Der Veranstaltungskoordinator ist für die Planung und reibungslose Durchführung der zentralen gesellschaftlichen Veranstaltungen der Bauhaus-Universität Weimar verantwortlich.
Dazu zählen insbesondere gesamtuniversitäre Formate wie feierliche Anlässe, Empfänge, offizielle Festakte sowie weitere Veranstaltungen mit institutioneller Bedeutung.
Wir unterstützen Ihre Veranstaltung
Die Veranstaltungskoordination bietet:
- Beratung zu Formaten, Abläufen, Zeitplänen und Zuständigkeiten
- Gesamtkoordination zentraler universitärer Veranstaltungen
- Abstimmung mit internen und externen Beteiligten (z. B. Fakultäten, Präsidium, Dienstleister)
- Unterstützung bei organisatorischen Fragen wie Ablaufplanung, Raumnutzung und formalen Anforderungen
- Begleitung der Veranstaltung bis zur Durchführung
Leider ist es uns nicht möglich, die inhaltliche Konzeption einzelner Fach- oder Lehrveranstaltung zu übernehmen. Ebenso bieten wir keine operative Durchführung rein fakultätsinterner, privater oder studentischer Veranstaltungen oder dauerhafte Projektleitung für Veranstaltungen ohne gesamtuniversitären Bezug.
Zeitplanung
Wann sollten Sie an uns herantreten?
Je früher, desto besser.
Eine Kontaktaufnahme ist bereits in der Ideen- oder Planungsphase sinnvoll, insbesondere wenn:
- die Veranstaltung gesamtuniversitären Charakter hat,
- mehrere Organisationseinheiten beteiligt sind,
- hochrangige Gäste eingeladen werden sollen,
- ein repräsentativer oder formeller Rahmen vorgesehen ist.
Frühe Abstimmung verhindert Doppelstrukturen, Terminüberschneidungen und organisatorische Engpässe.
Ablauf
Erstkontakt
Sie wenden sich mit Ihrer Anfrage an die Veranstaltungskoordination und schildern Anlass, Zielgruppe und groben Rahmen.
Klärung & Beratung
Gemeinsam wird geprüft, ob es sich um eine gesamtuniversitäre Veranstaltung handelt und welche Unterstützung sinnvoll und möglich ist.
Planung & Abstimmung
Bei zentralen Veranstaltungen übernehmen wir die organisatorische Koordination und stimmen Abläufe, Zuständigkeiten und Zeitpläne ab.
Durchführung
Die Veranstaltung wird gemäß der Planung begleitet und koordiniert, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Bei Fragen zu gesamtuniversitären Veranstaltungen wenden Sie sich bitte frühzeitig an die Veranstaltungskoordination.
Weiterführende Informationen zu Räumen, Licht- & Tontechnik oder dem Medientechnischen Service des SCC finden Sie folgend:
Technikanfrage
Ausleihe von Technik
Fakultät Archtitektur und Urbanistik
Fakultät Kunst und Gestaltung
Fakultät Medien
Ansprechpersonen für universitäre Technik
Raumanfrage
Zentral verwaltete Räume:
Bei Raumanfragen für zentral verwaltete Räume wenden Sie sich bitte an das Servicezentrum Liegenschaften: Raumvergabe-sl[at]uni-weimar.de
Dies betrifft Beispielsweise:
- Audimax
- Hörsäle A-D
- Hörsaal 6
- Seminarräume 101-106 (M7B)
Dezentral verwaltete Räume:
Für Raumanfragen der dezentral verwalteten Räume wenden Sie sich bitte an die jeweiligen Fakultäten.
Dekanat[at]archit.uni-weimar.de
Dekanat[at]bauing.uni-weimar.de
Dekanat[at]medien.uni-weimar.de
Dekanat[at]gestaltung.uni-weimar.de
Weiterführende Informationen finden Sie in der »Richtlinie zur Vergabe von Räumen« (MdU 10/2015) sowie der »Ersten Änderung der Richtlinie für die Vergabe von Räumen« (MdU 09/2020) im HENRI.