E-Mail und Groupware für Beschäftigte

Allen Beschäftigten der Bauhaus-Universität Weimar wird für die E-Mail-Nutzung die Groupware-Lösung »Exchange« bereitgestellt. Über die persönliche Nutzung hinaus bietet diese Groupware verschiedene Funktionen für die Zusammenarbeit in Teams wie Gruppenkalender, gemeinsame Adresslisten, Kontakte und Aufgaben. Die Nutzung von »Exchange« ist nach Antrag beim Nutzerservice des SCC möglich.

Allgemeine Hinweise zur Nutzung

  • Nutzbare Anwendungen: Diese Groupware ist ein »Microsoft«-Produkt. Aus diesem Grund steht der volle Funktionsumfang nur mit einem » Microsoft«-Client zur Verfügung.
    Weitere Informationen finden Sie im Bereich »Nutzbare Clients und deren Einrichtung« auf dieser Seite.
  • Versionshinweis: »Exchange Server« 2016
  • E-Mail-Anhänge sind bis zu einer Größe von 50 MB möglich.
    Für den Versand größerer Dateien nutzen Sie bitte den Dienst »Gigamove«.
  • Die Nutzung mit mobilen Endgeräten ist generell möglich.
    Die für iOS und Android erhältliche »Outlook-App« ist wegen schwerwiegender Sicherheitsmängel auf dem »Exchange«-Server blockiert und kann nicht genutzt werden. Bitte konfigurieren Sie ein »Exchange«-Konto auf Ihrem mobilen Gerät.
    Die Administrierenden des »Exchange«-Servers können im Bedarfsfall (z.B. bei Diebstahl) mobile Geräte sperren. Während der Einrichtung eines »Exchange«-Kontos müssen Sie dafür Ihre Zustimmung erteilen. Möchten Sie dies nicht, können Sie auch auf mobilen Geräten den Webclient »OWA« nutzen. 
    Für private Endgeräte wird kein Support geleistet.
  • Spam-Richtlinie: Informationen finden Sie auf der Seite Spamfilterung an der Bauhaus-Universität .

Nutzbare Clients und deren Einrichtung

  • Das SCC installiert derzeitig auf den zentral administrierten Rechnern (ZDM) »Microsoft Outlook 2016«.
  • Für die Arbeit mit Mac-Rechnern wird der »Outlook«-Client empfohlen.
  • Auf mobilen Geräten kann das Postfach als »Exchange«-Konto hinzugefügt werden.
  • Der Webclient »OWA« kann auf allen Geräten in allen gängigen Browsern benutzt werden.

Vom SCC zentral betreute Rechner und Laptops – Arbeit mit dem Mailprogramm »MS Outlook«

Die Beschäftigten der Verwaltung (GWB) erhalten automatisch »MS Outlook« als Mailprogramm zur Verfügung gestellt. Eine eigene Installation und Konfiguration ist nicht notwendig. Die Anmeldung an den Dienst erfolgt per Eingabe we\IhrBenutzername und Ihrem Passwort nach dem Öffnen von »Outlook«.

E-Mail, Kalender, Adressbuch, Aufgaben, Erinnerungen, Notizen und eigene Kontakte können sofort benutzt werden.

Webclient »Exchange 2016 – OWA«

Sie können mit dem Webclient »OWA« auch ohne installiertes Mailprogramm mit Ihrem Postfach arbeiten. Den Zugang zu »OWA« finden Sie im Log-In-Bereich auf dieser Seite.

Die Anmeldung erfolgt per Benutzername und Passwort. Eine Abwesenheitsnotiz könnte auch per »OWA« eingerichtet werden. Das Adressbuch des »OWA« enthält nur »Exchange«-Nutzer des Campus Weimar.  Weitere Informationen finden Sie im Bereich »Funktionen« → »Globale Adressliste« auf dieser Seite.

Funktionspostfächer (Shared Box) können ebenso per »OWA« bearbeitet werden (nicht auf Smartphones).

Dezentral (nicht vom SCC) betreute Rechentechnik

Installation des E-Mail-Kontos:
Sollten Sie »MS Outlook« als Mailclient nutzen, richten Sie bitte Ihr Postfach mit dem Assistenten ein:

  1. Konto hinzufügen → Bitte nur E-Mailadresse (vorname.nachname@uni-weimar.de) angeben →
  2. Button Weiter → das Postfach wird automatisch verbunden, wenn Sie im Anmeldedialog we\IhrBenutzername und Passwort eintragen

Die einzelnen Schritte zur Installation finden Sie im Bereich »Anleitungen« auf dieser Seite.

