Data protection notice

Der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist

Bauhaus-Universität Weimar
vertreten durch den/die Präsident*in
Geschwister-Scholl-Straße 8
99423 Weimar
Deutschland
Telefon: +49 (0) 36 43/58 11 10
Website: www.uni-weimar.de

Interne Verantwortlichkeit:
Wahlamt der Bauhaus-Universität Weimar
E-Mail: wahlamt[at]uni-weimar.de

Büro des Kanzlers
Belvederer Allee 6
99423 Weimar
Deutschland
Telefon: +49 (0) 3643/58 12 22
E-Mail: datenschutz[at]uni-weimar.de
Website: www.uni-weimar.de/dsb

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung der Wahlen an der Bauhaus-Universität Weimar unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Thüringer Datenschutzgesetzes (ThürDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze, insbesondere Thüringer Hochschulgesetz (ThürHG), Grundordnung der Bauhaus-Universität Weimar (GO), Wahlordnung der Bauhaus-Universität Weimar (WahlO), Satzung des Promovierendenrats, Wahlordnung des Assistentenrats (WahlO AssR) und Wahlordnung der Studierendenschaft der Bauhaus-Universität Weimar. Ihre personenbezogenen Daten werden zur DFG-Fachkollegienwahl und zur Datenverarbeitung durch die DFG im Zusammenhang mit der DFG-Fachkollegienwahl beim Wahlamt der Bauhaus-Universität Weimar erfasst.
Zur Durchführung der Wahlen ist die Erstellung eines Verzeichnisses aller Wahlberechtigten und die Einreichung von Wahlvorschlägen erforderlich.

1. Stimmzettel und Steckbrief der Kandidierenden
Zur Vorbereitung der Wahlen werden personenbezogene Daten von Kandidierenden verarbeitet, die sich als Bewerber*innen zur Wahl stellen. Voraussetzung für die Zulassung von Bewerbungen zur Wahl ist die passive Wahlberechtigung der Bewerber*innen. Die von den Bewerber*innen eingereichten Wahlvorschläge stellen die Basis für die Erstellung der Stimmzettel im Rahmen der Wahlen dar. Bei Online-Wahlen werden die Stimmzettel im Online-Wahlportal eingestellt und dienen als Grundlage für die Auswahl der Kandidierenden durch die Wahlberechtigten. Nach erfolgreich durchgeführter Wahl werden sodann die Stimmen ausgezählt oder elektronisch ausgewertet und das Wahlergebnis wird festgestellt.

Erfasste Datenkategorien:

1. Titel/akademische Qualifikationen
2. Vorname
3. Nachname
4. Geburtsdatum bei Verwechslungsgefahr
5. Wahlgruppe/Mitgliedergruppe
6. Wahlbereich: Fakultät/Einrichtung/Institut/Studiengang
7. ggf. bei Studierenden und Promovierenden die Matrikel-Nummer
8. ggf. Zeitraum und Dauer einer Beurlaubung
9. Status der Wahlberechtigung (Prüfung des passiven Wahlrechts)
10. E-Mail-Adresse/Anschrift

Darüber hinaus können bei vorliegender Einwilligung und Einreichung im Rahmen eines Steckbriefes weitere personenbezogene Angaben von Kandidierenden verarbeitet werden: Ihr Bild, Ziele und Motivation Ihrer Kandidatur und Ihre Einrichtung/Institut/Studiengang. Der Steckbrief soll dazu dienen, die Kandidierenden vorzustellen, so dass sich die Wähler*innen ein Bild bzw. eine Vorstellung von den Kandidierenden machen können. Die Nutzung des Steckbriefes ist freiwillig.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung für Stimmzettel:
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 11 Abs. 1 Ziff. 5 ThürHG i.V.m. § 26 GO, § 2, § 22 und § 24 WahlO der Bauhaus-Universität Weimar, § 5 Satzung des Promovierendenrats, § 95 ThürHG i.V.m. § 2 Wahlordnung des Assistentenrats; Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 16 ThürDSG;
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO aufgrund vertraglicher Pflichten aus der DFG-Mitgliedschaft

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung für Steckbriefe:
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO

2. Wahlberechtigte
Wir verarbeiten die folgenden personenbezogene Daten, um das Verzeichnis aller Wahlberechtigten im Rahmen der Wahlen zu erstellen.

Erfasste Datenkategorien:

1. Titel/akademische Qualifikationen
2. Vorname
3. Nachname
4. Geburtsdatum bei Verwechslungsgefahr
5. Wahlgruppe/Mitgliedergruppe
6. Wahlbereich: Fakultät/Einrichtung/Institut/Studiengang
7. ggf. bei Studierenden und Promovierenden die Matrikel-Nummer
8. ggf. Zeitraum und Dauer einer Beurlaubung
9. Status der Wahlberechtigung (Prüfung des aktiven Wahlrechts)
10. IP-Adresse: Für die Online-Wahlen dürfen IP-Adressen der Wahlberechtigten lediglich zu Analyse und Behebung technischer Fehler oder bei Verdacht auf unberechtigte Einflussnahme auf das Wahlergebnis, etwa durch Veränderung von Daten oder unberechtigte Nutzung von Zugangsberechtigungen, ausgewertet werden.
11. E-Mail-Adresse/Anschrift

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:
Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 11 Abs. 1 Ziff. 5 ThürHG i.V.m. § 26 GO, § 2, § 22 und § 24 WahlO der Bauhaus-Universität Weimar, § 5 Satzung des Promovierendenrats, § 95 ThürHG i.V.m. § 2 Wahlordnung des Assistentenrats; Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 16 ThürDSG;
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO aufgrund vertraglicher Pflichten aus der DFG-Mitgliedschaft

