Information

Die Kauffrau/der Kaufmann für Büromanagement ist seit 1. August 2014 ein anerkannter Ausbildungsberuf nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG).
Er führt die drei Berufe »Bürokauffrau/-mann«, »Kauffrau/-mann für Bürokommunikation« und die/den »Fachangestellte/n für Bürokommunikation« zu einem einzigen Beruf zusammen.
Damit soll ein attraktives, klar strukturiertes und modernes Angebot für unterschiedliche Branchen entstehen.

Allgemeines

Kaufleute für Büromanagement arbeiten in den Verwaltungsabteilungen von Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche. Sie sind vorwiegend in Büroräumen am Computer sowie in Besprechungszimmern tätig. Am Empfang geben sie Kunden Auskunft. Im öffentlichen Dienst beraten sie Bürger am Serviceschalter.

Kaufleute für Büromanagement führen organisatorische und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten aus. Sie erledigen beispielsweise den internen und externen Schriftverkehr, entwerfen Präsentationen, beschaffen Büromaterial, planen und überwachen Termine, bereiten Sitzungen vor und organisieren Dienstreisen. Auch unterstützen sie die Personaleinsatzplanung, bestellen Material und kaufen externe Dienstleistungen ein. Zudem betreuen sie Kunden, wirken an der Auftragsabwicklung mit, schreiben Rechnungen und überwachen Zahlungseingänge. Kaufleute für Büromanagement übernehmen ggf. auch Aufgaben im Marketing und Vertrieb, in der Öffentlichkeitsarbeit und im Veranstaltungsmanagement sowie in der Personal- und in der Lagerwirtschaft. Im öffentlichen Dienst unterstützen sie Bürger/innen im Umgang mit der Verwaltung z. B. bei der Antragstellung, klären Anliegen und Zuständigkeiten und wirken an der Aufstellung des Haushalts- oder Wirtschaftsplanes mit.

Ausbildungsinhalte und Ablauf

Die Kauffrau/der Kaufmann für Büromanagement erlernt in ihrer/seiner Ausbildung umfassende Qualifikationen zur Bearbeitung von komplexen Büro- und Geschäftsprozessen. Sie/Er organisiert, koordiniert und führt bürowirtschaftliche Abläufe durch. Weiterhin bearbeitet sie/er kaufmännische Vorgänge wie Rechnungslegung und die Überwachung von Zahlungen. Sie/Er lernt den Umgang mit modernen Kommunikations- und Buchungssystemen, bearbeitet Beschaffungsvorgänge, bereitet Kennzahlen auf und präsentiert sie. Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Kommunikation und Kooperation mit externen und internen Partnern in Deutsch und mindestens einer Fremdsprache. Kaufleute für Büromanagement können aber auch in personalwirtschaftlichen Bereichen oder im Marketing tätig sein.

Für alle Auszubildenden sind die folgenden Pflichtqualifikationen vorgesehen:

  1. Büroprozesse: Informationsmanagement, Informationsverarbeitung, Bürowirtschaftliche Abläufe und Koordinations- und Organisationsaufgaben
  2. Geschäftsprozesse: Kundenbeziehungsprozesse, Auftragsbearbeitung und Nachbereitung, Beschaffung von Material und externen Dienstleistungen, Personalbezogene Aufgaben, Kaufmännische Steuerung

Daneben gibt es integrative Fähigkeiten, Fertigkeiten und Fähigkeiten, die während der gesamten Ausbildung vermittelt werden sollen: Die befassen sich mit dem Ausbildungsbetrieb, der Arbeitsorganisation sowie Information, Kommunikation und Kooperation.

Zur betrieblichen Differenzierung stehen insgesamt zehn Wahlqualifikationen mit einer Dauer von jeweils fünf Monaten zur Auswahl, von denen der Betrieb zwei auswählt:

  1. Auftragssteuerung und -Koordination
    (Auftragsinitiierung; Auftragsabwicklung; Auftragsabschluss; Auftragsnachbereitung)
  2. Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
    (Finanzbuchhaltung; Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling)
  3. Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
    (Laufende Buchführung, Entgeltabrechnung; Betriebliche Kalkulation)
  4. Einkauf und Logistik
    (Bedarfsermittlung, Operativer/Strategischer Einkaufsprozess, Lagerwirtschaft)
  5. Marketing und Vertrieb
    (Marketingaktivitäten, Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen, Kundenbindung)
  6. Personalwirtschaft
    (Personalsachbearbeitung; Personalbeschaffung und -entwicklung)
  7.  Assistenz und Sekretariat
    (Sekretariatsführung, Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung)
  8. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
    (Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsmanagement)
  9. Verwaltung und Recht
    (Kunden- und Bürgerorientierung; Rechtsanwendung, Verwaltungshandeln)
  10. Öffentliche Finanzwirtschaft
    (Finanzwesen; Haushalts- und Kassenwesen)

Zwischenprüfung

Zur Ermittlung des Ausbildungsstandes ist eine Zwischenprüfung durchzuführen. Sie soll zur Mitte des 2. Ausbildungsjahres stattfinden.
Die Zwischenprüfung findet im Prüfungsbereich Büro- und Beschaffungsprozesse statt.
Die Prüflinge sollen berufstypische und prozessbezogene Aufgaben schriftlich bearbeiten.
Die Prüfungszeit beträgt 120 Minuten

Abschlussprüfung vor dem Thüringer Landesverwaltungsamt

Durch die Abschlussprüfung ist festzustellen, ob der Prüfling die berufliche Handlungsfähigkeit erworben hat.