Das SCC übernimmt keinen Support zur Einrichtung und zur Bearbeitung von MAC-Installationen! Die Nutzung des »Exchange«-Kontos kann ebenso über Ihren Browser (z. B. Safari) per Webclient »OWA« erfolgen.

Den vollen Funktionsumfang erhalten Sie, wenn der »Outlook«-Client von Microsoft genutzt wird. Sie können ihr »Exchange«-Konto jedoch auch mit einem »Apple«-Mailclient verbinden.

Nutzung des »Exchange«-Kontos über »IMAP«:
Bitte senden Sie eine Anfrage zur Freischaltung über »IMAP« an unseren Nutzerservice (nutzerservice[at]uni-weimar.de) mit Angabe Ihres Benutzernamens oder Ihrer E-Mailadresse, einer kurzen Begründung und Befürwortung Ihrer Leitung. Das SCC wird Sie zur Freischaltung informieren.

Bitte beachten Sie, dass die Groupware-Funktionalitäten (Kalender, Kontakte zur Teamarbeit) mit IMAP nicht nutzbar sind. Die Nutzung des »Exchange«-Kontos kann ebenso über Ihren Browser per Webclient »OWA« erfolgen.

Für private mobile Geräte übernimmt das SCC keinen Support!

Die Verbindung des »Exchange«-Kontos mit Ihrem mobilen Gerät kann von Betriebssystemversion zu Betriebssystemversion bzw. von Gerätetyp zu Gerätetyp abweichen.
Der für iOS und Android erhältliche »Outlook-Client von Microsoft« (»Outlook-App«) wird wegen schwerwiegender Sicherheitsmängel von unserem Dienstanbieter auf dem Exchange-Server blockiert und kann nicht benutzt werden.
Die Benutzung des »Exchange«-Kontos erfolgt entweder über den Browserzugriff per »OWA«, oder auf dem mobilen Gerät wird ein »Exchange«-Konto hinzukonfiguriert.
Nur der erste Kalender des Postfaches und das persönliche Postfach können mobil benutzt werden.

Android

Einstellungen → Konten → Konto hinzufügen → »Exchange«

Allgemeine Angaben:
Exchange-Server: group.uni-weimar.de
Benutzername: IhrBenutzername
Passwort: Passwort
Exchange-E-Mailadresse: IhrBenutzername@uni-weimar.

Sollten Sie zur Anmeldung an der Domäne aufgefordert werden, müssen Sie als Anmeldenamen we\IhrBenutzername angeben.

iOS

Um die Einrichtung unter iOS etwas zu vereinfachen, gibt es ein Konfigurationsprofil WE-Exchange.mobileconfig. Laden Sie dieses Profil auf Ihr Gerät und installieren Sie es anschließend (Einstellungen › Allgemein).

Mit der Installation des Profils werden folgende Einstellungen vorgenommen:

  1. Es setzt eine Passwortrichtlinie und erzwingt damit einen Zugangscode auf dem Gerät falls noch nicht vorhanden (als zusätzlichen Schutz vor fremdem Zugriff).
  2. Darüber wird der »Exchange«-Server konfiguriert. Sie müssen nur noch E-Mailadresse, we\IhrBenutzername und sein Passwort angeben.

Erweiterter Funktionsumfang für die Zusammenarbeit in Gruppen

»Exchange« ist eine Kollaborationssoftware mit zusätzlichen Funktionen über eine reine E-Mail-Software hinaus. Mit dem erweiterten Funktionsumfang unterstützt »Exchange« vor allem die Zusammenarbeit in Teams.

Eigener Kalender

Im eigenen Kalender können Termine einschließlich Erinnerungsfunktion erfasst oder auch aus E-Mails generiert werden. Terminanfragen von anderen »Exchange«-Nutzenden sind im Kalender unter Status »Vorbehalt« sichtbar.

Der eigene Kalender kann anderen »Exchange«-Nutzenden in unterschiedlichen Berechtigungsstufen zur Ansicht frei gegeben oder in Auszügen an andere Personen versendet werden.

Frei gegebene Kalender von anderen »Exchange«-Nutzenden werden in der Kalenderansicht angezeigt.

Weitere eigene Kalender können angelegt und bearbeitet werden; auf mobilen Endgeräten und im »OWA« ist nur der erste eigene Kalender integriert.

Wenden Sie sich bitte an unsere Hotline, wenn Sie nähere Informationen zur Kalendernutzung erhalten möchten.

 

 

Adressbuch und Kontakte

Sämtliche »Exchange«-Nutzenden des »Campus Weimar« (u. a. Beschäftigte der HfM und der Bauhaus-Universität) werden im Adressbuch als »Globale Adressliste« angezeigt. Die Einträge sind per Vorname, Nachname sortiert. Eine Funktion zur erweiterten Suche ist vorhanden.

