschaltet werden.

FAQ

Kann ich dem Archiv einfach einen USB-Stick oder eine Festplatte geben?

Bitte nehmen Sie vorher Kontakt mit dem Archiv auf. Digitale Datenträger sollten nicht ohne vorherige Abstimmung abgegeben werden, da Umfang, Inhalt, Datenschutz, Dateiformate und technische Lesbarkeit geprüft werden müssen.

Welche Dateiformate sind geeignet?

Das hängt vom Inhalt ab. Grundsätzlich sind offene, gut dokumentierte und weit verbreitete Formate für die Langzeiterhaltung günstiger als proprietäre oder stark softwareabhängige Formate. Bitte konvertieren Sie Dateien aber nicht eigenständig, bevor Sie mit dem Archiv gesprochen haben, da dabei Informationen verloren gehen können.

Werden auch E-Mails archiviert?

Ja, E-Mails können archivwürdig sein, wenn sie Entscheidungsprozesse, Projekte, Verwaltungsabläufe oder andere relevante Zusammenhänge dokumentieren. Ob und wie eine Übernahme erfolgt, wird im Einzelfall geprüft.

Was ist mit Datenschutz und Schutzfristen?

Digitale Unterlagen unterliegen denselben rechtlichen und archivfachlichen Anforderungen wie analoge Unterlagen. Personenbezogene Daten, vertrauliche Informationen, Urheberrechte und Schutzfristen werden bei Bewertung, Erschließung und Nutzung berücksichtigt.

Werden Forschungsdaten übernommen?

Forschungsdaten können archivwürdig sein, insbesondere wenn sie die Forschungs- und Wissenschaftsgeschichte der Universität dokumentieren. Je nach Art der Daten kann außerdem eine Abstimmung mit weiteren Einrichtungen der Universität sinnvoll sein.