Prüfungsbereiche:

  1. Informationstechnisches Büromanagement
    schriftlich computergestützte Bearbeitung berufstypischer Aufgaben
    Prüfungszeit beträgt 120 Minuten
  2. Kundenbeziehungsprozesse
    schriftliche Bearbeitung berufstypischer Aufgaben
    Prüfungszeit beträgt 150 Minuten
  3. Fachaufgabe in der Wahlqualifikation
    fallbezogenes Fachgespräch
    Prüfungszeit beträgt 20 Minuten
  4. Wirtschafts- und Sozialkunde
    schriftliche Bearbeitung fallbezogener Aufgaben
    Prüfungszeit beträgt 60 Minuten

Erprobung gestreckte Abschlussprüfung

Das übliche Prüfungsverfahren, bestehend aus Zwischen- und Abschlussprüfung, wird in einer Erprobungsphase bis 2020 durch eine gestreckte Abschlussprüfung ersetzt. Aus diesem Grund wird eine Verordnung über die Erprobung abweichender Ausbildungs- und Prüfungsbestimmungen erlassen. Nach einigen Prüfungsdurchgängen ist dann zu evaluieren, wie sich die gestreckte Prüfung bewährt hat.

Die gestreckte Abschlussprüfung besteht aus Teil 1 und Teil 2 –beide Teile bilden als Abschlussprüfung eine Einheit, auch wenn die Prüfungsleistungen an unterschiedlichen Terminen erbracht werden. Teil 1 der Abschlussprüfung wird Mitte des zweiten Ausbildungsjahres, Teil 2 am Ende des dritten Ausbildungsjahres abgeprüft. Die bisherige Zwischenprüfung entfällt dadurch.

Teil 1 der gestreckten Abschlussprüfung

Informationstechnisches Büromanagement
schriftlich computergestützte Bearbeitung berufstypischer Aufgaben
Dauer: 120 Minuten

Teil 2 der gestreckten Abschlussprüfung

  1. Kundenbeziehungsprozesse
    schriftliche Bearbeitung berufstypischer Aufgaben
    Dauer: 150 Minuten

  2. Fachaufgabe in der Wahlqualifikation
    mündliches fallbezogenes Fachgespräch
    Dauer: 20 Minuten

  3. Wirtschafts- und Sozialkunde
    schriftliche Bearbeitung fallbezogener Aufgaben
    Dauer: 60 Minuten

Ausbildung

Die Ausbildung erfolgt im Blockzeitmodell.

praktische Berufsausbildung:
Bauhaus-Universität Weimar
Dezernat Personal
Belvederer Allee 6
99423 Weimar

theoretische Berufsausbildung:
Staatliche Berufsbildende Schule
Wirtschaft, Verwaltung und Ernährung
»Friedrich Justin Bertuch«
Röhrstraße 19
99423 Weimar
http://www.bertuchschule.de

überbetriebliche Lehrunterweisung:

Thüringer Verwaltungsschule
Hinter dem Bahnhof 12
99423 Weimar
http://www.tvs-weimar.de

Berufsausübung

Kaufleute für Büromanagement können in den unterschiedlichsten Bereichen tätig sein: vom kleinen mittelständischen Betrieb bis hin zum großen Unternehmen, aber auch in der öffentlichen Verwaltung, bei Verbänden und Organisationen, in Bildungseinrichtungen oder in Krankenhäusern. Sie halten sich bei ihrer Arbeit überwiegend in Büroräumen und Besprechungszimmern auf, aber auch an Kundenschaltern und erledigen einen Großteil ihrer Aufgaben am Computer.

Kaufleute für Büromanagement sind für die mündliche und schriftliche Kommunikation im Betrieb zuständig - sogenannte Allround Profis. Zu ihren Aufgaben gehört die Verfassung von Geschäftsbriefen, die Erfassung von Telefongesprächen und das Protokollieren von Gesprächsrunden.

Sobald ein Kunde im Betrieb anruft, kümmern sich Kaufleute für Büromanagement um die Wünsche und Probleme. Bereits während des Gespräches notieren sie die wichtigsten Informationen, die sie für die weiterführende Bearbeitung benötigen und pflegen diese in der Kundendatei ein. Die zuverlässige und gründliche Arbeit der Kaufleute für Büromanagement legt das Fundament für jede erfolgreiche Firmenarbeit. Sofern der Wunsch des Kunden wie z. B. Erstellung einer Dokumentation incl. einer Statistik im Aufgabenbereich liegt, erledigen sie diese gewissenhaft.

