The Presidium of the Bauhaus-Universität Weimar is constantly assessing the rapidly unfolding situation regarding the spread of the coronavirus (SARS-CoV-2). The Presidium is following recommendations made by the Robert Koch Institute and is in close exchange with the Studentenwerk Thüringen, the City of Weimar, the Thuringian Ministry of Economics, Science and Digital Society, and the other Thuringian universities.
The University established a crisis team according to the pandemic which meets regularly and makes decisions regarding which measures are to be taken. The Extended Crisis Team also includes representatives of the faculties, departments and various central facilities. Additionally the corona coordination group provides support in operational tasks.
Details about the members of the various central working groups and their tasks can be found here: Central Working Group for Managing the Coronavirus Pandemic at the Bauhaus-Universität Weimar
Measures taken by the Bauhaus-Universität Weimar
Which rules for infection protection apply for in-person teaching and working on site at Bauhaus-Universität Weimar?
In order for in-person studying, research and work on site to be safely and efficiently carried out certain regulations have to be followed in university buildings and on campus:
- Everyone must wear a mask covering the nose and mouth when moving between rooms, i.e. in washrooms, waiting areas, corridors or hallways, foyers, etc.
- Hand disinfectant should be used.
- Be sure to stay 1.5 metres away from others at all times. Avoid physical contact with others.
- You must register prior to attending any classes, either electronically, by Thoska, or in writing. This is necessary for contact tracing in case of infection.
- Rooms must be regularly and properly aired out to avoid the accumulation of airborne particles.
You can find an overview of all Pandemic Regulations in University Buildings and on Campus here.
All infection protection measures at Bauhaus-Universität Weimar are based on the Basic Hygiene Plan.
Are the university buildings open?
Regulations from 16 December 2020 until further notice:
For the phase of digital teaching, in which all employees also work from home if possible, the university buildings are locked for security reasons. Employees can access their workstations if necessary by using their Thoska. Students will be permitted access to the necessary extent. Steubenstraße 6 will be accessible via the Hochschulform (at the large chair) entrance during the opening hours of the University Library.
Measures taken by the state of Thuringia and the city of Weimar
The most important protection and hygiene regulations
In order to prevent the spread of the coronavirus, the state of Thuringia and the city of Weimar have put the following temporary measures in place. These are adjusted on an ongoing basis.
These are the most important protection and hygiene measures:
- Wherever possible and reasonable, a minimum distance of 1.5 metres must be maintained between people.
- Every person is required to reduce physical-social contacts with other people to an absolutely necessary minimum (with the exception of persons in their own household).
- Being in public and in private is only allowed alone, with members of one's own household and a maximum of one person of another household.
- It is mandatory it will be mandatory for people aged 15 and over to wear a medical mask (surgical mask) or a mask with the FFP2, FFP3 or KN95/N95 standard in shops, public transport, at the doctor's office and in therapeutic facilities, and at religious/confessional gatherings. Children aged 6 to 14 can also wear other, non medical, masks.
- Each person is required to refrain from unnecessary private travel and visits and from day trips.
- When entering Germany/Thuringia from a risk area quarantine is mandatory.
Current Ordinances and Decrees
All regulations, e.g. concerning public or private meetings, events or infection prevention rules and concepts, are laid down by the State of Thuringia and the city of Weimar and are updated regularly.
Currently in effect:
- Thüringer SARS-CoV-2-Sondereindääumgsmaßnahmenverordnung (Thuringian Ordinance on Extraordinary Measures to Contain a Surge in the Spread of SARS-CoV-2, in effect until 15 March 2021, in German)
- Zweite Thüringer SARS-CoV-2-Infektionsschutz-Grundverordnung (Second Thuringian Coronavirus Ordinance, in effect until 15 March 2021, in German)
- Sechste Thüringer Quarantäneverordnung (Sixth Thuringian Quarantine Regulations, in effect until 15 March 2021, in German)
Futher Information:
Coronavirus Information Portal of the State Government (in German)
Information by the TMASGFF (in German)
Information on regulations regarding the coronavrius-pandemic by the City of Weimar
Conduct in case of infection, quarantine or traveling to Germany
What should I do if I have a (possible) coronavirus infection?
If you are experiencing COVID-19 symptoms, have been in contact with an infected person, or you think you might be infected (for example after returning from a risk area) please
- stay at home and avoid contact to other individuals
- contact your respective Public Health Department immediately wherever you are residing. You can reach the hotline of the health department the city of Weimar by phone: +49 (0) 3643 / 762555; Monday to Thursday: 9am – 2pm; Friday: 9am – 1pm. If you require help outside of the hotline's operating hours, please contact the emergeny medical services at 116 117.
Employees of Bauhaus-Universität Weimar please also note the information on conduct in case of symptoms, an infection or as a contact person.
Do I have to report an infection or quarantine to the university?
Employees of the Bauhaus-Universität Weimar please contact immediately
- their supervisor
- the Personnel Department at dezernat.personal[at]uni-weimar.de
- the Service Center for Security Management via Dirk Schmidt (dirk.schmidt[at]uni-weimar.de)
In addition, please inform the university via our contact form for reporting an infection.
We are depending on your help to stop the spread of infection and to help us implement appropriate measures as quickly as possible. Please be honest about any potential infection. Honesty will not be penalized and your personal data will be protected.
Students who tested positive for the coronavirus SARS-CoC-2, please inform the university via this contact form. If you have any additional questions or uncertainties, you can also send an email to gesundheit[at]uni-weimar.de. It is also important that you register prior to attending any classes, either electronically, by Thoska, or in writing. This is necessary for contact tracing in case of infection.
With the report of an infection via the contact form contact tracing begins within the university. Only a few authorised persons have access to the personal information. They are of course subject to the strictest data protection requirements.
What should I do if I am returning from a trip or if I am entering Germany/Thuringia from abroad?
The state of Thuringia has laid down in its Quarantine Regulations the steps to be followed when entering Germany or Thuringia from a risk area. The Robert Koch Institute classifies countries or regions in which there is an increased risk of infection with SARS-CoV-2 as risk areas. The list of current risk areas is updated continuously.
If you are traveling to Weimar from a risk area according to the Robert Koch Institute or have stayed in a risk area at any time within 14 days before entry, the following rules are mandatory:
- Immediately place yourself in quarantine (your flat or other suitable accommodation).
- Immediately contact the Health Department either via telephone (municipal corona hotline) +49 (0)3643 / 76 25 55, Monday to Friday: 9 am – 4 pm; Saturday: 9 am – 2 pm, or via www.einreiseanmeldung.de or the online form for travelers from risk areas (in German). The further procedure regarding the duration of the quarantine or a possible corona test will be clarified there.
For further information on the duration of quarantine and exceptions please refer to the Thuringian Quarantine Regulations and the information for travelers by the City of Weimar.
Additional information:
Further Information
European Centre for Disease Prevention and Control (English)
https://www.ecdc.europa.eu/en/coronavirus
WHO (English)
www.who.int/emergencies/diseases/novel-coronavirus-2019
Robert Koch Institut (German)
https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/nCoV.html
Auswärtiges Amt (German)
https://www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit/chinasicherheit/200466
Handlungsempfehlung Infektionsschutz von der Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung BZgA (German)
https://www.infektionsschutz.de/coronavirus-2019-ncov.html
City of Weimar (German/English/Arabic/Chinese)
https://stadt.weimar.de/aktuell/presse/mitteilung/aktuelle-informationen-zum-coronavirus/
State of Thuringia (German)
https://corona.thueringen.de/ and https://www.tmasgff.de/covid-19/
City of Weimar municipal Corona hotline
phone: +49 (0)3643 / 76 25 55, Monday to Friday: 9am – 4pm; Saturday: 9am – 2 pm. If you require help outside of the hotline's operating hours, please contact the emergeny medical services at 116 117.
