Bauhaus-Universität Weimar: Data collection

Inhaltsübersicht

Alle für die Statistik benötigten Angaben sind mit * gekennzeichnet

Vor der Registrierung

1. Neue Person anlegen

auf genaue Schreibweise des Namens achten
nicht vergessen: Geburtsdatum*, Nationalitäten*
korrekte E-Mailadresse als Korrespondenz-E-Mail unter Kontaktdaten bestätigen
Adresse als Korrespondenzadresse bestätigen

2. Neue Doktorandenakte anlegen

in Docata: befindet sich unter Übersicht (Symbol: Haus)
Fakultät auswählen (Achtung: nur anschließend sichtbar, wenn die Fakultät zugeordnet ist)
Promotionsordnung auswählen
(KG: Promotionsordnung PhD Studiengang; alle anderen: Standardpromotionsordnung)

Registrierung/Zulassung: Eingabe in Doktorandenakte

unter Promotionsdaten

Fachbereich der Professur eintragen in Fachgebiet
Promotionsfach* (siehe Übersicht)
Art der Promotion* (Promotion an BUW oder Kooperation, wenn Kooperationsvertrag abgeschlossen wurde, dann auch Datum Kooperationsvertrag, Kooperationen, Zugehörigkeiten eingeben)
Dissertation: Arbeitstitel, Sprache*, Art der Dissertation*
Betreuung: Zuerst Person suchen und auswählen (um Dupletten zu vermeiden), falls nicht vorhanden Person neu anlegen (wenn extern) und dann dem Doktoranden zuordnen

unter Promotionsverlauf

Datum Annahme durch Graduierungskommission unter Datum Zulassung durch den Promotionsausschuss (Wechsel des Status von Interessent in Zugelassen)

unter Studienverlauf

Hochschulzugangsberechtigung (HZB - in der Regel Abitur)*:
Art der HZB (siehe Übersicht), Abschlussdatum, Land, für Deutschland auch PLZ, Ort
Hochschulzeiten*:

Angaben zum ersten Studium (sogenannte Ersteinschreibung, egal ob jemals abgeschlossen oder nicht) inkl. Hochschule/Ort,
Startdatum des 1. Semesters unter Zeitraum,
genaue Bezeichnung der Studienart (z.B. Bachelor, Diplom) und des Studienfaches (z.B. Grafikdesign) unter Akademischer Grad
Angaben zum Abschluss, der für die Promotion berechtigt (oft Master o. Diplom)
inkl. Hochschule/Ort, Startdatum des 1. Semesters sowie Enddatum des letzten Semesters unter Zeitraum,
Prüfungsdatum unter Abschlussdatum,
genaue Bezeichnung der Studienart (z.B. Bachelor, Diplom) und des Studienfaches (z.B. Grafikdesign) unter Akademischer Grad,
Ergebnis des Studiums (i.d.R. erfolgreich abgeschlossen) sowie Abschlussnote unter Abschlussnote/-prädikat (normalisiert)

unter Zulassung

in Docata: Zulassung befindet sich auf der linken Seite

Zuordnung des Abschluss, der zur Promotion berechtigt*
ggf. Auflagen

unter Graduiertenprogramme

in Docata: befindet sich auf der linken Seite

Zuordnung zum Graduiertenprogramm inkl. Startdatum

Während der Promotion: Eingabe in Doktorandenakte

unter Promotionsdaten: Eingabe von Kooperationen

Art der Promotion* (Kooperation sofern Kooperationsvertrag mit einer FH oder Forschungseinrichtung o.ä. abgeschlossen, dann bitte auch Datum Kooperationsvertrag, Kooperationen, Zugehörigkeiten eingeben)
Kooperation hinzufügen (Art der Kooperation*, Datum Kooperationsvertrag, Einrichtung, Land, Art der Einrichtung, ggf. weitere Angaben bei Bedarf)

unter Studienverlauf: Promotionsunterbrechungen

Promotionsunterbrechung* hinzufügen unter Angaben des Zeitraumes
bei Bedarf weitere Informationen in Bemerkungen

unter Promotionsverlauf: Zulassungsverlängerung

Verlängerung Annahme bis (neue Frist für Promotionsabschluss)
Datum Eingang des Antrags auf Verlängerung
Datum Verlängerung der Zulassung (Bewilligung der Verlängerung)

Abschluss der Promotion: Eingabe in Doktorandenakte

Einreichung der Dissertation

unter Promotionsverlauf wird im Abschnitt Eröffnung des Verfahrens das Datum der Eröffnung des Verfahrens* eingegeben. Damit ändert sich der Status von "Zugelassen" in "Verfahren eröffnet" (sichtbar unter Promotionsdaten/Allgemeine Angaben)
bei Bedarf kann zusätzlich das Eingangsdatum Antrag auf Eröffnung des Verfahrens eingegeben werden

Verfahrensabschluss

1. Unter Gutachten/Prüfungen können die am Verfahren beteiligten Personen sowie alle Informationen zur Prüfung eingetragen werden

eingegebenen Betreuer können als Mitglieder der Prüfungskommission direkt übernommen werden
unter Promotionskommission die weiteren Beteiligten hinzufügen(Zuerst Person suchen und auswählen, um Dupletten zu vermeiden, falls nicht vorhanden Person neu anlegen, kann direkt erfolgen über Neue Mitarbeiter anlegen)
unter Gutachten können zuerst die Informationen zum Gutachten hinzugefügt und anschließend die gutachtende Person zugeordnet werden
unter Prüfungen können detaillierte Informationen zur mündlichen Prüfung angelegt werden
unter Ergebnisse* werden die entsprechenden Noten und Prädikate eingetragen

2. Das Datum der Disputation wird unter Promotionsverlauf im Abschnitt Verfahren als Datum des Verfahrensabschlusses* eingegeben. Durch diese Angabe ändert sich der Status von "Verfahren eröffnet" in "erfolgreich abgeschlossen" (sichtbar unter Promotionsdaten/Allgemeine Angaben).

