Datenerhebung

• auf genaue Schreibweise des Namens achten
• nicht vergessen: Geburtsdatum*, Nationalitäten*
• korrekte E-Mailadresse als Korrespondenz-E-Mail unter Kontaktdaten bestätigen
• Adresse als Korrespondenzadresse bestätigen

• in Docata: befindet sich unter Übersicht (Symbol: Haus)
• Fakultät auswählen (Achtung: nur anschließend sichtbar, wenn die Fakultät zugeordnet ist)
• Promotionsordnung auswählen
  (KG: Promotionsordnung PhD Studiengang; alle anderen: Standardpromotionsordnung)

1. Fachbereich der Professur eintragen in Fachgebiet
2. Promotionsfach* (siehe Übersicht)
3. Art der Promotion* (Promotion an BUW oder Kooperation, wenn Kooperationsvertrag abgeschlossen wurde, dann auch Datum Kooperationsvertrag, Kooperationen, Zugehörigkeiten eingeben)
4. Dissertation: Arbeitstitel, Sprache*, Art der Dissertation*
5. Betreuung: Zuerst Person suchen und auswählen (um Dupletten zu vermeiden), falls nicht vorhanden Person neu anlegen (wenn extern) und dann dem Doktoranden zuordnen

Datum Annahme durch Graduierungskommission unter Datum Zulassung durch den Promotionsausschuss (Wechsel des Status von Interessent in Zugelassen)

1. Hochschulzugangsberechtigung (HZB - in der Regel Abitur)*:
   Art der HZB (siehe Übersicht), Abschlussdatum, Land, für Deutschland auch PLZ, Ort
   
   
2. Hochschulzeiten*:

• Angaben zum ersten Studium (sogenannte Ersteinschreibung, egal ob jemals abgeschlossen oder nicht) inkl. Hochschule/Ort,
  Startdatum des 1. Semesters unter Zeitraum,
  genaue Bezeichnung der Studienart (z.B. Bachelor, Diplom) und des Studienfaches (z.B. Grafikdesign) unter Akademischer Grad
• Angaben zum Abschluss, der für die Promotion berechtigt (oft Master o. Diplom)
  inkl. Hochschule/Ort, Startdatum des 1. Semesters sowie Enddatum des letzten Semesters unter Zeitraum,
  Prüfungsdatum unter Abschlussdatum,
  genaue Bezeichnung der Studienart (z.B. Bachelor, Diplom) und des Studienfaches (z.B. Grafikdesign) unter Akademischer Grad,
  Ergebnis des Studiums (i.d.R. erfolgreich abgeschlossen) sowie Abschlussnote unter Abschlussnote/-prädikat (normalisiert)

in Docata: Zulassung befindet sich auf der linken Seite

1. Zuordnung des Abschluss, der zur Promotion berechtigt*
2. ggf. Auflagen

in Docata: befindet sich auf der linken Seite

1. Zuordnung zum Graduiertenprogramm inkl. Startdatum

1. Art der Promotion* (Kooperation sofern Kooperationsvertrag mit einer FH oder Forschungseinrichtung o.ä. abgeschlossen, dann bitte auch Datum Kooperationsvertrag, Kooperationen, Zugehörigkeiten eingeben)
2. Kooperation hinzufügen (Art der Kooperation*, Datum Kooperationsvertrag, Einrichtung, Land, Art der Einrichtung, ggf. weitere Angaben bei Bedarf)

1. Promotionsunterbrechung* hinzufügen unter Angaben des Zeitraumes
2. bei Bedarf weitere Informationen in Bemerkungen

1. Verlängerung Annahme bis (neue Frist für Promotionsabschluss)
2. Datum Eingang des Antrags auf Verlängerung
3. Datum Verlängerung der Zulassung (Bewilligung der Verlängerung)

1. unter Promotionsverlauf wird im Abschnitt Eröffnung des Verfahrens das Datum der Eröffnung des Verfahrens* eingegeben. Damit ändert sich der Status von "Zugelassen" in "Verfahren eröffnet" (sichtbar unter Promotionsdaten/Allgemeine Angaben)
2. bei Bedarf kann zusätzlich das Eingangsdatum Antrag auf Eröffnung des Verfahrens eingegeben werden

1. Unter Gutachten/Prüfungen können die am Verfahren beteiligten Personen sowie alle Informationen zur Prüfung eingetragen werden

• eingegebenen Betreuer können als Mitglieder der Prüfungskommission direkt übernommen werden
• unter Promotionskommission die weiteren Beteiligten hinzufügen(Zuerst Person suchen und auswählen, um Dupletten zu vermeiden, falls nicht vorhanden Person neu anlegen, kann direkt erfolgen über Neue Mitarbeiter anlegen)
• unter Gutachten können zuerst die Informationen zum Gutachten hinzugefügt und anschließend die gutachtende Person zugeordnet werden
• unter Prüfungen können detaillierte Informationen zur mündlichen Prüfung angelegt werden
• unter Ergebnisse* werden die entsprechenden Noten und Prädikate eingetragen

2. Das Datum der Disputation wird unter Promotionsverlauf im Abschnitt Verfahren als Datum des Verfahrensabschlusses* eingegeben. Durch diese Angabe ändert sich der Status von "Verfahren eröffnet" in "erfolgreich abgeschlossen" (sichtbar unter Promotionsdaten/Allgemeine Angaben).

3. Sofern eine vorläufige Titelführung bewilligt wurde, kann dies unter Datum vorläufige Titelführung im Abschnitt Verfahren eingetragen werden. 

4. Unter Promotionsverlauf wird im Anschnitt Verfahren das Datum der Urkunde* sowie Urkunde ausgehändigt am eingetragen.

• Vor Verfahrenseröffnung: Unter Promotionsverlauf wird im Abschnitt Zulassung das Datum Ablehnung/Abbruch (vor Verfahrenseröffnung) sowie der Abbruchgrund eingegeben.
• Nach Verfahrenseröffnung: Unter Promotionsverlauf wird im Abschnitt Verfahren das Datum Verfahrensabbruch sowie der Abbruchgrund eingegeben.
• Durch die Eingabe ändert sich der Status in "Abgelehnt / Abgebrochen"

• Vor Verfahrenseröffnung: Unter Promotionsverlauf wird im Abschnitt Zulassung das Datum Ablehnung/Abbruch (vor Verfahrenseröffnung) sowie der Abbruchgrund "betreuerisch (Betreuer beendet) eingegeben.
• Durch die Eingabe ändert sich der Status in "Abgelehnt / Abgebrochen"

1. Für einen Fakultätswechsel muss die Promotion in der ersten Fakultät entsprechend beendet werden: Unter Promotionsverlauf wird im Abschnitt Zulassung das Datum Ablehnung/Abbruch (vor Verfahrenseröffnung) sowie der Abbruchgrund Wechsel an andere Fakultät (BUW) eingegeben.
2. Die neue Fakultät legt für die bereits vorhandene Person eine neue Doktorandenakte an.