Exams and Deadlines
In-Person exams in the 2020/2021 winter semester
The exam period in the 2020/2021 winter semester is set for the university as a whole for 8 February to 5 March 2021. Where it is not possible to carry out exams in digital formats for legal, content-related, or organisational reasons, exams will have to take place in-person. To ensure that exams take place as safely as possible, numerous preparations and solutions were made.
This includes:
- Sufficient space for distancing through the use of additional rooms (Falkenburg sports hall, Asbach sports hall, city centre sports hall and seminar rooms of the Weimarhalle)
- Free FFP2 masks and surgical masks are provided at the exam venues
- Obligation to wear FFP2 masks when entering and leaving the venues
- Obligation to wear medical masks during the exam in the sports centres/Weimarhalle; the wearing of surgical masks during the examination is also recommended in the other venues
- All places in the venues are equipped with cleaning kits
- Signing of a quarantine declaration to help prevent anyone who poses an increased risk of infection from taking part in in-person exams
Please note the guidelines for in-person exams, which contains a summary of the rules of conduct for in-person exams to help ensure that everything runs safely and smoothly.
You can find the location, date and time of the exams as well as the locations of the halls in the exam plans for centrally organised in-person exams (updated 24 February 2021). In addition, please be sure to observe the information provided by your faculty, especially if an examination is divided between several rooms.
Note from 22 February 2021: Due to construction work in the University Library, the scheduled exams in calendar week 8 and 9 (23 February – 5 March 2021) have to be moved to other premises. The changes can be found in the following list: New locations for exams planned in Audimax
Free attempts (Freiversuch)
Free attempts (Freiversuch) are also permitted for winter semester exams. If you have failed an exam, it may be counted as a free attempt (Freiversuch), meaning the exam will not be graded and the attempt will not count against you.
Please note: Free attempts (Freiversuch) cannot be claimed more than once for the same (module) exam. Free attempts (Freiversuch) do not, of course, apply in the very rare cases where exams are failed because of cheating or breaching regulations.
Which options do I have if I can't or don't want to take an exam?
Generally your examination regulations specify whether you have to register for the exams at all and, if so, how. The corresponding deadlines for registering for and deregistering from examinations are also specified in your examination regulations. If you have any questions, your respective examination office can provide you with detailed information.
You should therefore not simply stay away from an exam (for whatever reason). If you do not attend an exam without being excused, this examination will be assessed as failed with a grade of 5.0. The free attempt does not apply in this case!
If you are concerned about taking part in an in-person exam, e.g. for health reasons, it is advised to discuss this with your examinations office as well as with the examiners. In justified individual cases, there may be an alternative examination option.
General regulations for managing the effects of the corona virus pandemic on studying and academic affairs
To allow the teaching and studying in all study programmes at the BauhausUniversität Weimar during the 2020 summer semester and the 2020/21 winter semester while taking into consideration the restrictions on public and university life that have resulted from the coronavirus pandemic, various regulations have been adopted regarding exams and deadlines.
You can read all regulations in detail in the»General regulations for managing the effects of the co-rona virus pandemic on studying and academic affairs«, supplemented by the 1st Amendment of the general regulations from 28 January 2021.
What online exam formats are available?
Various formats have been designed for the digital execution of examinations:
- Oral audiovisual exams and remote/online exams may take place digitally as individual examiniations (e.g. the defence of final papers) or as group examinations (e.g. project presentations, final presentations) for example in »Big Blue Button«. At least one examiner and one assessor or keeper of the minutes are present.
Please note that students must give their consent for online remote exams. - Written online examinations which may take place unsupervised are for instance papers, term papers, essays, designs, drafts, sketches, journals, or portfolios.
Supervised written remote/online examinations may not be done one students’ computers.
Are due dates and deadlines for final examinations and term papers postponed due to the situation?
Deadlines for term papers, seminar papers, projects, or final papers may be extended as deemed appropriate by the responsible examination committee and may deviate from examination regulations if justified. This applies in particular to cases of difficulty accessing scientific literature due to library closures, lab closures, and workshop and workroom closures. The examination committee may also delegate extension decisions to the examiners.
The deadline by which all assignments required by the degree programme according to the respective study and examination regulations must be submitted is extended by the summer semester (6 months).
Studying in the 2020/2021 winter semester
Important Dates
The 2020/2021 winter semester will begin as usual on 1 October 2020 and will end on 31 March 2021.
The winter semester lecture period will take place from 2 November 2020 until 5 February 2021. This will be followed by a two-week examination period. From 21 December 2020 to 3 January 2021 there will be no lectures.
Do the courses take place in person or digitally?
Starting on 16 December 2020, teaching will move to a purely digital format. Essentially no in-person courses may take place at the university during the digital teaching phase, which will continue until the end of the lecture period on 5 February 2021. Each faculty is responsible for making decisions on any exceptions or individual cases where in-person attendance is necessary. Group work is excluded from these exemptions and no exceptions will be made in these cases.
Preparations will continue for in-person exams. At the same time instructors are requested to check whether it is possible to digitally carry out exams.
Is there an obligation to wear a mask at the university?
According to the basic hygiene plan everyone must wear a mask covering the nose and mouth when moving between rooms, i.e. in washrooms, waiting areas, corridors or hallways, foyers, etc. Once you have reached your workspace or seat, you may remove your mask.
How is contact tracing in case of an infection regulated?
You have to register for each course on site, either on paper or electronically with your Thoska. This is necessary to ensure prompt contact tracing in case of any infections arising. Your data will be stored in sealed envelopes or electronically encrypted for four weeks and then erased.
In case of an infection, it is absolutely necessary that you inform us about this via the contact form on our website. Subsequently, we will send you the information on the events you have attended to the Public Health Department. The Public Health Department will decide on any quarantine measures or tests.
If you have any additional questions or uncertainties, you can also send an email to gesundheit[at]uni-weimar.de.
We kindly ask you to check via the BISON portal whether your personal data - such as your residential address in Weimar and availability by phone - are up to date. This is of great importance to ensure contact tracing in the event of an incident.
Semester on leave or part-time semester
If you will not be able to complete your studies, either fully or partially, without issue in the winter semester 2020/2021 due to the pandemic, please make use of existing possibilities such as a semester on leave or part-time semester. The Student Office will happily offer advice on this and can be reached by phone +49 (0)3643 - 58 2323 or e-mail studium[at]uni-weimar.de.
The deadline to apply for a semester on leave or part-time semester for the 2020/2021 winter semester has been extended until 31 March.
Please note:
- During a semester on leave students cannot receive credit points, but they may participate in examination retakes.
- During a part-time semester, students may earn a maximum of 18 credit points. The semester then counts as a half semester.
University library, workshops and services
Which rules apply for the University Library?
Essential services until 1 April 2021:
During this period, only borrowing and returning of media will be possible on site. This service is offered Mondays to Fridays between 9 am and 3 pm. In order to reduce contacts as much as possible, this service is only offered to university members. Due to renovation work, the entrance to the Limona building via Schützengasse is currently being used for access to the library. Further information on the University Library's website.
Is it possible to work in workshops, laboratories and workrooms?
The use of workrooms, workshops and laboratories is regulated by the respective faculties and study programmes. Due to hygiene regulations, fewer places may be available. In some cases, therefore, priority is given to first-semester students and students who are about to graduate. Please contact your faculty for arrangements on how to use them.
Faculty websites on studying during the pandemic:
Architecture and Urbanism
Civil Engineering
Art and Design
Media
Is the use of computer-pools and printing services in SCC possible?
From 16 December 2020 the computer pools in SCC are closed until further notice. Printing and plotting is not possible during this period.
Is the dining hall (Mensa) open?
Information for international students
What rules do I have to observe when entering the country from abroad?
If you are traveling to Weimar from a risk area according to the Robert Koch Institute, the following rules are mandatory:
- Immediately place yourself in quarantine (your flat, WG/flat share or other suitable accommodation).
