Beschaffung der Schutzausrüstung

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

ab sofort erfolgt die Beschaffung von Arbeitsschutzartikeln und -kleidung über das Online-Shopsystem der Firma Berufsbekleidung-Katzmann GmbH.

Zur Sicherstellung des Vier-Augen-Prinzips sind bei der Beschaffung sind im System zwei Rollen vorgesehen:

Rolle	Beschreibung
Bestellberechtigte Personen	Sie können Artikel aus dem verfügbaren Sortiment auswählen und direkt im System eine Bestellung (Warenkorb) aufgeben. Dabei wird automatisch ein Freigabeprozess gestartet, bei dem die Bestellung von den dafür zuständigen Personen (z. B. Vorgesetzte/r) geprüft und freigegeben werden muss.
Freigabeberechtigte Personen	Sie sind dafür verantwortlich, dass Bestellungen ausschließlich gemäß den festgelegten Vorgaben erfolgen, und genehmigen diese verbindlich.

Ihren Zugang können Sie hier beantragen.

Fragen oder besonderen Anliegen dazu beantworten wir sehr gern.

Wie läuft die Bestellung von Arbeitsschutzartikeln ab?

Ablaufschritt	Beschreibung
Registrierung / Anmeldung im Onlineshop	Der Zugang wird online beantragt und innerhalb eines Werktages eingerichtet. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit der Aufforderung, ein persönliches Passwort zu vergeben. Nach erfolgreicher Registrierung können Sie sich im Onlineshop anmelden und Ihre benötigten Artikel bestellen.
Größen feststellen	Vor Bestellung von Arbeitskleidung ist die passende Größe bei der Firma Berufsbekleidung-Katzmann-GmbH, Fuldaer Str. 74, 99423 Weimar zu ermitteln. Öffnungszeiten: Mo.–Fr. 10:00–12:00 Uhr und 14:00–17:00 Uhr.
Bedarfsermittlung und Warenkorb füllen	Der individuelle Bedarf wird festgestellt unter Beachtung der internen Bestellbedingungen für Mitarbeitende der Bauhaus-Universität Weimar. Die gewünschten Artikel werden im Onlineshop in den Warenkorb gelegt und die Bestellung abgesendet.
Freigabe der Bestellung	Die Bestellung wird zunächst automatisch als Angebot an die freigabeberechtigte Person übermittelt. Eine verbindliche Bestellung erfolgt erst, nachdem diese Person das Angebot geprüft und freigegeben hat.
Erhalt des Liefertermins	Nach erfolgreicher Bestellung erhalten die Mitarbeitenden per E-Mail eine Information über den voraussichtlichen Liefertermin.
Lieferung entgegennehmen und Lieferschein bestätigen	Die Lieferung wird persönlich entgegengenommen. Der Lieferschein ist sorgfältig zu prüfen und zu bestätigen.
Aufbewahrung des Lieferscheins	Der bestätigte Lieferschein ist ordnungsgemäß aufzubewahren und entsprechend den internen Vorgaben zu dokumentieren.

Wie funktionieren die Retouren und Reklamationen?

Der Lieferant gibt folgende Regelungen vor:

"Sollte eine Lieferung aufgrund Gewährleistungsansprüchen reklamiert werden, behalten wir uns eine angemessene Frist zur Prüfung nach Wareneingang bei uns vor. Anerkannte Reklamationen werden durch uns repariert oder ersetzt. Nach unserem Ermessen kann eine Rechnungskorrektur/Gutschrift erfolgen.

Retouren/Umtausch sind für unbenutzte, nicht individualisierte Artikel (Logoanbringung) bis zur wertmäßigen Höhe von 10% des tatsächlichen Jahresumsatzes der Bauhaus-Universität möglich.

Unbenutzte, individualisierte Bekleidung kann zurückgenommen werden. Diese wird dem Auftragnehmer gutgeschrieben. Die BBK wird diese Artikel mit einer Folgebestellung erneut liefern und in Rechnung stellen. Sollten sich zum Ende der Vertragslaufzeit vorab retournierte, individualisierte Bekleidung im Besitz des Auftragsnehmers befinden, verpflichtet sich der Auftraggeber zu einer Abnahme dieser Artikel zum Preis lt. Rahmenvertrag."