Eigene Einzelkontakte oder Kontaktlisten können angelegt, für andere »Exchange«-Nutzenden frei gegeben und benutzt werden.

Das gesamte Uni-Adressbuch (einschließlich E-Mailadressen von Studierenden im Format Nachname, Vorname) wird automatisch zur Verfügung gestellt.

Funktionspostfächer (Shared Box)

Mehrere Personen können ein zusätzliches Postfach mit all seinen Funktionen zur gemeinsamen Arbeit nutzen. Ein solches Funktionspostfach kann per Projektantrag über den Nutzerservice des SCC beantragt werden. Zusätzlich sollte eine Person aus dem Team für das Postfach verantwortlich sein. Diese Person kann weitere Nutzende für das Postfach einrichten. (Eine Anleitung dazu können Sie hier als PDF-Datei herunterladen.)

Für Funktionspostfächer benötigen Sie keine separaten Zugangsdaten. Sowohl in »MS Outlook« als auch im »OWA« (außer auf Smartphones) sind diese automatisch neben Ihrem persönlichen Postfach sichtbar.

Eigene Kontaktgruppen (Verteilerlisten) anlegen

Sie haben die Möglichkeit, eigene Kontaktgruppen (Verteilerlisten) anzulegen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie öfters eine E-Mail an eine (feste) Gruppe von mehreren Personen gleichzeitig senden möchten.

Kontaktgruppen könnten auch anderen Anwender*innen von »Exchange« zur Benutzung frei gegeben werden. Eine Einrichtung kann per »Outlook« oder »OWA« erfolgen.

Eigene Regeln für Antworten oder Weiterleitungen anlegen

Mit Hilfe eines Regelassistenten können Sie festlegen, was mit bestimmten E-Mails geschehen soll. Sie können sich z.B. E-Mails je nach Betreff-Zeile automatisch beantworten oder in verschiedene Ordner vorsortieren lassen, Sie könnten auch alle eingehenden E-Mails (bzw. nur die mit einer bestimmten Absende-Adresse) an eine vorgegebenen Adresse weiterleiten.

Weiterleitungen können Sie für das eigene Postfach zu unterschiedlichen Berechtigungsstufen anlegen, die Einrichtung kann per »Outlook« oder den »OWA« erfolgen.

Voraussetzung für die Nutzung – Umzug auf »Exchange«

Für die Nutzung Ihres Postfaches mit »Exchange« ist ein Umzug Ihres Standard-Postfaches notwendig. Bitte senden Sie dafür eine Umzugsanforderung an den Nutzerservice des SCC via Mail oder Ticket (→ siehe Kontaktbereich auf dieser Seite). Bitte machen Sie zwingend folgende Angaben:

  • E-Mail-Adresse
  • Benutzername
  • Wunschtermin für den Umzug

Sie erhalten dann von einem Mitarbeitenden des SCC eine Nachricht.

Der Umzug des eigenen Postfachs auf den »Exchange«-Server erfordert eine Migration des bisherigen Postfachs, also den Umzug Ihrer bisherigen Nachrichten vom Standard-Postfach auf den »Exchange«-Server. Während der Migration ist das Postfach gesperrt, eingehende Nachrichten werden nachträglich zugestellt. Im Anschluss an den Umzug müssen Sie Ihr Passwort über das Passwort-Portal erneut ändern.
Der Zugriff über »Exchange« erfolgt dann wie gewohnt über die Serveradresse https://group.uni-weimar.de/owa unter Verwendung Ihrer persönlichen Nutzerkennung (→ siehe auch Log-In-Bereich auf dieser Seite).

Für eine Nutzung des »Exchange«-Kontos über »IMAP« senden Sie bitte ebenfalls eine Nutzungsanfrage mit Angabe der Gründe an den Nutzerservice des SCC mit einer kurzen Begründung und Befürwortung Ihrer Leitung. Nach Prüfung wird Ihr Konto von dem Administrierenden des »Exchange«-Servers freigeschaltet.


Fragen, Hilfe & Support

Dieser Dienst wird von der TU Ilmenau bereitgestellt, sämtliche administrativen Tätigkeiten werden von deren Mitarbeitenden durchgeführt. Fragen zum Postfach oder zum Dienst werden daher vom SCC in Zusammenarbeit mit der TU Ilmenau gelöst.

Sollten Sie noch Fragen zur Benutzung der Groupware haben, so wenden Sie sich bitte per Ticket, per E-Mail oder telefonisch (+49 (0) 36 43/58 24 24) an den Nutzerservice des SCC.