- Immediately contact the Health Department either via telephone (municipal corona hotline) +49 (0)3643 / 76 25 55, Monday to Friday: 9 am – 4 pm; Saturday: 9 am – 2 pm or online via www.einreiseanmeldung.de or this online form for travelers from risk areas (in German). Then the further procedure will be clarified.
For further information on the duration of quarantine and exceptions please refer to the Thuringian Quarantine Regulations (in German) and the information for travelers by the City of Weimar.
Additional information:
FAQ on traveling to Germany by the Federal Ministry of Health
Financing
How can I receive financial support?
If you have found yourself in financial difficulty due to the conoavirus pandemic, there are various support services you can take advantage of:
Interest-Free short time loan through Studierendenwerk Thüringen
You can apply for an interest-free social loan of up to 800 euros through Studierendenwerk Thüringen. Thuringian universities – including the Bauhaus-Universität Weimar – are offering the student community a wide range of services and support. Half of the loan amount is taken over by the State of Thuringia in order to relieve the students financially. This means that out of a maximum of 800 euros in loans, a maximum of 400 euros will have to be repaid.
Detailed criteria can be found at https://www.stw-thueringen.de/english/social/financial-hardship-loans/index.html.
Interim financial aid funded by the Federal Ministry of Education and Research (BMBF)
Interim financial aid provided by the Federal Ministry of Education and Research (BMBF) is intended to help those students who can prove that they are faced with financial hardship caused by the pandemic, who need immediate help and are unable to overcome their pandemic-related hardship by making use of other support. Interim financial aid can be applied for by German and foreign students who are enrolled at a public or state-recognised higher education institution in Germany.
Depending on the proven need, between 100 euros and 500 euros can be paid out as a non-repayable grant. The application may be submitted separately for these months: November 2020, December 2020, January 2021, February 2021 and March 2021.
Online Application: www.überbrückungshilfe-studierende.de
Interest-free KfW Student Loan
To support German and international students during the Coronavirus crisis, the KfW Student Loan is offered as an interest-free loan until the end of 2021. The student loan of up to 650 euros per month can be applied for regardless of your own income or that of your parents.
For details on how to apply for the interest-free KfW Student Loan and the conditions, please visit the KfW Bank website (German).
You can find all further information in the FAQs on the German National Association for Student Affairs website.
BAföG
In the 2020/2021 winter semester, the Studierendenwerk Thüringen has raised some of its requirement rates and allowances again. Students can thus receive more financial support for their studies than before.
In addition, the application process has been made easier with new forms and the possibility of submitting the application online at www.bafoeg-thueringen.de. In this way, students who have not applied for BAföG in the past due to the high bureaucratic effort involved should also be able to benefit from it.
Information on BAföG on the website of the Studierendenwerk Thüringen (in German).
Contact Information
Who can I contact for special questions and concerns?
- For questions about general study-related matters:
Office of Student and Academic Affairs, via e-mail studium[at]uni-weimar.de, or via phone +49 (0) 36 43/58 23 23 (Hotline monday – friday 9am – 2pm Uhr). - For international students degree-seeking and already enrolled:
Simone Schwark, via e-mail simone.schwark[at]uni-weimar.de, or via phone +49 (0) 36 43/58 23 63 - For international students degree-seeking and not yet enrolled:
Kristiina Oelsner, via e-mail kristiina.oelsner[at]uni-weimar.de, or via phone +49 (0) 36 43/58 23 63 - For exchange students incoming (und outgoing):
Evelyn Beyer, via e-mail an evelyn-beyer[at]uni-weimar.de, or via phone +49 (0) 36 43/58 23 62 - For help in difficult life situations, please contact the Psychosocial Counseling Office of the Studierendenwerk Thüringen, by e-mail to psb-weimar[at]stw-thueringen.de, by phone at 03643 / 58 16 81
For all other matters please contact the faculties. You can find the different contact persons here:
Umgang mit Infektionsfällen, Kontaktpersonen und Quarantäne
Wie verhalte ich mich bei einer Infektion mit dem Coronavirus?
Wenn Sie positiv auf das Coronavirus SARS-CoV-2 getestet wurden, begeben Sie sich unverzüglich in häusliche Quarantäne, informieren – falls noch nicht geschehen – das zuständige Gesundheitsamt und befolgen dessen Anordnungen.
Die (deutschsprachige) Hotline der Stadt Weimar erreichen sie unter: Tel: +49 (0)3643 / 76 25 55; Montag bis Freitag: 9 – 16 Uhr; Samstag: 9 – 14 Uhr. Außerhalb der Sprechzeiten wenden Sie sich bitte an den kassenärztlichen Notdienst unter 116 117.
Informieren Sie außerdem unverzüglich
- ihre/ihren Vorgesetzten
- das Dezernat Personal unter dezernat.personal[at]uni-weimar.de
- das Servicezentrum Sicherheitsmanagement über Dirk Schmidt (dirk.schmidt[at]uni-weimar.de).
Melden Sie sich zusätzlich über unser Formular zur Meldung einer Infektion.
Sobald Sie vom örtlichen Gesundheitsamt eine Quarantäneanordnung erhalten, leiten Sie diese in Kopie per E-Mail mit dem Betreff »Quarantäne_Nachname_Vorname« an Ihre/n Vorgesetzte/n und das Dezernat Personal (dezernat.personal[at]uni-weimar.de) weiter.
Leiten Sie später auch den Aufhebungsbescheid in Kopie per E-Mail mit dem Betreff »Quarantäne_Nachname_Vorname« an Ihre/n Vorgesetzte/n und das Dezernat Personal (dezernat.personal[at]uni-weimar.de).
Um eine weitere Ausbreitung der Infektion einzudämmen und entsprechende Schutzmaßnahmen schnell einleiten zu können, ist die Bauhaus-Universität Weimar auf ihre vertrauensvolle Mithilfe angewiesen. Bitte gehen Sie offen mit einer etwaigen Infektion um. Aus der Offenheit werden Ihnen keine Nachteile erwachsen und Ihre Daten werden vertrauensvoll behandelt.
Wie verhalte ich mich, wenn ich Kontakt zu einer infizierten Person hatte?
Wenn Sie Kontakt zu einer nachweislich positiv auf das Coronavirus SARS-CoV-2 getesteten Person hatten, melden Sie dies unverzüglich dem für Sie (Ihren Wohnort) zuständigen Gesundheitsamt und begeben sich in häusliche Quarantäne bis zu einer Entscheidung des Gesundheitsamts über das weitere Vorgehen bezüglich Test, Quarantäne etc.
Die (deutschsprachige) Hotline der Stadt Weimar erreichen sie unter: Tel: +49 (0)3643 / 76 25 55; Montag bis Freitag: 9 – 16 Uhr; Samstag: 9 – 14 Uhr. Außerhalb der Sprechzeiten wenden Sie sich bitte an den kassenärztlichen Notdienst unter 116 117.
Informieren Sie außerdem unverzüglich
- ihre/ihren Vorgesetzten
- das Dezernat Personal unter dezernat.personal[at]uni-weimar.de
- das Servicezentrum Sicherheitsmanagement über Dirk Schmidt (dirk.schmidt[at]uni-weimar.de).
Wenn Sie vom örtlichen Gesundheitsamt eine Quarantäneanordnung erhalten, leiten Sie diese in Kopie per E-Mail mit dem Betreff »Quarantäne_Nachname_Vorname« an Ihre/n Vorgesetzte/n und das Dezernat Personal (dezernat.personal[at]uni-weimar.de) weiter und befolgen Sie die Anordnungen des Gesundheitsamtes.
Leiten Sie später auch den Aufhebungsbescheid (falls Sie einen solchen von Ihrem Gesundheitsamt erhalten) in Kopie per E-Mail mit dem Betreff »Quarantäne_Nachname_Vorname« an Ihre/n Vorgesetzte/n und das Dezernat Personal (dezernat.personal[at]uni-weimar.de) weiter.
