Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
seit nunmehr rund zwei Monaten befinden sich viele von Ihnen zumindest teilweise im Home-Office und kommen ihren Aufgaben für die Universität trotz der Mehrfachbelastung, dem Spagat zwischen Kinderbetreuung, familiären Verpflichtungen und beruflichen Anforderungen in beeindruckender Weise nach. Auch diejenigen unter Ihnen, die vor Ort den Präsenzbetrieb absichern, haben unter erschwerten Bedingungen ihre Arbeit bewältigt und die Kolleginnen und Kollegen im Home-Office nach Kräften unterstützt. Bei Ihnen allen möchte ich mich für Ihren Einsatz ausdrücklich bedanken.
Auch wenn die Reduzierung von physischen Kontakten für die Eindämmung der Verbreitung der Krankheit COVID-19 grundsätzlich nach wie vor essentiell ist, können wir aufgrund der positiven Entwicklung der Infektionszahlen und der Lockerungen in der Stadt Weimar schrittweise beginnen, die Arbeit unter unbedingter Beachtung der entsprechenden Schutzmaßnahmen wieder in Präsenz am universitären Arbeitsplatz zu verrichten und die doch für viele belastende Arbeit im Home-Office wieder zurückfahren. Ziel ist, dass Sie als Beschäftigte, die Sie keinen Betreuungsaufgaben nachkommen, wieder vollständig in Präsenz am Arbeitsplatz in der Universität sind.
In dieser E-Mail sind die wichtigsten Informationen im Zusammenhang mit der Wiederaufnahme der Präsenzarbeit zusammengestellt.
Ich wünsche Ihnen weiterhin alles Gute!
Im Namen des gesamten Präsidium
Prof. Dr. Winfried Speitkamp
Präsident
Kurzfassung
1. Arbeit in Präsenz am universitären Arbeitsplatz kann wieder aufgenommen werden
Im Einklang mit der Thüringer SARS-CoV-2-Maßnahmenfortentwicklungsverordnung und der Allgemeinverfügung der Stadt Weimar vom 14. Mai 2020 ist die Wiederaufnahme der Arbeit in Präsenz möglich und insoweit durch die jeweiligen Vorgesetzten zu planen und schrittweise umzusetzen. Voraussetzung ist die Einhaltung der technischen, organisatorischen und persönlichen Infektions-Schutzmaßnahmen für Arbeitsräume und Arbeitsplätze (LINK zu www.uni-weimar.de/fileadmin/user/uni/zentrale_einrichtungen/sicherheitsmgmt/Coronavirus_2020/Infektions-Schutzmassnahmen.pdf). Ziel ist, dass alle Beschäftigten, bei denen kein triftiger Grund wie Kinderbetreuung, erhöhtes Risiko für Infektion bzw. schweren Krankheitsverlauf u.ä. dagegen spricht, ihrer Arbeit wieder vollständig in Präsenz am Arbeitsplatz in der Universität nachgehen. In Anbetracht der sensiblen Lage und der höchst unterschiedlichen individuellen Voraussetzungen ist es uns als Arbeitgeber aber wichtig, Ihre persönlichen Umstände als Mitarbeiter/in zu berücksichtigen. Ausnahmen von der Präsenzpflicht bestehen daher insbesondere weiterhin für Beschäftigte, die Kinder bzw. pflegebedürftige Angehörige zu betreuen haben oder die nachweislich eines höheren Infektionsschutzes bedürfen. Bitte besprechen Sie Ihre persönliche Situation mit Ihrem/Ihrer Vorgesetzten und finden Sie gemeinsam ein darauf abgestimmtes Vorgehen und verabreden Sie, in welchem Umfang welche Leistungen und an welchem Ort diese sinnvollerweise erbracht werden können.
Das gilt auch für Auszubildende. Von den jeweiligen betrieblichen Ausbildungsstationen ist im Einzelfall abzuwägen, in welchem Umfang Ausbildung in Präsenz vor Ort wieder möglich ist.
