Bauhaus-Universität Weimar: Dezernat Finanzen

Das Team des Dezernates Finanzen an der Bauhaus-Universität Weimar ist verantwortlich für das Management und die Überwachung der finanziellen Angelegenheiten der Hochschule.

Unsere Aufgaben:

Budgetplanung und -kontrolle: Das Dezernat Finanzen erstellt den Haushaltsplan der Universität und überwacht die Einhaltung des Budgets. Hierzu gehören die Aufteilung der Mittel auf verschiedene Fakultäten und Bereiche sowie die Planung der Einnahmen und Ausgaben.
Buchhaltung und Jahresabschlüsse: Es führt die Buchhaltung der Universität, dokumentiert alle finanziellen Transaktionen und erstellt die Jahresabschlüsse, um einen transparenten und genauen Überblick über die Finanzlage der Hochschule zu gewährleisten.
Finanzierung und Drittmittelmanagement: Das Dezernat unterstützt Fakultäten und Bereiche bei der Verwaltung von Drittmitteln (z. B. Fördermittel für Forschungsprojekte) und sorgt für deren sachgerechte Verwendung gemäß den Förderbedingungen.
Controlling und Berichtswesen: Durch kontinuierliches Controlling werden die Finanzdaten analysiert und Optimierungspotenziale ermittelt. Darüber hinaus erstellt das Dezernat Finanzen regelmäßige Finanzberichte, die dem Präsidium und externen Stakeholdern Einblick in die finanzielle Lage geben.
Zahlungsverkehr und Liquiditätsmanagement: Das Dezernat ist verantwortlich für den Zahlungsverkehr und stellt sicher, dass Rechnungen termingerecht beglichen und Einnahmen korrekt verbucht werden. Dies umfasst auch die Verwaltung der Liquidität, um die Zahlungsfähigkeit der Universität sicherzustellen.
Vermögensverwaltung und Investitionen: Verwaltung und Pflege der Vermögenswerte der Universität, einschließlich Immobilien und Inventar. Planung und Durchführung von Investitionen zur Erhaltung und Verbesserung der Infrastruktur gehören ebenfalls zu den Aufgaben.
Beratung und Unterstützung: Das Finanzdezernat steht allen Abteilungen und Einrichtungen der Universität in finanziellen Fragen beratend zur Seite und unterstützt sie bei der Einhaltung der finanziellen Richtlinien und Vorschriften.

Diese Aufgaben helfen dabei, eine stabile und transparente Finanzstruktur sicherzustellen, die die langfristige Leistungsfähigkeit und Entwicklung der Universität unterstützt.

Ihre Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner:

Leitung

Dezernent

Hagen Hausbrandt

Cranachstraße 47, Raum 106

Tel.: +49 (0) 36 43/58 25 54
Fax: +49 (0) 36 43/58 25 03
E-Mail: hagen.hausbrandt[at]uni-weimar.de

Teamassistenz

Julia Blümler

Cranachstraße 47, Raum 108

Tel.: +49 (0) 36 43/58 25 00
Fax: +49 (0) 36 43/58 25 03
E-Mail: julia.bluemler[at]uni-weimar.de

Auszubildende

Anna Jander

Cranachstraße 47, Raum 108

Tel.: +49 (0) 36 43/58 25 04
E-Mail: mailto:anna.jander[at]uni-weimar.de

Finanzbuchhaltung

Referatsleitung

Anja Loudovici

Cranachstraße 47, Raum 110

Tel.: +49 (0) 36 43/58 25 18
E-Mail: mailto:anja.loudovici[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Leitung und Weiterentwicklung des Referats
Aufstellung und Verantwortung des Jahresabschlusses
Überwachung Finanzbuchhaltung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen
Ansprechpartnerin für die Landeshauptkasse, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Innenrevision
Monatliche Liquiditätsmeldung an das Ministerium
Trennungsrechtliche Einordnung von Drittmittelprojekten, Spenden und Sponsorings

Mitarbeiterinnen

Daniela Zillmer

Cranachstraße 47, Raum 101

Tel.: + 49 (0) 36 43/58 25 08
E-Mail: mailto:daniela.zillmer[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Erfassen und Kontieren von Eingangsrechnungen aller Bereiche, Stipendien und Daueraufträge (Kreditoren)
Verwaltung und Bearbeitung offener Posten (Verbindlichkeiten)
Anlegen von Zahlpartnern und Stammdatenpflege (Kreditoren)
Kontrollmitteilung gemäß Mitteilungsverordnung, Künstlersozialkasse
Zahlungsverkehr, insb. Überwachung der Geldannahmestellen und Ausgabe von Barschecks
Mitarbeit Jahresabschluss
Ablage und Archivierung (außer Drittmittel)