Selbst in der größten Hektik behalten sie einen kühlen Kopf und gehen nach dem Prinzip: Organisation ist alles! Kaufleute für Büromanagement kümmern sich um die Vorbereitungen für Sitzungen, Reisen, Messen und Tagungen. Hierfür planen sie das benötigte Budget, das Personal und überprüfen die Rechnungen und Belege. Für die alltäglich anfallenden Arbeiten verwenden sie moderne Techniken der Bürokommunikation wie z. B. E-Mail, Intranet und natürlich das Telefon sowie das Faxgerät.

Somit sollten die Kaufleute für Büromanagement über eine sorgfältige Arbeitsweise und analytische Denkfähigkeit auch in Stresssituationen verfügen. Des Weitern sollten sie kommunikativ und teamfähig sein, da sie sowohl mit Kollegen und der Leitungsebene des Unternehmens zusammen arbeiten als auch mit Kunden umgehen können müssen.

Perspektiven nach der Ausbildung

Die ab August 2014 mögliche Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement eröffnet vielfältige Chancen im gehobenen Assistenz- und Sachbearbeitungsbereich bis hinauf zu Leitungstätigkeiten. Denn sowohl Firmen mindestens ab mittlerer Größe und jeder Branche als auch der öffentliche Dienst benötigen gut ausgebildetes Assistenzpersonal.

Mit dem erfolgreichen Abschluss der Berufsausbildung ist die berufliche Bildung nicht beendet. Da sich der Arbeitsmarkt ständig weiterentwickelt, ist es erforderlich, flexibel zu bleiben und sich regelmäßig weiterzubilden. Die Kaufleute für Büromanagement können an folgenden Seminaren, Kursen, Lehrgängen, Fort- und Weiterbildungen teilnehmen:

  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Lohnbuchhaltung
  • Steuerwesen
  • Büro und Verwaltung
  • Betriebswirt/-in
  • Personalfachkaufmann/-frau
  • Fachmann/-frau für Marketing.

Außerdem können Kaufleute für Büromanagement bei fachlicher Eignung, beruflicher Bewährung und dem Besuch entsprechender behördeninterner Weiterbildungsgänge als Sachbearbeiter/innen in den gehobenen Dienst aufsteigen.

Wer über die erforderliche Hochschulzugangsberechtigung verfügt, kann auch ein Studium an einer Fachschule anstreben. Hier bieten sich vor allem betriebswirtschaftliche Studiengänge an:

  • Bachelor of Arts Personalmanagment
  • Bachelor of Arts Betriebswirtschaft und Management
  • Bachelor of Arts Betriebswirtschaft.

Bewerbungsanforderungen

Fähigkeiten:

  • Gutes allgemeines intellektuelles Leistungsvermögen
  • Gute sprachliche Fähigkeiten (Sprach- und Textverständnis, mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, Sprachgedächtnis, sprachlicher Einfallsreichtum)
  • Gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
  • Durchschnittliche Wahrnehmungs- und Bearbeitungsgeschwindigkeit (auf Papier, am Bildschirm) z. B. rasches Überfliegen von Listen, Arbeit mit Texten und Tabellen)
  • Gute Merkfähigkeit (Personen-, Namen- und Sachgedächtnis)
  • Befähigung zum Planen und Organisieren
  • Freude am Umgang mit Menschen

Voraussetzungen/Anforderungen:

  • Abschluss der 10. Klasse
  • Gute schulische Leistungen in Deutsch, Sicherheit in Rechtschreibung, Satzbau und Ausdruck
  • Durchschnittliche Kenntnisse in Rechnen/Mathematik insbesondere Beherrschen der Grundrechenarten und der Dezimal-, Bruch-, Prozent- und Dreisatzrechnung
  • Fertigkeiten im Maschinenschreiben und im Umgang mit der Datenverarbeitung (Textverarbeitung)
  • Fremdsprachenkenntnisse in möglichst 2 Sprachen
  • Teamfähigkeit, Kontaktfreudigkeit, Selbständigkeit

Die Bauhaus-Universität Weimar ist bestrebt, den Anteil Schwerbehinderter an der Belegschaft zu erhöhen und berücksichtigt Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen – bei gleicher Eignung – bevorzugt.

Bewerbungsunterlagen/Bewerbungsadresse

Bewerbungsunterlagen:

  • Bewerbungsschreiben
  • handschriftlicher, ausführlicher Lebenslauf
  • Zeugnisse/Beurteilungen
  • Nachweis über Praktika
  • Nachweis über Schreibmaschinen- oder Computerkenntnisse

Bewerbungsadresse:
Bauhaus-Universität Weimar
Dezernat Personal
Nicole Klemm
Belvederer Allee 6
99421 Weimar