Grundlage dafür ist der zwischenzeitlich für die Bauhaus-Universität Weimar erlassene Rahmenhygieneplan (MdU 22/2020). Der Rahmenhygieneplan ist überall dort, wo es zu betriebsbedingten Abweichungen zu den im Rahmenhygieneplan angeführten Hygienemaßnahmen (z.B. Unterschreitung des Mindestabstandes, Hygiene bei der Benutzung von Arbeitswerkzeugen etc.) kommt durch lokale Infektionsschutzkonzepte zu konkretisieren. Diese unterliegen der Mitbestimmung durch den Personalrat und werden final vom Präsidium freigegeben.
2. Mobiles Arbeiten/Home-Office
Beschäftigte, die aufgrund fehlender bzw. eingeschränkter Betreuungsmöglichkeiten in den entsprechenden Einrichtungen
betreuen müssen, sind nach wie vor von der grundsätzlich geltenden Präsenzpflicht ausgenommen, soweit dies erforderlich ist. Für diese Beschäftigtengruppe gilt weiterhin, dass Home-Office auch in Verbindung mit notwendigen Betreuungsaufgaben für Kinder oder pflegebedürftige Angehörige möglich ist und bestmöglich unterstützt werden soll. Die Abstimmungen hierzu sind direkt mit den Vorgesetzten vorzunehmen. Die geltenden Regelungen finden Sie auf den Corona-Seiten unter den FAQ für Beschäftigte.
Wichtig: Bitte informieren Sie Ihre/Ihren Vorgesetzten über die Sie betreffende aktuelle Betreuungssituation durch Schulen bzw. Kindertageseinrichtungen regelmäßig und zeitnah, nur so ist eine Arbeitsplanung und -organisation möglich. Vor dem Hintergrund der regional sehr unterschiedlichen Bestimmungen und der sich laufend ändernden Rahmenbedingungen ist hier eine kontinuierliche Abstimmung erforderlich.
Sofern eine Vereinbarkeit von Home-Office und notwendigen Betreuungsaufgaben trotzdem nicht gegeben ist, wenden Sie sich bitte an Ihren/Ihre Vorgesetzte. Diese/r wird gemeinsam mit dem Dezernat Personal nach einer passenden Lösung suchen. Die verschiedenen Möglichkeiten sind in den FAQ für Beschäftigte kurz dargestellt.
Beschäftigte, die eines erhöhten Infektionsschutzes bedürfen oder aus sonstigen triftigen Gründen weiterhin mobil arbeiten: Wir gehen grundsätzlich davon aus, dass Sie Ihrer Arbeit auch im Home-Office im Umfang Ihrer Soll-Arbeitszeit nachkommen.
In der bundesweiten Diskussion ist, inwieweit Beschäftigte Kosten des coronabedingten Home-Office von der Steuer absetzen können. Sobald es hierzu verbindliche Regelungen gibt, werden wir Sie darüber informieren. Wenn Sie solche Ansprüche bei der nächsten Steuererklärung geltend machen wollen, sollten Sie (für das Finanzamt) dokumentieren, wann Sie das häusliche Arbeitszimmer dienstlich nutzen mussten (am besten über eine Tabelle mit Datum, Anzahl der Stunden und Uhrzeiten).
Für die Inhaberinnen und Inhaber von Parkkarten:
Auf Grund des seit Mitte März grundsätzlich angeordneten Arbeitens im Home-Office wird die Nutzungsdauer erworbener Parkberechtigungen um zwei Monate kostenfrei durch das Servicezentrum Liegenschaften verlängert. Ein Antrag ist nicht erforderlich. Bitte beachten Sie das bei einer späteren Verlängerung.
3. Durchführung von Präsenzterminen (Besprechungen etc.)
Grundsätzlich sind Präsenztermine wegen des angestrebten Schutzes aller Beteiligten auf ein erforderliches Mindestmaß zu beschränken. Sie können durchgeführt werden, wenn ausreichend Platz (d.h. mind. 1,5 m Abstand zwischen allen teilnehmenden Personen) und gute Lüftungsmöglichkeiten gegeben sind. Wenn die Zahl der beteiligten Personen die Raumgröße bei Einhaltung der Abstandsregel übersteigt, können auch kombinierte digital/analoge Formate ratsam sein. Dies gilt besonders dann, wenn Personen mit erhöhtem Risiko für eine Erkrankung an Covid-19 teilnehmen sollen.
