E-Mail und Groupware für Beschäftigte

Alle Beschäftigten der Bauhaus-Universität Weimar erhalten zur E-Mail-Nutzung den Groupware-Dienst Exchange (derzeit Version 2016) bereitgestellt. Diese Groupware beinhaltet weitere Funktionalitäten wie eigene und Gruppen-Kalender, eigene und gemeinsame Adresslisten, Kontakte und Aufgaben. Anderen Personen können Funktionen des eigenen Postfaches in unterschiedlichen Berechtigungsstufen freigegeben werden. Exchange kann mit Desktop-Geräten (PC, Mac, etc.) und mit mobilen Endgeräten genutzt werden, es muss jedoch eine Internetverbindung bestehen.

Allgemeine Hinweise

Dieser Dienst wird von der TU Ilmenau bereitgestellt, sämtliche administrativen Tätigkeiten werden von deren Mitarbeitenden durchgeführt. Fragen zum Postfach oder zum Dienst werden vom SCC in Zusammenarbeit mit der TU Ilmenau gelöst.

Die Nutzung mit mobilen Endgeräten ist generell möglich. Die Outlook-App ist aus sicherheitstechnischen Gründen von unserem Dienstleister gesperrt. Bitte konfigurieren Sie ein Exchange-Konto auf Ihrem mobilen Gerät.
Die Administratoren des Exchange-Servers können im Bedarfsfall (z.B. bei Diebstahl) mobile Geräte sperren. Während der Einrichtung eines Exchange-Kontos müssen Sie dafür Ihre Zustimmung erteilen. Möchten Sie dies nicht, können Sie auch auf mobilen Geräten den Webclient (OWA) nutzen).

Für private Endgeräte wird kein Support geleistet.

Größe von Anhängen:
E-Mail-Anhänge sind nur bis 50 MB möglich. (Für den Versand von größeren Dateien nutzen Sie bitte den Dienst Gigamove.)

Spam-Richtlinien:
Siehe auch Spamfilterung an der Bauhaus-Universität

IMAP-Nutzung:
Bitte melden Sie die Nutzung Ihres Exchange-Kontos über IMAP mit Angabe der Gründe an den SCC-Nutzerservice an. Nach Prüfung wird Ihr Konto von den Administratoren des Exchange-Servers entsprechend freigeschaltet.

Technische Verbindungsdaten

  • Servername: group.uni-weimar.de
  • Anmeldename: we\IhrBenutzername
  • Passwort: IhrUni-Passwort

Funktionen

Eigener Kalender

Im eigenen Kalender können Termine einschließlich Erinnerungsfunktion erfasst oder auch aus E-Mails generiert werden. Terminanfragen von anderen Exchange-Nutzern sind im Kalender unter Status »Vorbehalt« sichtbar.

Der eigene Kalender kann anderen Exchange-Nutzern in unterschiedlichen Berechtigungsstufen zur Ansicht frei gegeben oder in Auszügen an andere Personen versendet werden.

Frei gegebene Kalender von anderen Exchange-Nutzern werden in der Kalenderansicht angezeigt.

Weitere eigene Kalender können angelegt und bearbeitet werden; auf mobilen Endgeräten und im OWA ist nur der erste eigene Kalender integriert.

Wenden Sie sich bitte an unsere Hotline, wenn Sie nähere Informationen zur Kalendernutzung erhalten möchten.

 

Adressbuch und Kontakte

Sämtliche Exchange-Nutzer des »Campus Weimar« (u. a. Beschäftigte der HfM und der Bauhaus-Universität) werden im Adressbuch als »Globale Adressliste« angezeigt. Die Einträge sind per Vorname, Nachname sortiert. Eine Funktion zur erweiterten Suche ist vorhanden.

Eigene Einzelkontakte oder Kontaktlisten können angelegt, für andere Exchange-Nutzer frei gegeben und benutzt werden.

Das gesamte Uni-Adressbuch (einschließlich E-Mailadressen von Studierenden im Format Nachname, Vorname) wird automatisch zur Verfügung gestellt.