Wenn Sie Kontakt zu einer positiv auf Coronavirus SARS-CoV-2 getesteten Person hatten und Symptome wie:
- erhöhte Körpertemperatur (über 37,5°C),
- Atemprobleme/Kurzatmigkeit,
- trockenen Husten,
- akuten Verlust von Geruchs- und Geschmackssinn,
- erhebliche Hals- und Gliederschmerzen,
- Schnupfen,
- Lungenschmerzen,
melden Sie sich bitte bei Ihrem Hausarzt oder unter der Rufnummer 116 117.
Bitte beachten Sie:
- Als Kontaktperson gelten Sie dann, wenn Sie direkten Kontakt zu einer nachweislich positiv auf das Coronavirus SARS-CoV-2 getesteten Person hatten. Das Risiko einer Ansteckung / Infektion ist insbesondere dann gegeben, wenn der Kontakt mehr als 15 Minuten face-to-face und im Nahfeld (≤1,5 m Abstand) stattgefunden hat.
- Wenn Sie hingegen »lediglich« Kontakt zu einer Kontaktperson hatten oder haben, sind Sie Kontaktperson 2. Grades, was keine Quarantänepflicht mit sich bringt. Auch Familienmitglieder der positiv getesteten Person bzw. gemeinsam mit dieser im Haushalt lebende Personen fallen nicht automatisch unter die Quarantäne. Bitte informieren Sie trotzdem Ihren/Ihre Vorgesetzte/n und besprechen Sie das weitere Vorgehen.
Wie verhalte ich mich bei Symptomen einer COVID-19-Erkrankung?
Wenn Sie eines oder mehrere der coronatypischen Krankheitssymptome wie
- Husten,
- erhöhte Temperatur oder Fieber,
- Kurzatmigkeit,
- Verlust des Geruchs-/Geschmackssinns,
- Schnupfen,
- Halsschmerzen,
- Kopf- und Gliederschmerzen,
- allgemeine Schwäche
haben, informieren Sie bitte ihre/ihren Vorgesetzten, bleiben zuhause und gehen anhand der nachfolgenden Orientierungshilfe des RKI vor. Wenn Sie trotz der Symptome arbeitsfähig sind, dann arbeiten Sie in Absprache mit Ihrem/Ihrer Vorgesetzten, soweit möglich aus dem Home-Office. Die Arbeitszeit ist zu dokumentieren und wird entsprechend angerechnet.
Vergütung während der Quarantäne
Beschäftigte, die vom Gesundheitsamt unter Quarantäne gestellt werden, aber nicht krank sind und ihrer Arbeit aus dem Homeoffice nachkommen, bekommen Ihr Entgelt regulär fortbezahlt.
Beschäftigte, die vom Gesundheitsamt unter Quarantäne gestellt werden, aber nicht krank sind und keine Möglichkeit haben, ihrer Arbeit aus dem Homeoffice nachzukommen, erhalten für sechs Wochen von ihrem Arbeitgeber gemäß § 56 Infektionsschutzgesetz eine Verdienstausfallentschädigung auf Netto-Arbeitsentgeltbasis. Der Arbeitgeber kann die Erstattung der hierfür aufgewendeten Kosten beim Gesundheitsamt beantragen. Beschäftigte, die nicht vom Gesundheitsamt unter Quarantäne gestellt werden, sondern aufgrund universitärer Weisung den Campus nicht betreten dürfen, erhalten ihre volle Vergütung, es sei denn, sie haben den Quarantänefall selbst verschuldet, indem sie trotz Warnung des Robert Koch-Instituts (RKI) in ein vom RKI definiertes Risikogebiet gereist sind. Um eine unbezahlte Freistellung zu vermeiden, müssen die Beschäftigten in diesem Fall Urlaubs- oder Gleittage nehmen.
Arbeiten in Präsenz
Welche Regeln gelten für die Arbeit in Präsenz am universitären Arbeitsplatz?
Regelung für den Zeitraum ab 16. Dezember 2020:
Ab 16. Dezember 2020 bis auf Weiteres gilt für alle Beschäftigten der Bauhaus-Universität Weimar, dass Arbeit in Präsenz nur möglich ist, wenn es die Arbeitsorganisation nicht anders zulässt. Die Entscheidung hierüber obliegt den jeweiligen Vorgesetzten. Die Einhaltung des Rahmenhygieneplans ist zwingend erforderlich. Mehrfachbelegungen von Büroräumen sind unbedingt zu vermeiden.
Was ist bei Präsenzterminen zu beachten?
Grundsätzlich sind Präsenztermine wegen des angestrebten Schutzes aller Beteiligten auf ein erforderliches Mindestmaß zu beschränken. Sie können durchgeführt werden, wenn ausreichend Platz (d.h. mind. 1,5m Abstand zwischen allen teilnehmenden Personen) und gute Lüftungsmöglichkeiten gegeben sind. In Besprechungsräumen sollte alle 20 Minuten eine 3- bis 5- minütige Stoß- bzw. Querlüftung stattfinden. Wenn die Zahl der beteiligten Personen die Raumgröße bei Einhaltung der Abstandsregel übersteigt, können auch kombinierte digital/analoge Formate ratsam sein. Dies gilt besonders dann, wenn Personen mit erhöhtem Risiko für eine Erkrankung an COVID-19 teilnehmen sollen.
Da nach derzeitigem Forschungsstand der Zeitfaktor auch eine relevante Rolle zu spielen scheint, sind die Präsenzbesprechungen adäquat kurz zu gestalten oder aufzuteilen. Das Tragen eines eigenen Mund-Nasenschutzes kann ein solidarisches Zeichen sein. Auch das Führen von Protokollen ist solidarisch für diejenigen, die nicht vor Ort sein können. Falls Personen teilnehmen, die mit den Hygiene- und Schutzvereinbarungen an der Bauhaus-Universität Weimar noch nicht vertraut sind, sind diese Regeln mündlich oder schriftlich von den Besprechungsleitenden vor Beginn der Besprechung zu erläutern.
Contact Tracing
In the event of a coronavirus infection, prompt contact tracing at the Bauhaus-Universität Weimar will help support the public health department in interrupting chains of infection. This will in turn support the university’s continued operation with as few restrictions as possible.
We recommend that all employees keep a record of any professional contact lasting longer than 15 minutes (direct contact).
Additionally, we ask that you collect contact details at any meetings, workshops, etc. that last longer than 15 minutes and have more than four people in a room. Attendance lists should include contact information for all participants, the location and duration of the meeting and, if possible, a seating plan.
Attendance lists will be kept by the individual responsible for the meeting and will be destroyed after a 30-day period.
If necessary, »Clearingstelle« staff from the Service Centre for Security Management will contact any affected groups to request the records and submit them to the responsible health authority.
Regelungen für bestimmte Personengruppen
Welche Regelungen gelten für Beschäftigte mit erhöhtem Risiko?
Beschäftigte, die nachweislich eines erhöhten Infektionsschutzes bedürfen sind nach wie vor von der grundsätzlich geltenden Präsenzpflicht ausgenommen. Wenn Sie zu dieser Beschäftigtengruppe gehören, besteht für Sie auch weiterhin die Möglichkeit, mobil / im Home-Office zu arbeiten. Wir gehen grundsätzlich davon aus, dass Sie Ihrer Arbeit auch im Home-Office im Umfang Ihrer Soll-Arbeitszeit nachkommen. Die Arbeitszeit ist zu dokumentieren und wird entsprechend angerechnet. Bitte besprechen sie die Details mit ihrem/r Vorgesetzten.
Welche Regelungen gelten für Beschäftigte, die Kinder oder nahe Angehörige betreuen müssen?
