Überlegen Sie, ob Sie die Inhalte des Dokuments auch auf einer Website anlegen können oder ob ein extra Dokument nötig ist. Denn es ist wesentlich einfacher, diese Website barrierefrei anzulegen als ein barrierefreies Word-Dokument oder PDF zu erstellen.

Word-Dokumente

Richtlinien zur Erstellung eines barrierefrei lesbaren Word-Dokuments

Verwendung von Formatvorlagen in Word-Dokumenten
(Verteilen von Rollen wie Überschrift, Text, Aufzählung, Tabelle, Formeln, Fuß- und Kopfzeilen, etc.)
Die Inhalte von Bildern, Grafiken, Verlinkungen in Alternativtexten beschreiben
Inhalte dürfen nicht ausschließlich über Farbe und Kontrast zugänglich sein
Definieren der verwendeten Sprache(n) in der Information des Dokuments und in den Formatvorlagen (Auswahl der Stimme für die Screenreader)
Angabe eines Titels des Dokuments in den Dateiinformationen (Meta-Daten)
Tab-Reihenfolge bei Formularen und sinnvolle Benennung der Formularfelder erstellen

Video-Tutorial: Barrierefreie Word-Dokumente erstellen

Inhalt des Videos:

Alternativtext für Bilder
Verwendung von Formatvorlagen
Einstellen der verwendeten Sprachen
Eintragen des Dokumententitels und Autor/in
Verwendung von Tabellen
Erstellung von Listen mit der Listenfunktion (nicht mit einfachen Anstrichen und Leerzeichen)
Prüffunktion von Word nutzen

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Power Point Präsentationen

Auch Power Point Präsentationen können barrierefrei erstellt werden. Hier gelten die gleichen Regeln, wie bei allen Dokumenten. Das betrifft die Alternativtexte für Bilder und Verlinkungen, korrekte Lesereihenfolge von Textbausteinen, gute Farbkontraste verwenden, semantische Auszeichnung von Text und Überschrift und die Verwendung von Folienvorlagen. Des Weiteren müssen eingefügte Videos Untertitel haben. Office 365 erstellt sie selbstständig, allerdings ist eine manuelle Prüfung wichtig.

Weitere Infos dazu finden Sie auf den Service-Seiten von Microsoft.

Excel-Dateien

Excel-Dateien können barrierefrei erstellt werden. Folgendes ist dabei zu beachten:

Alternativtext für alle visuellen Objekte erstellen
Verwendung von aussagekräftigen Linktiteln und Quicklinks
Ausreichender Kontrast zwischen Text und Hintergrund
Eindeutiges Benennen der Registerkarten und Entfernen von leeren Registerkarten
Verwendung von einfachen Tabellenkonstruktionen und Spalteninformationen

Ausführliche Informationen dazu finden Sie auf den Seiten von Microsoft.

Barrierefreie PDFs erstellen

Das Portable Document Format (PDF) wurde erfunden, um plattformunabhängig Dateien austauschen zu können, ohne dass die das Aussehen, das Layout verändert. Dadurch ist es nicht möglich, die Textgröße und -farbe den eigenen Bedürfnissen anzupassen. Wenn ein Dokument geschützt wird, ist der Text für Screenreader nicht lesbar. Daher ist dieser Vorgang zu vermeiden.

Nachträglich wurden Konzepte entwickelt, um ein PDF barrierefrei lesbar zu machen. So wurde 2012 der Standard PDF/UA für universellen Zugang (engl. Universal Accessibility) entwickelt. Dieser Standard richtet sich nach der Web Content Accessibility Guideline 2.0. Die wichtigste Eigenschaft eines PDF/UA ist das Vorhanden sein von Tags, also eine semantische Auszeichnung des Textes. Mit Tags kann der Screenreader erkennen, was eine Überschrift mit welcher Hierarchie, ein Text oder eine Aufzählung ist.

Was beinhaltet ein barrierefreies PDF?

Vorhandensein von Tags und die richtige Bedeutung der Tags (Überschriften, Absatz, Bild, Tabelle, etc.)
Vorhandenes anklickbares Inhaltsverzeichnis bei längeren Dokumenten
Lineare Lesereihenfolge der Texte einer Seite
Vorhandensein von Alternativtexten bei Bildern, Grafiken und Icons, etc
Kennzeichnung von grafischen Elementen als Artefakte (werden nicht vom Screen Reader verwendet)
Internetadressen und E-Mail-Adressen sind anklickbar
Die Meta-Daten des Dokumentes beinhalten:
- Hauptsächliche Sprache des Dokumentes
- Titel des Dokumentes (Es muss im Programmfenster der Dokumententitel angezeigt werden, nicht der Dateiname
- Urheberinformationen
- Sicherheitseinstellungen: Kein Kopierschutz aktivieren, dadurch wird das Kopieren von Texten für Screen Reader verhindert

Tools zur Prüfung von PDF-Dateien

Bevor ein PDF als barrierefreies PDF veröffentlicht wird, muss getestet werden. Die Datei kann durch Validatoren technisch geprüft werden und muss durch den Menschen mit Erfahrungen auf diesem Gebiet auf inhaltliche Zugänglichkeit geprüft werden.

Folgende Prüf-Tools stehen zur Verfügung:

PDF Accessibility Checker (PAC)
Dieses Tool wurde von der Schweizer Stiftung "Zugang für Alle" entwickelt und ist kostenfrei downloadbar. Allerdings ist die Software nur für Windows entwickelt worden.

Adobe Acrobat Pro
Mit Acrobat Pro kann PDFs prüfen und nachträglich Änderungen vornehmen, die das Dokument barrierefrei machen. Hier kann man das Dokument per Hand taggen, die Lesereihenfolge festlegen und Änderungen in den Meta-Daten vornehmen. Da es aber sehr mühsam ist, im Nachhinein ein Dokument barrierefrei zu machen, sollte dies in dem Programm passieren, mit dem das Dokument erstellt wurde.

MadetoTag von Axaio
Das ist ein Plugin für InDesign, welches bei der Erstellung von barrierefreien PDFs aus InDesign unterstützt.

Barrierefreies PDF mit LaTeX

Für die Erstellung von wissenschaftlichen Arbeiten wird oft auch LaTeX verwendet. Ein aus LaTeX exportiertes PDf-Dokument ist noch nicht barrierefrei. Es wird aber an einer Implementierung gearbeitet.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Universität Bielefeld.