Funktionspostfächer (Shared Box)

Mehrere Anwender können ein zusätzliches Postfach mit all seinen Funktionen zur gemeinsamen Arbeit nutzen. Ein solches Funktionspostfach kann per Projektantrag über die SCC-Hotline beantragt werden. Zusätzlich sollte eine Person aus dem Team als Verantwortliche für dieses Postfach benannt werden. Diese Person kann weitere Mitglieder für das Postfach einrichten. (Eine Anleitung dazu können Sie hier als PDF-Datei herunterladen.)

Für Funktionspostfächer benötigen Sie keine separaten Zugangsdaten. Sowohl in MS Outlook als auch im OWA (außer auf Smartphones) sind diese automatisch neben Ihrem persönlichen Postfach sichtbar.

Eigene Kontaktgruppen (Verteilerlisten) anlegen

Sie haben die Möglichkeit, eigene Kontaktgruppen (Verteilerlisten) anzulegen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie öfters eine E-Mail an eine (feste) Gruppe von mehreren Personen gleichzeitig senden möchten.

Kontaktgruppen könnten auch anderen Exchange-Anwendern zur Benutzung frei gegeben werden. Eine Einrichtung kann per Outlook oder OWA erfolgen.

Eigene Regeln für Antworten oder Weiterleitungen anlegen

Mit Hilfe eines Regelassistenten können Sie festlegen, was mit bestimmten E-Mails geschehen soll. Sie können sich z. B. E-Mails je nach Betreff-Zeile automatisch beantworten oder in verschiedene Ordner vorsortieren lassen, Sie könnten auch alle eingehende E-Mails (bzw. nur die mit einer bestimmten Absende-Adresse) an eine vorgegebenen Adresse weiterleiten.

Weiterleitungen können Sie für das eigene Postfach zu unterschiedlichen Berechtigungsstufen anlegen, die Einrichtung kann per Outlook oder den OWA erfolgen.

Nutzbare Clients und deren Einrichtung

Diese Groupware ist ein Microsoft-Produkt. Aus diesem Grund steht der volle Funktionsumfang nur mit einem Microsoft-Client zur Verfügung.

  • Das SCC installiert derzeitig auf den zentral administrierten Rechnern (ZDM) Microsoft Outlook 2016.
  • Für die Arbeit mit Mac-Rechnern wird der Outlook-Client empfohlen.
  • Auf mobilen Geräten kann das Postfach als Exchange-Konto hinzugefügt werden.
  • Der Webclient OWA kann auf allen Geräten in allen gängigen Browsern benutzt werden.

Vom SCC zentral betreute Rechner und Laptops – Arbeit mit dem Mailprogramm MS Outlook

Die Beschäftigten der Verwaltung (GWB) erhalten automatisch MS Outlook als Mailprogramm zur Verfügung gestellt. Eine eigene Installation und Konfiguration ist nicht notwendig. Die Anmeldung an den Dienst erfolgt per Eingabe we\IhrBenutzername und Ihrem Passwort nach dem Öffnen von Outlook.

E-Mail, Kalender, Adressbuch, Aufgaben, Erinnerungen, Notizen und eigene Kontakte können sofort benutzt werden.

Webclient Exchange 2016 – OWA

Sie können mit dem Webclient OWA auch ohne installiertes Mailprogram mit Ihrem Postfach arbeiten. Zum OWA finden Sie einen Link auf jeder Seite unseres zentralen Webauftrittes (oben links: Webmailfür Beschäftigte (OWA).

Die Anmeldung erfolgt per Benutzername und Passwort. Eine Abwesenheitsnotiz könnte auch per OWA eingerichtet werden. Das Adressbuch des OWA enthält nur Exchange-Nutzer des Campus Weimar (siehe oben: Globale Adressliste).

Funktionspostfächer (Shared Box) können ebenso per OWA bearbeitet werden (nicht auf Smartphones).

Dezentral (nicht vom SCC) betreute Rechentechnik

Installation des E-Mail-Kontos:
Sollten Sie MS Outlook als Mailclient nutzen, richten Sie bitte Ihr Postfach mit dem Assistenten ein:

Konto hinzufügen → Bitte nur E-Mailadresse (vorname.nachname@uni-weimar.de) angeben → Button Weiter → das Postfach wird automatisch verbunden, wenn Sie im Anmeldedialog we\IhrBenutzername und Passwort eintragen.