Arbeit im Homeoffice:
Für Beschäftigte, die aufgrund fehlender bzw. eingeschränkter Betreuungsmöglichkeiten in den entsprechenden Einrichtungen
- Kinder unter zwölf Jahren;
- Kinder mit Behinderung, die auf Hilfe angewiesen sind, oder
- pflegebedürftige Angehörige
betreuen müssen, gilt weiterhin, dass Homeoffice auch in Verbindung mit notwendigen Betreuungsaufgaben für Kinder oder pflegebedürftige Angehörige möglich ist und bestmöglich unterstützt werden soll. Dabei gehen wir davon aus, dass Sie Ihren dienstlichen Tätigkeiten Ihrer jeweiligen Situation entsprechend im größtmöglichen Umfang nachkommen. Unter dieser Prämisse wird die individuelle Soll-Arbeitszeit angerechnet und das Entgelt wie gehabt fortgezahlt.
Die Abstimmungen zum Homeoffice sind direkt mit den Vorgesetzten vorzunehmen.
Wenn die Arbeit im Homeoffice nicht möglich ist:
Sofern eine Vereinbarkeit von Homeoffice und notwendigen Betreuungsaufgaben trotzdem nicht gegeben ist, wenden Sie sich bitte an Ihren/Ihre Vorgesetzte. Diese/r wird gemeinsam mit dem Dezernat Personal nach einer passenden Lösung suchen.
Grundsätzlich bestehen folgende Möglichkeiten:
- Inanspruchnahme der tariflich abgesicherten bezahlten Freistellung von maximal drei Arbeitstagen.
- Abbau von bestehenden Gleitzeitguthaben bzw. Vorjahresurlaub
- Arbeitszeitausgleich im Umfang von bis zu 20 Arbeitstagen kann im Voraus gewährt werden (»Minusstunden«).
- Freistellung mit Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz:
- Mit dem Gesetz zum Schutz der Bevölkerung bei einer epidemischen Lage von nationaler Tragweite wurden neue Regelungen für Entschädigungen bei Verdienstausfall wegen fehlender Kinderbetreuungsmöglichkeiten (§ 56 Abs. 1a Infektionsschutzgesetz) beschlossen. Die neue gesetzliche Regelung eröffnet die Möglichkeit einer Freistellung, die – unter bestimmten Voraussetzungen und nach Ausschöpfung der anderen Freistellungsmöglichkeiten unter Fortzahlung des Entgelts – mit einer Entschädigungszahlung für einen Zeitraum von bis zu zehn Wochen pro Elternteil, bei Alleinerziehenden bis zu 20 Wochen, einhergeht. Das Gesetz findet auch dann Anwendung, wenn eine Freistellung zur Betreuung eines unter Quarantäne gestellten Kindes erforderlich ist.
- Kinderkrankengeld: Im Beschluss der Bundeskanzlerin und der Regierungs-Chefs der Länder vom 5. Januar 2021 wurde vereinbart, dass der Anspruch auf Kinderkrankengeld für das Jahr 2021 wegen der Corona-Pandemie ausgeweitet werden soll:
- zehn zusätzliche Tage pro Elternteil
- Anspruch auch bei einer coronabedingten Schließung der Kita oder Schule, auch ohne Erkrankung des Kindes
Wie das »neue« Krankengeld aufgrund geschlossener Schulen oder Kitas beantragt wird, ist bislang nicht geklärt. Sobald klar ist, wie der Anspruch geltend gemacht werden kann, werden wir die Information hier bereitstellen.
Kinderkrankengeld
Das neue Kinderkrankengeld, das am 18. Januar 2021 vom Bundesrat beschlossen wurde, tritt mit Wirkung zum 5. Januar 2021 in Kraft.
Eltern können das Kinderkrankengeld direkt bei Ihrer Krankenkasse beantragen. Die Krankenkassen haben dafür Formulare auf ihren Webseiten zur Verfügung gestellt.
Wenn Sie Kinderkrankengeld bei Ihrer Krankenkasse beantragt haben, dann informieren Sie bitte unbedingt auch das Dezernat Personal darüber. Schreiben Sie dazu bitte eine E-Mail an Luisa Wachtelborn (luisa.wachtelborn[at]uni-weimar.de), aus der eindeutig hervorgeht, für welches Kind Sie von wann bis wann Kinderkrankengeld beantragt haben.
Nähere Informationen zum Kinderkrankengeld finden Sie u.a. hier:
Fragen und Antworten zu Kinderkrankentagen und Kinderkrankengeld – Bundesgesundheitsministerium
Notbetreuung in Kitas und Schulen / Arbeitgeberbescheinigung
Für Kinder bis einschließlich der Klassenstufe 6 wird in Kitas und Schulen eine Notbetreuung angeboten. Voraussetzung dafür ist, dass deren Personensorgeberechtigte
- aufgrund dienstlicher oder betrieblicher Gründe, die eine Erledigung dieser Tätigkeit im Homeoffice unmöglich machen, an einer Betreuung des Kindes gehindert sind
und - zum zwingend für den Betrieb benötigten Personal in der Pandemieabwehr bzw. -bewältigung oder in Bereichen von erheblichem öffentlichen Interesse (insbesondere Gesundheitsversorgung und Pflege, Bildung und Erziehung, Sicherstellung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung bzw. der öffentlichen Verwaltung, Sicherstellung der öffentlichen Infrastruktur und Versorgungssicherheit, Informationstechnik und Telekommunikation, Medien, Transport und Verkehr, Banken und Finanzwesen, Ernährung und Waren des täglichen Bedarfs) gehören.
Als Nachweis wird eine Bescheinigung des Arbeitgebers gefordert.
Wenn Sie die Notbetreuung in Anspruch nehmen müssen, senden Sie die vorausgefüllte Bescheinigung über Ihre/n Vorgesetzten bitte per E-Mail an das für Sie zuständige Dekanat bzw. im Gewährleistungsbereich an das Dezernat Personal (dezernat.personal[at]uni-weimar.de mit dem Betreff Notbetreuung_Nachname_Vorname). Die o.a. Voraussetzungen zur Inanspruchnahme der Notbetreuung sind von der/dem jeweiligen Vorgesetzten zu prüfen und ggf. zu bestätigen. Die Bestätigung ist von der/dem Vorgesetzten im Mail an das Dekanat bzw. das Dezernat Personal mit einer formlosen, kurzen Begründung zu untersetzen, aus der hervorgeht, inwiefern die Tätigkeiten zwingend für den Betrieb der Universität erforderlich sind und weshalb diese Tätigkeiten nicht aus dem Homeoffice ausgeübt werden können.
Für Beschäftigte der Fakultäten werden die Bescheinigungen von den zuständigen Dekanaten ausgestellt/unterzeichnet, die im Anschluss eine Kopie der Bescheinigung zur Dokumentation per E-Mail an das Dezernat Personal (dezernat.personal[at]uni-weimar.de mit dem Betreff Notbetreuung_Nachname_Vorname) senden.
Im Gewährleistungsbereich wird die Bescheinigung vom Dezernat Personal ausgestellt/unterzeichnet.
Bitte beachten Sie, dass die Notbetreuung im Sinne einer landesweit wirkungsvollen Pandemiebekämpfung nur dann in Anspruch genommen werden soll, wenn keine andere Möglichkeit besteht. Wägen Sie deshalb bitte gemeinsam mit Ihrem/Ihrer Vorgesetzten sorgsam ab, ob die entsprechenden Aufgaben zum aktuellen Zeitpunkt zwingend notwendig sind oder ob nicht eine andere Lösung gefunden werden kann.
Infektionsschutz
Rahmenhygieneplan
Der aktuelle Rahmenhygieneplan ist die Grundlage für alle Infektionsschutzmaßnahmen an der Bauhaus-Universität Weimar. Er enthält alle geltenden Hygienemaßnahmen (Schutz vor Ansteckung, Händewaschen, Mund-Nasen-Bedeckung, Lüften, Abstand etc.) und Vorschriften zum Verhalten bei Symptomen, zur Hygiene am Arbeitsplatz und zu der Aufstellung von Infektionsschutzkonzepten.