Wir speichern die personenbezogenen Daten der Kandidierenden und der Wahlberechtigten, bis die Wahl rechtskräftig ist (gem. § 32 WahlO der Bauhaus-Universität Weimar) und das endgültige Wahlergebnis feststeht. Die Löschung der Daten der gewählten Personen und der im Wahlverzeichnis enthaltenen Daten der Wahlberechtigten erfolgt für rechtskräftig durchgeführte Wahlen grundsätzlich in der 52. KW des jeweiligen Wahljahres, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Im Rahmen der Durchführung der Wahlen werden die Daten der Wahlberechtigten vom Dezernat Personal, Dezernat Studium und Lehre und Bauhaus Research School verarbeitet und dem Wahlamt zur Verfügung gestellt. Es haben nur diejenigen Personen innerhalb der Bauhaus-Universität Weimar Zugriff auf Ihre Daten, die diese für einen ordnungsgemäßen Ablauf der Durchführung der Wahlen benötigen.

Die im Steckbrief enthaltenen Daten der Kandidierenden sind durch das Wahlamt, den StuKo und die Universitätskommunikation einsehbar. Die Löschung der Daten im Steckbrief erfolgt im Falle des Widerrufs der Einwilligung durch den Kandidierenden und für rechtskräftig durchgeführte Wahlen grundsätzlich in der 52. KW des jeweiligen Wahljahres, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen.

V. Weitergabe Ihrer Daten

1. Interne Empfänger Ihrer Daten
1.1 Daten von Bewerber*innen als Kandidierende
Die gültigen Wahlvorschläge mit den Bewerber*innen sind auf der Webseite des Wahlamtes nur für Angehörige der Universität per VPN und durch Universitäts-Login einsehbar.

1.2 Daten von Wahlberechtigten
Die Wahlverzeichnisse (Titel, Name, Vorname, Wahlgruppe und Fakultät/Einrichtung/Institut/Studiengang), sind auf der Webseite des Wahlamtes nur für Angehörige der Universität per VPN oder durch Universitäts-Login im Zeitraum der Offenlegung einsehbar, um die Eintragungen auf Richtigkeit zu überprüfen und die Grundlage für Wahlvorschläge zu bilden.

1.3 Wahlergebnis
Das Wahlamt gibt das Wahlergebnis, die erreichte Stimmenanzahl sowie die Namen der gewählten Personen und der Nachrücker durch vorläufige und amtliche Bekanntmachung auf der Webseite des Wahlamtes nur für Angehörige der Universität per VPN oder durch Universitäts-Login bekannt, und leitet die Ergebnisse an die Gremien und Gremiengeschäftsstellen der Selbstverwaltung der Bauhaus-Universität Weimar weiter. 

2. Externe Empfänger Ihrer Daten
2.1 Daten von Wahlberechtigten
2.1.1 Es erfolgt keine Weitergabe von Daten der aktiv Wahlberechtigten an Dritte.
2.1.2 Zu Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl erfolgt bei vorliegender Einwilligung des Kandidierenden eine Weitergabe von Daten der Kandidierenden (Titel, Name, Vorname, Fakultät/Einrichtung/Institut/Studiengang) an die DFG zur Verwendung im Rahmen der von der DFG verantworteten Online-Wahl. 

2.2 Daten von Kandidierenden aus Steckbriefen
Bei vorliegender Einwilligung des Kandidierenden werden die Daten aus dem Steckbrief für jedermann online einsehbar auf der Webseite des Wahlamtes, bei der Wahl zum Promovierendenrat auf der Webseite des Pro.Doc und bei den Wahlen zu den Fachschaftsräten auf der Webseite der Studierendenschaft veröffentlicht.

2.3 Daten zur Durchführung der Online-Wahlen
2.3.1 Bei universitären Online-Wahlen werden die Daten der Kandidierenden auf dem Stimmzettel (Titel, Name, Vorname, Wahlgruppe und Fakultät/Einrichtung/Institut/Studiengang) an den Provider des Online-Wahlsystems (Polyas) weitergegeben. Das Wahlamt und der Wahlvorstand erhalten das Wahlergebnis (ausgezählte Stimmen je Bewerber*in) vom Provider des Online-Wahlsystems (Polyas). 

Adresse, Kontakt und Datenschutzhinweis Firma Polyas:
Polyas GmbH (www.polyas.de), Marie-Calm Str. 1-5, 34131 Kassel
Niederlassung Berlin, Boxhagener Straße 18, 10245 Berlin
E-Mail: support[at]polyas.de; https://www.polyas.de/datenschutz

Die genannten Daten werden für die Bauhaus-Universität Weimar bei der Firma Polyas verarbeitet. Alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust und Missbrauch zu schützen, werden von der Bauhaus-Universität Weimar und in unserem Auftrag von der Firma Polyas getroffen. Die Bauhaus-Universität Weimar hat mit Polyas einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

2.3.2 Das Wahlergebnis für die DFG-Fachkollegienwahl ist bei vorliegender Einwilligung des Kandidierenden auf der Webseite der DFG einsehbar. 

VI. Rechte der betroffenen Personen

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen stehen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO)
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO)
• unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 17, 18 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen (Art. 21 DSGVO)
• Ihre Daten an andere von Ihnen bestimmte Stellen übertragen zu lassen (Art. 20 DSGVO). Dazu ist eine gesonderte Einwilligung erforderlich. 

Sie haben zudem das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.

Widerrufsbelehrung
Ihre Einwilligung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. a) i. V. m. Art. 7 DSGVO kann jederzeit ohne Angabe von Gründen in Textform widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt. Die Einwilligung ist freiwillig. Aus der Verweigerung der Einwilligung oder Ihrem Widerruf entstehen keine Nachteile.

Einen etwaigen Widerruf richten Sie bitte an:
wahlamt@uni-weimar.de