Sobald die Voraussetzungen erfüllt sind, erhält die*der Beschäftigte einen Brief der BEM-Beauftragten mit der Einladung zu einem ersten Informationsgespräch. In diesem ersten Schritt möchten wir über das BEM und seine Zielsetzung, die Art und den Umfang der hierfür erhobenen Daten sowie über die mögliche Teilnahme weiterer Personen informieren. Damit haben die Betroffenen die Möglichkeit, sich bewusst für oder gegen die Durchführung eines BEM zu entscheiden. Sie entscheiden ebenfalls, ob das Gespräch unter vier Augen stattfindet oder ob weitere Personen des BEM-Teams bzw. eine Person des Vertrauens hinzugezogen werden sollen. in diesem Gespräch wird entschieden, ob ein BEM-Verfahren begonnen werden soll oder ob es keiner weiteren Maßnahmen bedarf. Gemeinsam verabredete Maßnahmen werden in einer Vereinbarung festgehalten und die Umsetzung wird vom Eingliederungsteam begleitet.
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