Hinweise zum pandemiegerechten Verhalten in Gebäuden und auf dem Campus
Für die erfolgreiche Durchführung der Präsenzlehre und-arbeit im Wintersemester 2020/2021 wurde eine Handreichung mit den wichtigsten Verhaltensregeln erstellt. Diese wird an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Lehrenden und Studierenden ausgeteilt und liegt in den verschiedenen Gebäuden zur Mitnahme aus und hängt als A3 Plakat in den Gebäuden und Lehrräumen aus.
Download als PDF (Deutsch/Englisch): Pandemiegerechtes Verhalten in Gebäuden und auf dem Campus
Infektionsschutzkonzepte
Können im konkreten Nutzungsfall einzelne Anforderungen aus dem Rahmenhygieneplan nicht eingehalten werden, so sind in einem Infektionsschutzkonzept vom Raumverantwortlichen/ Veranstalterin/Veranstalter die Abweichungen schriftlich darzustellen und zu begründen sowie für diese Abweichungen Kompensationsmaßnahmen (Ausgleichs- und Ersatzmaßnahmen) für die Gewährleistung des Hygieneschutzes anzugeben (siehe auch dazu den Rahmenhygieneplan der Bauhaus-Universität Weimar »Allgemeines« bzw. »Aufstellung von Infektionsschutzkonzepten«). Das so erstellte Infektionsschutzkonzept ist dem Servicezentrum Sicherheitsmanagement zuzusenden. Das Servicezentrum Sicherheitsmanagement wird im Prüfungsverfahren den Personalrat (Mitbestimmung) einbeziehen. Nach erfolgter Prüfung vom Servicezentrum Sicherheitsmanagement und vom Personalrat wird das Infektionsschutzkonzept im Präsidium behandelt. Die daraus resultierende Entscheidung wird vom Präsidium dem Verfasser des Infektionsschutzkonzeptes bekanntgegeben.
Homeoffice
Welche Regelung gilt für die Arbeit im Homeoffice?
Regelung für den Zeitraum ab 16. Dezember 2020:
Ab 16. Dezember 2020 bis auf weiteres gilt für alle Beschäftigten der Bauhaus-Universität Weimar, dass die Arbeit wo immer möglich ins Homeoffice (mobiles Arbeiten) zu verlagern ist. Arbeit in Präsenz ist nur möglich, wenn es die Arbeitsorganisation nicht anders zulässt und nur unter Einhaltung des Rahmenhygieneplans. Die Entscheidung hierüber obliegt den jeweiligen Vorgesetzten. Wenn keine Betreuungspflichten bestehen, ist die Arbeitszeit im Homeoffice zu dokumentieren, diese wird entsprechend angerechnet. Wenn Betreuungspflichten bestehen, gehen wir davon aus, dass Sie Ihren dienstlichen Tätigkeiten Ihrer jeweiligen Situation entsprechend im größtmöglichen Umfang nachkommen. Unter dieser Prämisse wird die individuelle Soll-Arbeitszeit angerechnet. Die Verabredung zur Arbeit im Homeoffice ist direkt zwischen der/dem Vorgesetzten und dem/der Beschäftigten zu treffen und schriftlich (ggf. per E-Mail) zu dokumentieren.
Für die Arbeit im Homeoffice gilt:
- Alle Beschäftigten im Homeoffice müssen während der regulären Dienstzeiten grundsätzlich erreichbar sein und sollen sich für einen möglichen Abruf durch die vorgesetzte Person bereithalten. Persönliche Angaben zur Erreichbarkeit müssen zur Verfügung gestellt werden und private IT-Technik ist gegebenenfalls zu nutzen. Beachten Sie bitte auch unsere »Hilfestellungen für IT-Fragen im Homeoffice«.
- Datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen sind zu beachten. In unseren Hilfestellungen für IT-Fragen im Homeoffice finden Sie Hinweise zum sicheren Arbeiten im HomeOffice, u.a. zum Umgang mit Daten.
- Bei Krankheit sind die/der Vorgesetzte und auch das Dezernat Personal zu unterrichten. Bitte senden Sie, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch per Scan als Anhang in einer E-Mail mit dem Betreff „AU_Nachname_Vorname“ an die Personalstelle (dezernat.personal[at]uni-weimar.de).
Die Arbeit ist weder im Homeoffice, noch in Präsenz möglich:
Wenn sich die Tätigkeiten nicht für eine Arbeit im Homeoffice eignen und eine Arbeit in Präsenz nicht unter Einhaltung des Rahmenhygieneplans möglich ist, soll in Abstimmung mit dem Dezernat Personal wie folgt verfahren werden:
- Inanspruchnahme der tariflich abgesicherten bezahlten Freistellung von maximal drei Arbeitstagen.
- Danach sind in erster Linie bestehende Gleitzeitguthaben bzw. Vorjahresurlaub abzubauen. Arbeitszeitausgleich im Umfang von bis zu 20 Arbeitstagen kann im Voraus gewährt werden (»Minusstunden«).
- Sind diese Möglichkeiten ausgeschöpft, wird der/die Beschäftigte unter Fortzahlung der Bezüge freigestellt.
Für spezielle Regelungen bei Betreuungspflichten siehe hier.
Welche Tipps und Empfehlungen gibt es zum Arbeiten im Homeoffice?
Arbeiten im Home-Office, insbesondere in Zeiten von Corona, stellt viele von uns vor eine Reihe neuer Herausforderungen. Das Servicezentrum Sicherheitsmanagement, das Universitätssportzentrum und das Dezernat Personal/Personalentwicklung, haben auf den Seiten der Personalentwicklung ein paar Tipps und Empfehlungen zu nachfolgenden Themen für Sie zusammengestellt, die Sie in Ihrem Alltag im Home-Office unterstützen sollen:
Was ist bei der digitalen Kommunikation bzw. beim Arbeiten im Homeoffice datenschutz- und sicherheitstechnisch zu beachten?
Die aktuelle Situation erfordert nach wie vor die verstärkte Kommunikation über digitale Medien. Dabei müssen die Sicherheit und der Datenschutz gewährleistet werden. Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten müssen unbedingt gewahrt werden. Orientieren Sie sich an den Allgemeinen Hinweisen zum sicheren Arbeiten von Zuhause und den Hilfestellungen zu IT-Fragen im Homeoffice.
Beim Versenden von Arbeitsverträgen und anderen personenbezogenen Daten als Anhang zu einer E-Mail ist zur Gewährung des Datenschutzes unbedingt zu beachten, dass entweder nur dienstliche E-Mail-Adressen sowohl beim Versender als auch beim Empfänger verwendet werden, oder wenn dies nicht möglich ist, die Verträge o.ä. als verschlüsseltes, Kennwort geschütztes PDF-Dokument verschickt und das sichere Passwort in einer separaten E-Mail oder auf anderem Kommunikationsweg bekannt gegeben wird. Werden Daten mit besonders hohem Schutzbedarf gesendet, muss das entsprechende Dokument immer – auch bei Verwendung von nur dienstlichen E-Mail-Adressen – verschlüsselt sein.
Steuerliche Homeoffice-Pauschale infolge der Corona-Pandemie
Nach der sog. Homeoffice-Pauschale des vom Bundestag und Bundesrat beschlossenen Jahressteuergesetzes vom Dezember 2020 können Steuerpflichtige eine Steuerpauschale von 5 Euro pro Tag, an dem sie ausschließlich in der häuslichen Wohnung gearbeitet haben, geltend machen. Allerdings gilt dies nur für bis zu 120 Tage im Jahr, also sind bis zu 600 Euro absetzbar. Die Pauschale soll für die Jahre 2020 und 2021 gewährt werden. Sie kommt dann zur Anwendung, wenn kein echtes häusliches Arbeitszimmer, das ohnehin steuerlich absetzbar ist, vorliegt.