Interne Bestellbedingungen

Regelungspunkt	Beschreibung
Bereitstellung von Arbeitsschutzkleidung	Im Rahmen der Fürsorgepflicht und des Arbeitsschutzes stellt die Bauhaus-Universität Weimar allen Mitarbeitenden Arbeitsschutzkleidung zur Verfügung, soweit dies entsprechend ihrer Tätigkeit erforderlich ist.
1. Bedarfsgerechte Bereitstellung	Die Auswahl und Zuteilung der Arbeitsschutzkleidung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit und der Trageberechtigtenliste. Nur zwingend erforderliche Artikel dürfen bestellt werden.
2. Einhaltung des Sparsamkeitsprinzips	Es dürfen nur unmittelbar benötigte Mengen bestellt werden. Vorratsbeschaffungen oder Bestellungen über den tatsächlichen Bedarf hinaus sind nicht zulässig.
3. Budgetgrenzen	Die Bereitstellung erfolgt im Rahmen eines begrenzten Budgets, das anteilig auf Basis der Trageberechtigtenliste zur Verfügung steht.
4. Verantwortungsvoller Umgang	Unnötige oder überhöhte Bestellungen belasten das Budget und beeinträchtigen andere Mitarbeitende. Ein bedarfsgerechter Umgang ist daher zwingend erforderlich.
5. Verantwortung der Freigabeberechtigten	Freigabeberechtigte Personen müssen prüfen, ob Artikelbedarf laut Trageberechtigtenliste gerechtfertigt ist und ob Bestellmengen eingehalten werden. Nur vollständige, angemessene und begründete Bestellungen dürfen freigegeben werden.
6. Farbwahl innerhalb des Rahmensortiments	Farben können im Rahmen des festgelegten Sortiments gewählt werden, sofern sie mit der vorgesetzten Person abgestimmt wurden. Individuelle Wünsche werden berücksichtigt, dürfen jedoch nicht gegen funktionale Anforderungen oder Bereichsregeln verstoßen.
7. Artikel außerhalb des Rahmensortiments	Solche Artikel müssen separat beantragt, fachlich begründet und mit dem zuständigen Beschaffungsbereich abgestimmt werden. Eine eigenständige Bestellung ist nicht zulässig.
8. Abrechnungsfähigkeit nur tatsächlich bestellter Artikel	Es dürfen nur tatsächlich bestellte und genehmigte Artikel abgerechnet werden. Abrechnung nicht bestellter Artikel gilt als Pflichtverletzung und kann arbeitsrechtliche Folgen haben.
9.Dokumentationspflicht	Bestellberechtigte müssen jede Bestellung nachvollziehbar dokumentieren. Erforderliche Angaben: Begründung des Bedarfs (z. B. Tätigkeitsbeschreibung, Gefährdungsbeurteilung) Artikelbezeichnung und Menge Freigabevermerk der vorgesetzten Person Nachweis der tatsächlichen Bestellung und Lieferung (z. B. Bestellnummer, Lieferschein) Die Dokumentation muss jederzeit prüfbar sein und auf Anfrage dem Servicezentrum Sicherheit und Umwelt vorgelegt werden. Unzureichende Dokumentation kann zur Sperrung der Bestellberechtigung führen.
Verbindlichkeit der Anweisung	Diese Anweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft und ist für alle bestell- und freigabeberechtigten Personen verbindlich. Sie ist Bestandteil der internen Regelungen der Bauhaus-Universität Weimar.
Kontakt	Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an das Servicezentrum Sicherheit und Umwelt.

Welche Arbeitskleidung und Schutzausrüstung sind mir laut Regelung zugewiesen?

Aspekt	Beschreibung
Tätigkeitsbezogener Anspruch	Die Ausstattung richtet sich nach den tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten und den Gefährdungen, die in einer gültigen Gefährdungsbeurteilung dokumentiert sind. Nur bei nachgewiesenem Bedarf besteht ein Anspruch auf bestimmte Schutzartikel.
Bedarfsorientierte Bereitstellung	Mitarbeitende erhalten Arbeitsschutzkleidung und -artikel, sofern diese notwendig sind, um Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Dies umfasst unter anderem Schutzkleidung, Atemschutz, Augen- und Gehörschutz sowie Haut- und Sonnenschutz.
Verschleiß- und Zustandsorientierte Erneuerung	Viele Artikel dürfen bei technischem oder hygienischem Verschleiß ersetzt werden. Auch Einwegartikel können je nach Einsatzhäufigkeit regelmäßig nachbestellt werden.
Zugehörigkeit zur Trageberechtigtenliste	Der Anspruch ist an die Aufnahme in die Trageberechtigtenliste gebunden und setzt damit eine formelle Zuweisung voraus. Die Trageberechtigtenliste finden Sie im Onlineshop unter "Mengen und Zeiträume für Erst- und Wiederbestellung"
Einzelfallregelungen	Für besondere Ausrüstungsgegenstände außerhalb des Standardsortiments gelten ggf. zusätzliche Beantragungsvorgaben.