• Kontierung
• Formulare
• Werkverträge, Gastvorlesungen, Lehraufträge
• Auslandsrechnungen
• Kostenarten
• Allgemeines

Warum werden die Untertitel bei allen Anweisungen nicht mehr angegeben?

Mit der Einführung der kaufmännischen Finanzbuchhaltung geht eine Neuorganisation des Berichtswesens einher. Statt der Untertitel sind jetzt entsprechende Projektnummern vergeben worden. Die Transformation finden sie hier. Auf die Angabe der Untertitel kann somit verzichtet werden.


Wie ist es bei Rechnungen, die von zwei oder mehreren Stellen bezahlt werden. Nehme ich dann für jede Stelle einen Kontierungsbeleg?

Nein. Auf dem neuen Kontierungsbeleg ist es möglich, die zu splittenden Beträge auf einem Beleg anzugeben.

Mir liegen die neuen Formblätter nicht vor. Kann ich das alte Formular noch verwenden und wo finde ich die neuen Formulare?

Selbstverständlich können Sie das alte Formular (wenn Sie große Menge davon ausgedruckt haben) noch -wie bisher- weiter verwenden. Die neuen Formulare finden Sie als pdf zum Ausdrucken. Gleichzeitig existieren diese auch als Excel-Datei auf den Seiten des Dezernates und im HENRI, die direkt am Bildschirm ausgefüllt werden können. 

Wie sieht es mit anderen Formularen aus, z.B. beim Gastvertrag, Werkvertrag. Habe ich das noch komplett zu kontieren, aber die Kostenart wegzulassen? Werden die Formulare geändert?

Wir haben uns bemüht, die uns bekannten Belege anzupassen. Sollten wir ein Formular vergessen haben, freuen wir uns über eine kurze Mitteilung. Selbstverständlich passen wir alle Belege an. Bis dahin können die alten Formulare verwendet werden.

Kontrollmitteilung Finanzamt

Bei Werkverträgen, Gastvorlesungen und Lehraufträgen ist bei der Kontrollmitteilung immer das zuständige FA auszufüllen und die Art der Tätigkeit (gewerblich, freiberuflich, angestellt) unbedingt anzukreuzen.

Auszuzahlender Betrag

Bei der Abrechnung von Lehraufträgen und Gastvorlesungen muss der auszuzahlende Betrag rechnerisch nachvollziehbar sein. Daher dürfen in der Auflistung der Einzelbeträge keine bereits bezahlten Rechnungen enthalten sein.

Soll der neue Kontierungsbeleg auch an Auslandsrechnungen angeheftet und zusätzlich das Formblatt K11 ausgefüllt werden?

Bei Auslandsrechnungen heften Sie bitte auch den Kontierungsbeleg an. Die K11 kann wegfallen, wenn die ausländische Bankverbindung auf dem Ursprungsbeleg farbig mit Textmarker markiert wird.

Was ist aus der alten Kostenart geworden? Wieso muss ich diese nicht mehr ausfüllen?

Beim Ausfüllen der Formulare können Sie auf die bisherige Kostenart verzichten, da diese durch das FIBU-Sachkonto ersetzt wurde. Die FIBU-Kontierung erfolgt im Dezernat Finanzen.

Kann ich eine Mahnung zur Zahlung anweisen?

Nein. Mahnungen können nicht zur Zahlung angewiesen werden. Da meist nur der Betrag angemahnt wird, ist der Inhalt der Rechnung nicht erkennbar und eine korrekte Kontierung somit nicht möglich. Außerdem fehlen auf einer Mahnung die für die Bezahlung notwendigen Rechnungsangaben.

Gibt es irgendwelche Änderungen bei der Rechnungslegung?

Nein.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Bei Fehlern bitte nicht mit Tipp-Ex auf den Formularen korrgieren, die ursprünglichen Angaben müssen stets lesbar bleiben. Daher empfiehlt es sich, bei Korrekturen die falschen Werte einfach sauber durchzustreichen und mit dem eigenen Kürzel zu versehen.