Um einen Überblick über die Entwicklung der qualitätsrelevanten Prozesse in Studium und Lehre zu erhalten, wurde im Jahr 2024 von der AG Qualitäts- und Studiengangsentwicklung ein Prozesshandbuch erstellt. Es beschreibt transparent die formalen Abläufe relevanter Kernprozesse in Studium und Lehre und dient den Mitgliedern und Angehörigen der Universität als Orientierungshilfe und Leitfaden. Die strategische Prozessverantwortung obliegt der/dem Vizepräsident*in für Lehre und Lernen.
Download Prozesshandbuch:
Kernprozesse im Bereich der Studiengänge:
Bei dem Kernprozess Einrichtung eines Studiengangs entwickelt zunächst die Interessengemeinschaft eine konkrete Idee zu einem neuen Studienangebot mittels einer Projektskizze. Darauf aufbauend erfolgt die Erstellung der Machbarkeitsstudie. Nach Abstimmung in der Fakultät erfolgt die Vorstellung des Studiengangkonzepts im Präsidium und schließlich im Senat der Bauhaus-Universität Weimar. Erst nach dem Senatsbeschluss können Teilprozesse wie die Erstakkreditierung und daran anknüpfende Prozesse starten. Der Studiengang muss im weiteren Verlauf vom Akkreditierungsrat akkreditiert werden.
Das zuständige Ministerium prüft die Vereinbarkeit des neuen Studiengangs mit der Ziel- und Leistungsvereinbarung und nimmt ggf. Änderungen vor. Das ist Voraussetzung für den Start des Studiengangs sowie für vorgelagerte Prozesse, wie den (akademischen) Verwaltungsprozess und die Finalisierung des Werbeprozesses.
Der Teilprozess Erstakkreditierung soll sicherstellen, dass u.a. die Vorgaben der Thüringer Studienakkreditierungsverordnung eingehalten werden. Dieser Prozess wird in Begleitung durch eine externe und zu beauftragende Akkreditierungsagentur durchgeführt. Diese prüft u.a. das Profil des Studiengangs, die Studierbarkeit und Ressourcenausstattung sowie die Einhaltung des jeweils geltenden Hochschulgesetzes und die studiengangspezifischen Satzungen. Nach erfolgreicher Akkreditierung durch die Stiftung Akkreditierungsrat kann der Antrag auf Genehmigung des Studiengangs beim zuständigen Ministerium gestellt werden.
Swimlane-Diagramme:
Relevante Vorlagen:
Bei dem Kernprozess der Änderung eines Studiengangs wird zuerst geprüft, welche Änderungen damit für das Studiengangkonzept verbunden sind und inwiefern die studiengangspezifischen Satzungen angepasst werden müssen. Während des Beschlusses im Gremiendurchlauf zur Änderung des Studiengangs ist parallel zu prüfen, ob es sich um eine wesentliche oder eine nicht-wesentliche Änderung handelt. Eine wesentliche Änderung muss beim zuständigen Ministerium und beim Akkreditierungsrat angezeigt werden. Diese Art der Änderung kann eine Reakkreditierung auslösen. Eine nicht wesentliche Änderung hingegen wird ohne Zustimmung des zuständigen Ministeriums und des Akkreditierungsrats (und bedarf somit keiner Reakkreditierung) in der Universität umgesetzt.
Der Teilprozess Reakkreditierung ist im Verfahrensablauf mit dem einer Erstakkreditierung vergleichbar. Zweck der Reakkreditierung ist der Nachweis einer Weiterentwicklung des Studiengangs sowie die Erfüllung der Akkreditierungsvorgaben bei einer Programmakkreditierung. Damit werden die Qualitätsvorgaben der Bauhaus-Universität Weimar in regelmäßigen Abständen - in der Regel nach 8 Jahren - bei den bereits akkreditierten Studiengänge geprüft sowie Maßnahmen zur Weiterentwicklung durchgeführt.
Swimlane-Diagramme:
Der Kernprozess der Aufhebung eines Studiengangs bedarf eines begründeten Anlasses, der eine Weiterführung des Studienganges unter angemessenen Studienbedingungen nicht mehr ermöglichen. Anschließend muss die Aufhebung einschließlich der Übergangsregelungen in einem hochschulinternen Prozess abgestimmt und die Genehmigung des zuständigen Ministeriums eingeholt werden. Erst dann können die weiteren Schritte zur Aufhebung eingeleitet und die studiengangspezifischen Satzungen aufgehoben und der Studiengang aus allen Medien, Portalen und Systemen entfernt werden.
Swimlane-Diagramme:
Relevante Vorlagen:
FAQ
Was ist ein Swimlane-Diagramm?
Eine hilfreiche Methode zur Visualisierung und Analyse von Prozessen ist das Swimlane-Diagramm. Ein Swimlane-Diagramm (auch Schwimmbahndiagramm genannt) ist eine Art von Flussdiagramm, das Prozesse in „Bahnen“ (Swimlanes) aufteilt. Jede Bahn repräsentiert eine spezifische Abteilung, Rolle, Person oder Einheit, die an einem Prozess beteiligt ist. Es zeigt, welche Schritte von welchen Akteuren durchgeführt werden und macht so die Verantwortlichkeiten klar und deutlich.
Beispiel für ein Swimlane-Diagramm in Studium und Lehre
Bei der Einführung eines neuen Studiengangs könnten die „Swimlanes“ verschiedene Akteure wie „Fachbereich“, „Prüfungsamt“, „Qualitätsmanagement“, „Verwaltung“ und „Studierende“ darstellen. Das Diagramm zeigt dann, welche Schritte jede dieser Einheiten durchläuft, wie der Antrag auf Einrichtung eines Studiengangs erstellt, geprüft, genehmigt und schließlich umgesetzt wird. Dadurch wird der Prozess transparent, und mögliche Engpässe oder Verbesserungspotenziale werden deutlich.
Warum sind Swimlane-Diagramme hilfreich?
Klare Verantwortlichkeiten: Swimlane-Diagramme veranschaulichen, wer für welche Prozessschritte verantwortlich ist. Dadurch werden Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten klarer, was die Zusammenarbeit erleichtert und Missverständnisse reduziert.
Transparenz und Übersichtlichkeit: Durch die visuelle Darstellung wird der gesamte Prozessablauf leicht verständlich und übersichtlich dargestellt. Die Prozessbeteiligten können so besser nachvollziehen, wie die einzelnen Schritte zusammenhängen.
Identifikation von Schnittstellen: Swimlane-Diagramme zeigen, an welchen Stellen zwischen verschiedenen Abteilungen oder Rollen Informationen ausgetauscht werden müssen. Dies hilft, Schnittstellenprobleme und mögliche Kommunikationslücken frühzeitig zu erkennen.
Effizienzsteigerung: Durch die Visualisierung von Prozessschritten lassen sich ineffiziente Abläufe, Doppelarbeiten oder Verzögerungen leichter identifizieren. Das ermöglicht es, Prozesse gezielt zu optimieren und zu verbessern.
Einfachere Prozessanalyse und -verbesserung: Mit einem Swimlane-Diagramm kann man Schwachstellen im Prozessablauf identifizieren, beispielsweise wenn sich bestimmte Schritte wiederholen, unnötig lange dauern oder nicht klar zugeordnet sind. Dies bietet eine solide Grundlage für Prozessverbesserungen.