Das SCC übernimmt keinen Support zur Einrichtung und zur Bearbeitung von MAC-Installationen! Die Nutzung des Exchange-Kontos kann ebenso über Ihren Browser (z. B. Safari) per Webclient OWA erfolgen.

Den vollen Funktionsumfang erhalten Sie, wenn der Outlook-Client von Microsoft genutzt wird. Sie können ihr Exchange-Konto jedoch auch mit einem Apple-Mailclient verbinden.

Nutzung des Exchange-Kontos über IMAP:
Bitte senden Sie eine Anfrage zur IMAP-Freischaltung an unseren Nutzerservice (nutzerservice[at]uni-weimar.de) mit Angabe Ihres Benutzernamens oder Ihrer E-Mailadresse, einer kurzen Begründung und Befürwortung Ihrer Leitung. Das SCC wird Sie zur Freischaltung informieren.

Bitte beachten Sie, dass die Groupware-Funktionalitäten (Kalender, Kontakte zur Teamarbeit) mit IMAP nicht nutzbar sind. Die Nutzung des Exchange-Kontos kann ebenso über Ihren Browser per Webclient OWA erfolgen.

Für private mobile Geräte übernimmt das SCC keinen Support!

Die Verbindung des Exchange-Kontos mit Ihrem mobilen Gerät kann von Betriebssystemversion zu Betriebssystemversion bzw. von Gerätetyp zu Gerätetyp abweichen.
Der für iOS und Android erhältliche Outlook-Client von Microsoft (Outlook-App) wird wegen schwerwiegender Sicherheitsmängel von unserem Dienstanbieter auf dem Exchange-Server blockiert und kann nicht benutzt werden.
Die Benutzung des Exchange-Kontos erfolgt entweder über den Browserzugriff per OWA, oder auf dem mobilen Gerät wird ein Exchange-Konto hinzukonfiguriert.
Nur der erste Kalender des Postfaches und das persönliche Postfach können mobil benutzt werden.

Android

Einstellungen → Konten → Konto hinzufügen → Exchange

Allgemeine Angaben:

Exchange-Server: group.uni-weimar.de
Benutzername: IhrBenutzername
Passwort: Passwort
Exchange-E-Mailadresse: IhrBenutzername@uni-weimar.

Sollten Sie zur Anmeldung an der Domäne aufgefordert werden, müssen Sie als Anmeldenamen we\IhrBenutzername angeben.

iOS

Um die Einrichtung unter iOS etwas zu vereinfachen, gibt es ein Konfigurationsprofil WE-Exchange.mobileconfig. Laden Sie dieses Profil auf Ihr Gerät und installieren Sie es anschließend (Einstellungen › Allgemein).

Mit der Installation des Profils werden folgende Einstellungen vorgenommen:

  1. Es setzt eine Passwortrichtlinie und erzwingt damit einen Zugangscode auf dem Gerät falls noch nicht vorhanden (als zusätzlichen Schutz vor fremdem Zugriff).
  2. Darüber wird der Exchange-Server konfiguriert. Sie müssen nur noch E-Mailadresse, we\IhrBenutzername und sein Passwort angeben.

Umzug auf Exchange

Wenn Sie den Exchange-Dienst künftig nutzen möchten:

Bitte senden Sie eine Umzugsanforderung an den Nutzerservice des SCC (nutzerservice[at]uni-weimar.de) mit den Angaben E-Mailadresse, Benutzername und möglichem Wunschtermin. Sie erhalten von den umsetzenden Kollegen eine entsprechende Nachricht.

Der Umzug des eigenen Postfaches auf den Exchange-Server erfordert eine Migration des bisherigen Postfaches. Während der Migration ist Ihr Postfach gesperrt, eingehende Nachrichten werden jedoch nachträglich zugestellt. Anschließend müssen Sie Ihr Passwort über das Passwortportal erneut ändern.

Fragen?

Sollten Sie noch Fragen zur Benutzung der Groupware haben, so wenden Sie sich bitte per E-Mail oder telefonisch (+49 (0) 36 43/58 24 24) an den Nutzerservice des SCC.