Eike Kämpfer

Cranachstraße 47, Raum 123

Tel.: + 49 (0) 36 43/58 25 16
E-Mail: mailto:eike.kaempfer[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Erfassen und Kontieren von Eingangsrechnungen aller Bereiche sowie Daueraufträge Liegenschaften
Verwaltung und Bearbeitung offener Posten (Verbindlichkeiten)
Anlegen von Zahlpartnern und Stammdatenpflege (Kreditoren)
Bearbeitung der Abfrage zur Künstlersozialkasse
Vertretung Zahlungsverkehr zur Ausgabe von Barschecks
Mitarbeit Jahresabschluss
Ablage und Archivierung (außer Drittmittel)

Mandy Konecny

Cranachstraße 47, Raum 126

Tel.: +49 (0) 36 43/58 25 11
E-Mail: mailto:mandy.konecny[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Mitarbeit Bilanzbuchhaltung und Jahresabschluss, insb. Trennungsrechnung
Steuern, insb. Einordnung und Erfassung steuerlicher Geschäftsvorfälle, Vorbereitung der Steuererklärungen, Dauerfristverlängerungen
Erstellen von Ausgangsrechnungen (Debitoren) und Überwachung offener Posten (Forderungen)
Anlegen von Zahlpartnern und Stammdatenpflege (Debitoren)
Mittelbewirtschaftung und Projektabwicklung wirtschaftlicher Drittmittelprojekte, Spenden und Sponsorings
Ablage und Archivierung (wirtschaftliche Drittmittelprojekte)

Julia Blümler

Cranachstraße 47, Raum 108

Tel.: + 49 (0) 36 43/58 25 00
E-Mail: mailto:julia.bluemler[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Erstellen von Ausgangsrechnungen und Daueraufträge (Debitoren)
Erfassen und Kontieren kassenwirksamer Einzahlungen
Überwachung offener Posten (Forderungen) inkl. Mahnwesen
Anlegen von Zahlpartnern und Stammdatenpflege (Debitoren)
Zahlungsverkehr, insb. automatisierter Zahlungsabgleich, Tagesabschluss
Administration E-Rechnungsprozess, Pflege der Berechtigungen und Stammdaten
Mitarbeit Jahresabschluss
Ablage und Archivierung (außer Drittmittel)

Beschaffung

Referatsleitung

Sylvia Reichelt

Cranachstraße 47, Raum 202

Tel.: + 49 (0) 36 43/58 25 51
E-Mail: mailto:sylvia.reichelt[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Durchführung von beschränkten, öffentlichen und EU-weiten Vergabeverfahren im Haushalts- und Drittmittelbereich
Planung und Durchführung von Erstausstattung- und Großgerätebeschaffungen
Ansprechpartner für zentrale Kopiertechnik und Generalinventuren

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Isabelle Hesse

Cranachstraße 47, Raum 206

Tel.: + 49 (0) 36 43/58 25 53
E-Mail: mailto:isabelle.hesse[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Rechnungskontierung
Durchführung von Inventarkontrollen
Ansprechpartner Onlinelager/Aktualisierung des Artikel- und Nutzerverzeichnisses
Ansprechpartner Tonerversorgung zentrale Kopiertechnik KSD (dienstl. Bereich)
Aktivierung von SAGS Anschaffungen
Aktivierung/Nachaktivierung von Gebäuden
Umsetzung und Aussonderung von Inventar

Anne-Katrin Hilger

Cranachstraße 47, Raum 207

Tel.: + 49 (0) 36 43/58 25 56
E-Mail: mailto:anne-katrin.hilger[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Durchführung von Vergabeverfahren im Haushalts- und Drittmittelbereich
Inventarverantwortliche Dezernat Finanzen
Bearbeitung von Kaufverträgen

Kathrin Haueisen

Cranachstraße 47, Raum 204

Tel.: + 49 (0) 36 43/58 25 21
E-Mail: mailto:kathrin.haueisen[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Bearbeitung von Werkverträgen
Rechnungsbearbeitung (Inventarisierung)
Bearbeitung von Beschaffungsanträgen im Haushalts- und Drittmittelbereich

Carolin Krieg

Cranachstraße 47, Raum 206

Tel.: + 49 (0) 36 43/58 25 57
E-Mail: mailto:carolin.krieg[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Bearbeitung von Beschaffungsanträgen im Haushalts- und Drittmittelbereich