Die Homeoffice-Pauschale zählt zu den Werbungskosten (Ausgaben, die im Zusammenhang mit dem Beruf entstehen). Wichtig ist zu wissen, dass ohnehin eine Werbungskostenpauschale von 1.000 Euro pauschal durch das Finanzamt bei der Berechnung der Steuerlast angerechnet wird. Die Homeoffice-Pauschale wird in diese 1.000 Euro mit einbezogen und nicht zusätzlich gewährt. Es profitieren somit nur Steuerpflichtige, deren Werbungskosten (inkl. der Homeoffice-Pauschale) den Betrag von 1.000 Euro überschreiten und die nicht ohnehin bereits über ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer verfügen.
Es wird empfohlen, sich eine Bestätigung vom Arbeitgeber ausstellen zu lassen, sobald Sie nach der Abgabe der Steuererklärung zum Nachweis des angeordneten Homeoffice aufgefordert werden. Regelmäßig haben Sie einen Monat Zeit, den Nachweis beim Finanzamt vorzulegen. Bitte wenden Sie sich dafür rechtzeitig an Ihre/n Vorgesetzte/n, die oder der die Arbeit im Homeoffice angeordnet hat. Eine Kopie des erstellten Nachweises ist dem Dezernat Personal zur Aufnahme in die Personalakte zuzusenden. Bitte verwenden Sie dieses Musterschreiben für den Nachweis.
Dienstreisen und Exkursionen
Welche Vorschriften gelten für Dienstreisen?
Bitte prüfen Sie zunächst, ob eine Dienstreise durch eine Video- oder Telefonkonferenz etc. ersetzt werden kann; solche Alternativen sind grundsätzlich vorzuziehen.
Eine Dienstreise – sowohl Inlands- als auch Auslandsdienstreise – kann genehmigt und durchgeführt werden, sofern diese
- notwendig und unaufschiebbar ist und
- das Reiseziel nicht in einer Region oder einem Land liegt, für das eine Reisewarnung des Auswärtigen Amtes besteht oder das auf der Liste der Risikogebiete des Robert-Koch-Instituts (RKI) geführt wird.
Sollte zwischen Genehmigung der Dienstreise und dem Tag des Reiseantritts eine Reisewarnung des Auswärtigen Amtes für das Zielgebiet hinzukommen oder der Zielort durch das Robert Koch-Institut neu als Risikogebiet ausgewiesen werden, wird eine vorliegende Genehmigung hinfällig. Bereits entstandene und nicht erstattungsfähige Kosten müssen aus dem Budget des jeweiligen Bereichs getragen werden.
Falls Sie unter diesen Voraussetzungen eine Dienstreise planen:
- Begründen Sie in Ihrem Dienstreiseantrag unter Nr. 4. / Reisezweck (ggf. als Anlage), warum die Reise notwendig ist und keine Möglichkeit besteht, das Dienstgeschäft mit technischen Alternativen wahrzunehmen. Diese Begründung ist Voraussetzung für die Genehmigung der Dienstreise. Bei Dienstreisen ins Ausland ist die oder der Fachvorgesetzte zusätzlich gehalten, ihr oder sein Votum zur Notwendigkeit der Reise beizufügen. Auslandsdienstreisen des wissenschaftlichen Personals werden vom Präsidenten und des nichtwissenschaftlichen Personals vom Kanzler genehmigt.
- Nehmen Sie vor der Genehmigung Ihres Dienstreiseantrags keinerlei Buchungen oder Reservierungen vor, durch die Kosten verursacht werden, da diese im Falle der Ablehnung des Dienstreiseantrags nicht erstattungsfähig sind.
- Achten Sie bei der Buchung bitte auf die Stornierbarkeit (Reisekosten, Teilnahmegebühren, etc.). Falls eine Stornierung nicht möglich ist, sind kurzfristige Buchungen zu bevorzugen.
- Achten Sie auch während der Reise auf die Einhaltung der allgemeinen Abstands- und Hygieneregeln sowie auf die in der besuchten Einrichtung geltenden Regeln.
- Informieren Sie sich vor Antritt der Reise über die aktuelle Lage im Reisegebiet und die Folgen der Reise bei Ihrer Rückkehr nach Thüringen bzw. Weimar (evtl. Quarantäne- und andere Verpflichtungen gemäß den geltenden Verordnungen des Landes und Allgemeinverfügungen der Stadt Weimar). Zu den aktuellen Reise- und Sicherheitshinweisen informiert das Auswärtige Amt. Auch das Robert-Koch-Institut führt in einer täglich aktualisierten Liste Staaten auf, in denen ein erhöhtes Risiko für eine Infektion mit SARS-CoV-2 besteht. Für Einreisende aus diesen Staaten kann gemäß den jeweiligen Quarantäneverordnungen der zuständigen Bundesländer eine Pflicht zur häuslichen Isolation bestehen. Bitte Informieren Sie sich über die Webseite des Freistaat Thüringen, ob eine Quarantäne-Regelung für Thüringen und/oder Weimar nach der Rückreise besteht.
Informationen zur Anerkennung molekularbiologischer Tests auf SARS-CoV-2 bei Einreise aus einem Risikogebiet nach Deutschland zur Vermeidung der Quarantäne finden Sie ebenfalls auf den Seiten des RKI.
Wenn Sie aus einem ausgewiesenen Risikogebiet zurückkehren, bzw. aus einem Land, für das eine pandemie-bedingte Reisewarnung besteht, müssen Sie sich nach der Rückkehr über die geltenden Quarantänebestimmungen informieren. Sie sind angewiesen, die Universität 14 Tage lang nach Ihrer Rückkehr nicht zu betreten. In dieser Zeit sind Ihre Dienstpflichten im Home-Office vollumfänglich zu erfüllen oder es ist – sollte das nicht möglich sein –gemeinsam mit dem/der Vorgesetzten und ggf. dem Dezernat Personal ein Weg zum Ausgleich (u.a. Abbau von Mehrstunden, Urlaub,…) zu finden. Unter Umständen kommt auch eine Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz in Betracht. Vorgesetzte sind wegen der besonderen Ansteckungsgefahr befugt, Beschäftigte zu befragen, ob und ggf. wann sie sich im Ausland aufgehalten haben.
Die Durchführung von Exkursionen wird für das Sommersemester 2020 weiterhin nicht genehmigt. Für das Wintersemester 2020/21 wird angestrebt, Exkursionen wieder möglich zu machen.
Können Exkursionen durchgeführt werden?
Exkursionen gelten für Beschäftigte als Dienstreise und sind dementsprechend nach den gleichen Maßstäben zu behandeln.
Somit kann eine Exkursion grundsätzlich nur stattfinden,
- wenn sie notwendig ist,
- wenn das Ziel der Reise nicht in einem vom RKI ausgewiesenen Risikogebiet liegt und
- wenn es sich nicht um eine curriculare Pflichtveranstaltung handelt.
Für Exkursionen innerhalb Deutschlands gilt:
- Die Exkursion muss als solche deutlich erkennbar bei der zuständigen Fakultätsleitung beantragt werden, inklusive Details wie der zu erwartenden Zahl an Teilnehmenden.
- Der/die Verantwortliche trägt dafür Sorge, dass während der Exkursion die Maßnahmen zum Infektionsschutz eingehalten werden.
- Wichtig ist die Risikoeinschätzung für den Weg und das Ziel der Exkursion. Diese erfolgt mehrstufig: zum Antragszeitpunkt durch den jeweils Verantwortlichen, zum Genehmigungszeitpunkt durch die Fakultätsleitung und zum Reiseantritt und Reisezeitraum wiederum durch den jeweils für die Reise Verantwortlichen. Zur Orientierung kann die Website corona.rki.de dienen.
Urlaub und Privatreisen
Welche Regelungen gelten für den Urlaub?
Resturlaub aus dem Vorjahr ist bis zum 30.09. d.J. vollständig zu nehmen.