3. Sofern eine vorläufige Titelführung bewilligt wurde, kann dies unter Datum vorläufige Titelführung im Abschnitt Verfahren eingetragen werden.

4. Unter Promotionsverlauf wird im Anschnitt Verfahren das Datum der Urkunde* sowie Urkunde ausgehändigt am eingetragen.

Abbruch der Promotion

Abbruch durch Promovierende*n

Vor Verfahrenseröffnung: Unter Promotionsverlauf wird im Abschnitt Zulassung das Datum Ablehnung/Abbruch (vor Verfahrenseröffnung) sowie der Abbruchgrund eingegeben.
Nach Verfahrenseröffnung: Unter Promotionsverlauf wird im Abschnitt Verfahren das Datum Verfahrensabbruch sowie der Abbruchgrund eingegeben.
Durch die Eingabe ändert sich der Status in "Abgelehnt / Abgebrochen"

Abbruch durch Betreuende

Vor Verfahrenseröffnung: Unter Promotionsverlauf wird im Abschnitt Zulassung das Datum Ablehnung/Abbruch (vor Verfahrenseröffnung) sowie der Abbruchgrund "betreuerisch (Betreuer beendet) eingegeben.
Durch die Eingabe ändert sich der Status in "Abgelehnt / Abgebrochen"

Wechsel der Fakultät

Fakultätswechsel

Für einen Fakultätswechsel muss die Promotion in der ersten Fakultät entsprechend beendet werden: Unter Promotionsverlauf wird im Abschnitt Zulassung das Datum Ablehnung/Abbruch (vor Verfahrenseröffnung) sowie der Abbruchgrund Wechsel an andere Fakultät (BUW) eingegeben.
Die neue Fakultät legt für die bereits vorhandene Person eine neue Doktorandenakte an.

Übersicht zu Exporten

Exportvorlagen

Doktoranden	a) Doktoranden pro Fakultät	Übersicht zu personenbezogenen Daten und promotionsrelevanten Angaben
	b) Doktoranden mit Auflagen (in Überarbeitung)	Listet für alle Doktoranden die Auflagen inkl. Fristen und Ergebnis aus. Wird am besten in Kombination mit Suchfunktion verwendet, z.B.: -Zulassung zur Promotion ab 01.01.2019 -Status "Zugelassen"
	c) Promotionsdauer 5-Jahresfrist	Gibt neben Zulassung und Abschluss/Abbruch aus, wer die Verlängerung nach 5 Jahren bewilligt bekommen hat und wann diese ausläuft.
Mitarbeiter	Betreuer und Gutachter (auf Anfrage bei BRS)	Listet alle aktuellen und vergangenen Aktivitäten im Promotionsprozess auf: -Betreuung -Promotionskommission -Prüfung -Gutachten Die letzte Spalte kann als Filter (Ausblenden von Fällen ohne Aktivität in der Fakultät) verwendet werden.

Dokumentenvorlagen

tbd

Digitised data sheet on doctoral statistics (in the test phase)

Personal information

Form of address

Name

Surname

Name affix

Title

Birth name

Gender

Date of birth

Place of birth

Nationality

2. Nationality

Primary residence

Address suffix

Street and number

Postcode

City

Country

Email (for correspondence)

Phone number

Information regarding your doctorate

In which field are you doing your doctorate?

Are you doing your doctorate in a structured programme?

Are you doing your doctorate in cooperation with another institution?

Please note the provisional title (working title) of your doctoral thesis:

In which language would you like to submit your doctoral thesis?

What type of written work are you currently planning for your doctorate?

Who are the supervisors of your doctorate?

First supervisor or scientific supervisor

Second supervisor or artistic supervisor

Did you do a doctorate at another university?

Information for University Entrance Qualification

school-leaving qualifications, which authorizes you to study at a university

When did you acquire the university entrance qualification

Which type of university entrance qualification did you acquire?

Where did you acquire your university entrance qualification?

Postcode

City

Country

Information for enrolment for a first degree course/studies

regardless of whether or not you have completed this

When did you start your initial studies?

Where did you start your initial studies?

Name of the university

Postcode

City

Country

Information regarding the university degree which qualifies you for a doctorate

When did you obtain the degree relevant to your doctorate? (Date of the last exams)

What type of doctorate relevant degree do you hold?

What was the final grade of your doctorate relevant degree?

In which field did you obtain your doctorate relevant degree? (major subject)

Where did you obtain the doctorate relevant degree?

Name of the university

Postcode

City

Abschluss im Ausland

Country

Confirm and send

Bestätigung der Richtigkeit der Daten

I confirm the accuracy of my given information.

The data you have entered in the form will be compiled on the basis of your consent, which you give by sending the data, and saved in the doctoral candidate database of the Bauhaus-Universität Weimar. They will be pseudonymised and encrypted for statistical purposes and, usually once a year, transferred to the Statistical Office of Thuringia and the Federal Statistical Office by the Bauhaus Research School. Furthermore, the data will be used for quality assurance of the doctorate at the Bauhaus-Universität Weimar.
For more information on data collection, please refer to the University's privacy policy (see bottom of this webpage). If you have any questions, please feel free to contact the Dean's Office of your faculty directly.

Data storage

I your agreement to the described collection and use of the data.

Don't fill this field!