Alexander Stange

Cranachstraße 47, Raum 206

Tel.: + 49 (0) 36 43/58 25 13 (täglich 8.00-12.00 Uhr)
E-Mail: mailto:alexander.stange[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Ansprechpartner Möbelrotationslager
Fahrdienst für Umsetzungen
Verschrottung von Aussonderungen
operativer Einkauf

Drittmittel

Referatsleitung

Andrea Adelmeier

Cranachstraße 47, Raum 128

Tel.: + 49 (0) 36 43/58 25 10
E-Mail: mailto:andrea.adelmeier[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Leitung und Weiterentwicklung des Referates
Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten mit Schwerpunkt auf Projekten des Bundes

Mitarbeiterinnen

Dr. Beatrice Stubendorff

Cranachstraße 47, Raum 124

Tel.: + 49 (0) 36 43/58 25 25
E-Mail: mailto:beatrice.stubendorff[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten mit Schwerpunkt auf EU - und Landesprojekten sowie internationalen Kooperationsprojekten

Jeanette Weber

Cranachstraße 47, Raum 125

Tel.: + 49 (0) 36 43/58 25 09
E-Mail: mailto:jeanette.weber[at]uni-weimar.de
Bürozeiten: Montag-Freitag 8:00 Uhr - 12:00 Uhr

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten mit Schwerpunkt auf DFG-Projekten

Sylvia Bittorf

Cranachstraße 47, Raum 125

Tel.: + 49 (0) 36 43/58 25 05
E-Mail: mailto:sylvia.bittorf[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten mit Schwerpunkt auf Projekten im nicht-forschungsrelevanten Bereich

Allgemeine Aufgaben

Beratung und Unterstützung der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern in allen Fragen rund um Drittmittelprojekte nach Bewilligung bzw. Vertragsabschluss
Finanzielles Projektmanagement u.a. Überwachung der Budgetplanung, Änderungsanträge, termingerechtes Stellen von Mittelanforderungen und Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen
Kommunikation mit Projektpartnern und Mittelgebern
Vorbereitung und Begleitung von Prüfungen

Detaillierte Informationen über Drittmittel, wie deren Begriffsbestimmung, Zuständigkeit, Verfahren und Bewirtschaftung erhalten Sie im HENRI.

Spezielle Dokumente und Formulare

Nachfolgend stellen wir Ihnen verschiedene Formulare und Informationen rund um die Drittmittelverwaltung zur Verfügung (pdf):

Finanzplanung und Controlling

Referatsleitung

Anke Engelhardt

Cranachstraße 47, Raum 120

Tel.: +49 (0) 36 43/58 25 26
E-Mail: anke.engelhardt[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Finanzplanung & Haushaltssteuerung
Aufstellung des Wirtschaftsplans
Haushaltsplanung und Mittelverteilung
Budgetplanung
Finanzcontrolling für den Globalhaushalt und die Bundesmittel
Internes und externes Berichtswesen
Weiterentwicklung der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)
Entwicklung und Betreuung des Risikomanagements
Finanzrechnung, u. a. für den Jahresabschluss
Organisation, Datenmanagement und IT-Unterstützung für finanzbezogene Prozesse

Mitarbeitende

André Bock

Cranachstraße 47, Raum 101

Tel.: +49 (0) 36 43/58 25 20
E-Mail: andre.bock[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Erstellung von Kalkulationsgrundlagen und Kalkulationen, u. a. für Zwecke der Trennungsrechnung
Hochschulfinanzstatistiken
Auswertungen für interne und externe Berichte
Interne Leistungsverrechnung
Verwaltung der Kostenstellen und Abrechnungsobjekte im Haushalt
Organisation von Unterschriftsberechtigungen
DF-interner MACH Support
Pflege der Stammdaten des Anlagevermögens
Durchführung Zahlungsverkehr

Wichtige Formulare und Dokumente:

Doreen Otto-Pfütze

Cranachstraße 47, Raum 214

Tel.: +49 (0) 36 43/58 25 12
E-Mail: doreen.otto-pfuetze[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

ERP-Zugänge
Berechtigung im ERP verwalten
Support für Dezernat Finanzen

Anja Bürger

Cranachstraße 47, Raum 214

Tel.: +49 (0) 36 43 / 58 25 58
E-Mail: mailto:anja.buerger[at]uni-weimar.de

Aufgaben und Zuständigkeiten:

Stammdatenpflege