Da nach derzeitigem Forschungsstand der Zeitfaktor auch eine relevante Rolle zu spielen scheint, sind die Präsenzbesprechungen adäquat kurz zu gestalten oder aufzuteilen. Das Tragen eines eigenen Mund-Nasenschutzes kann ein solidarisches Zeichen sein. Auch das Führen von Protokollen ist solidarisch für diejenigen, die nicht vor Ort sein können. Falls Personen teilnehmen, die mit den Hygiene- und Schutzvereinbarungen an der Bauhaus-Universität Weimar noch nicht vertraut sind, sind diese Regeln mündlich oder schriftlich von den Besprechungsleitenden vor Beginn der Besprechung zu erläutern.
4. Zugänglichkeit der Universitätsgebäude
Über die Thoska-Dienstausweise und/oder Schließberechtigungen ist sichergestellt, dass die Beschäftigten im begegnungsarmen Betrieb an ihre Arbeitsplätze kommen.
Die Gebäude sind für den Publikumsverkehr geschlossen. Einzelne interne und notwendige Veranstaltungen in Präsenz, insbesondere die Abnahme von Prüfungen, sind kein Publikumsverkehr und damit möglich. Studierende sind Mitglieder der Universität und gelten insofern nicht als Publikum. Für Prüfungen, Tätigkeiten als studentische Assistentinnen oder Assistenten oder andere zwingende Aufgaben ist ihnen der Zutritt zu den Gebäuden zu ermöglichen.
5. Änderung des WissZeitVG/Gesetz zur Unterstützung von Wissenschaft und Studierenden aufgrund der COVID-19-Pandemie (Wissenschafts- und Studierendenunterstützungsgesetz)
Das Wissenschafts- und Studierendenunterstützungsgesetz sieht in § 7 Abs. 3 eine Änderung des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes vor, wonach die vertraglichen Höchstbefristungsgrenzen für wissenschaftliches und künstlerisches Personal in einer Qualifizierungsphase um die Zeit verlängert werden können, in der es pandemiebedingte Einschränkungen des Wissenschaftsbetriebs gibt. Entsprechende Beschäftigungsverhältnisse können bis zu sechs Monate verlängert werden – vorausgesetzt, sie bestehen zwischen 1. März und 30. September 2020. Das Gesetz ist am 28. Mai 2020 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht worden und rückwirkend zum 1. März 2020 in Kraft getreten (BGBl Jg 2020, Teil I Nr. 24, S. 1073). Mit der Verlängerung wird für die Beschäftigten in jedem Einzelfall wohlwollend umgegangen. Entsprechende Anträge können über die Fakultätsgeschäftsführung mit dem Formular „Antrag auf Weiterbeschäftigung“ an das Dezernat Personal gerichtet werden.
6. Dienstreisen
Auslandsdienstreisen:
Dienstreisen ins Ausland werden bis auf weiteres generell nicht genehmigt, bereits erteilte Genehmigungen sind hinfällig.
Wenn Sie trotz der bestehenden Situation eine Dienstreise ins Ausland für absolut erforderlich und unaufschiebbar erachten, nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Präsidenten (für das wissenschaftliche Personal) bzw. dem Kanzler (für das nicht wissenschaftliche Personal) auf.
Inlandsdienstreisen:
Dienstreisen im Inland sind auch weiterhin nur im Falle einer sehr hohen Notwendigkeit möglich und gegebenenfalls in Eigenverantwortung der Reisenden und des Vorgesetzten durchzuführen.
Alternativen wie Videokonferenzen etc. sind grundsätzlich vorzuziehen. Achten Sie bei der Buchung bitte auf die Stornierbarkeit. Falls eine Stornierung nicht möglich ist, sind kurzfristige Buchungen zu bevorzugen.
7. Weitere Informationen
Wir werden Sie weiterhin unter dem Link https://www.uni-weimar.de/coronavirus über die aktuellen Entwicklungen auf dem Laufenden halten.
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