Der gesamte Jahresurlaub ist grundsätzlich im laufenden Urlaubsjahr zu gewähren und zu nehmen. Eine Übertragung des Erholungsurlaubs ist nur möglich, wenn dringende betriebliche oder in der Person der bzw. des Beschäftigten liegende Gründe dies rechtfertigen. Urlaub, der aus dem Vorjahr 2020 übertragen wurde, ist bis zum 30.09.2021 in vollem Umfang zu nehmen (§ 26 TV-L i.V.m. § 40 TV-L), ansonsten verfällt der Urlaubsanspruch. Bitte planen Sie das gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten.
Urlaub des laufenden Jahres 2021 ist im Umfang von mindestens 20 Tagen zu planen.
Der Urlaub dient der Erholung des Arbeitnehmers, deshalb ist der zustehende Urlaub nach Möglichkeit im laufenden Jahr zu nehmen. Dies gilt auch, wenn die Reisemöglichkeiten aufgrund der aktuellen Situation eingeschränkt sind. Bitte planen Sie daher in Absprache mit Ihrem/r Vorgesetzten Ihren Jahresurlaub 2021 mit der Maßgabe, dass zumindest der gesetzliche Mindesturlaub im Umfang von 20 Tagen genommen wird, davon möglichst zwei Wochen zusammenhängend.
Wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe diesen Regelungen entgegenstehen, muss der Vorgesetzte im Einzelfall, ggf. in Abstimmung mit dem Dezernat Personal, entscheiden.
Bereits beantragter und genehmigter Urlaub ist grundsätzlich zu nehmen.
Beschäftigte können ihre genehmigten Urlaubsanträge dementsprechend nicht zurückgeben. Dies gilt ausdrücklich auch für alle Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Universität und damit auch für alle Doktorandinnen und Doktoranden. Im Einzelfall kann mit Einverständnis der Vorgesetzten davon abgewichen werden.
In begründeten Fällen ist es ausschließlich Vorgesetzten möglich, Beschäftigten, die unverzichtbar sind, bereits genehmigten Urlaub zu entziehen. Das Dezernat Personal ist dabei einzubinden.
Was ist bei Privatreisen zu beachten?
Die aus privaten Reisen folgenden Konsequenzen (z. B. häusliche Quarantäne) liegen in der Verantwortung der Beschäftigten. Sollte nach der Rückkehr eine Quarantäne notwendig sein, ist die dienstliche Tätigkeit vollumfänglich im Home-Office zu erfüllen. Sollte dies nicht oder nur eingeschränkt möglich sein, ist gemeinsam mit dem/der Vorgesetzten und ggf. dem Dezernat Personal zu prüfen, wie der Ausgleich (u.a. Abbau von Mehrstunden, Urlaub, …) erfolgen kann. Unter Umständen kommt auch eine Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz in Betracht. Bei der Beurteilung ist zu unterscheiden, ob die Privatreise gezielt in einem Risikogebiet verbracht wird oder ob das Reiseziel erst nach Reiseantritt als Risikogebiet qualifiziert wird.
Vorgesetzte sind wegen der besonderen Ansteckungsgefahr befugt, Beschäftigte zu befragen, ob und ggf. wann sie sich im Ausland aufgehalten haben.
Wie verhalte ich mich bei Rückkehr aus einem Risikogebiet?
Wenn Sie aus einem ausgewiesenen Risikogebiet zurückkehren, bzw. aus einem Land, für das eine pandemiebedingte Reisewarnung besteht, müssen Sie sich nach der Rückkehr über die geltenden Quarantänebestimmungen und die Testpflicht informieren.
- Sie sind verpflichtet, sich nach Einreise/Rückkehr ausschließlich in ihrer eigenen Häuslichkeit aufzuhalten und keinen Kontakt zu Personen außerhalb ihres Haushalts zu haben.
- Bitte nehmen Sie in jedem Fall Kontakt mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzten und der Hotline des Gesundheitsamtes der Stadt Weimar auf: Tel: +49 (0)3643 / 76 25 55; Montag bis Freitag: 9 – 16 Uhr; Samstag: 9 – 14 Uhr auf. Hier wird die Dauer der Quarantäne und weitere organisatorische Maßnahmen festgelegt.
- Dementsprechend sind sie angewiesen für die Dauer Ihrer Quarantäne auch die Universität nach Ihrer Einreise/Rückkehr nicht zu betreten.
- Wenn Sie sich in Quarantäne befinden, sind Ihre Dienstpflichten im Homeoffice vollumfänglich zu erfüllen oder es ist – sollte das nicht möglich sein –gemeinsam mit dem/der Vorgesetzten und ggf. dem Dezernat Personal ein Weg zum Ausgleich (u.a. Abbau von Mehrstunden, Urlaub,…) zu finden. Unter Umständen kommt auch eine Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz in Betracht.
- Vorgesetzte sind wegen der besonderen Ansteckungsgefahr befugt, Beschäftigte zu befragen, ob und ggf. wann sie sich im Ausland aufgehalten haben.
- Beachten Sie bitte die Hinweise zu Krankmeldungen und behördlich verhängter Quarantäne in diesen FAQs.
Vertragsangelegenheiten
Wie komme ich zu meinem Arbeitsvertrag, solange keine Sprechzeiten bzw. Präsenztermine stattfinden?
Der Vertragsabschluss wird auch weiterhin grundsätzlich per Zusendung der relevanten Unterlagen (vorzugsweise digital per Mail) erfolgen, um Präsenztermine zum Schutz aller Beteiligten auf das erforderliche Mindestmaß zu beschränken.
Der Blankovertrag wird inklusive der Einstellungsunterlagen durch die zuständige Sachbearbeitung per E-Mail oder per Post an die Einzustellenden/Beschäftigten versendet. Die Einzustellenden/Beschäftigten schicken die unterzeichneten Arbeitsverträge sowie die restlichen Unterlagen ausgefüllt per Post und ggf. vorab per Scan an das zuständige Personalteam zurück. Nachdem der Vertrag von der Personalstelle unterzeichnet wurde, wird ein Original an die Einzustellenden per Post und ggf. parallel als Scan zurückgesandt.
Änderungen des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes
Welche Möglichkeiten ergeben sich durch die Änderung des WissZeitVG / das Gesetz zur Unterstützung von Wissenschaft und Studierenden aufgrund der COVID-19-Pandemie (Wissenschafts- und Studierendenunterstützungsgesetz)?
Das Wissenschafts- und Studierendenunterstützungsgesetz sieht in § 7 Abs. 3 eine Änderung des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes vor, wonach die vertraglichen Höchstbefristungsgrenzen für wissenschaftliches und künstlerisches Personal in einer Qualifizierungsphase um die Zeit verlängert werden können, in der es pandemiebedingte Einschränkungen des Wissenschaftsbetriebs gibt. Entsprechende Beschäftigungsverhältnisse können bis zu sechs Monate verlängert werden – vorausgesetzt, sie bestehen zwischen 1. März und 30. September 2020. Das Gesetz ist am 28. Mai 2020 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht worden und rückwirkend zum 1. März 2020 in Kraft getreten (BGBl Jg 2020, Teil I Nr. 24, S. 1073).
Da weiterhin erhebliche Einschränkungen des Hochschul- und Wissenschaftsbetriebs durch die Pandemie bestehen, wurde die Höchstbefristungsdauer für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in ihrer Qualifizierungsphase um weitere sechs Monate verlängert. Diese Verlängerung um sechs Monate gilt auch für Arbeitsverhältnisse, die erst zwischen dem 1. Oktober 2020 und dem 31. März 2021 begründet werden. Die Verordnung ist zum 1. Oktober 2020 in Kraft getreten.
Mit der Verlängerung wird für die Beschäftigten in jedem Einzelfall wohlwollend umgegangen. Entsprechende Anträge können über die Fakultätsgeschäftsführung mit dem Formular »Antrag auf Weiterbeschäftigung« an das Dezernat Personal gerichtet werden.