Vertraulichkeit und Datenschutz sind wesentliche Bestandteile des BEM. Innerhalb des Verfahrens geschieht nichts ohne Ihr Wissen und Ihre Einwilligung. Personenbezogene Daten (z.B. Name, Geburtsdatum, Adresse, gesundheitliche Verhältnisse) oder sonstige Angaben, welche Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, dürfen ohne Ihre Einwilligung nicht an Dritte weitergeleitet werden. Drei Jahre nach Beendigung des Verfahrens werden alle im Zusammenhang mit dem BEM erhobenen Daten gelöscht
Sowohl die Durchführung des BEM im Einzelfall als auch die Beteiligung der Personalvertretung, der Schwerbehindertenvertretung, der Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen oder sonstiger Dritter ist von der Einwilligung der oder des betroffenen Beschäftigten abhängig. Weitere Informationen (z. B. das Antwortschreiben der Betroffenen) dürfen dem Personalrat, der Schwerbehindertenvertretung, der Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen oder sonstigen Dritten nur mit Einwilligung der oder des Betroffenen gegeben werden (s. § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX).
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