Ausscheiden von Mitarbeitern (M 2.39)

Verlässt ein Mitarbeiter die Institution, wechselt die Funktion oder ändert sich sein Tätigkeitsfeld, ist einerseits eine Übertragung sicherheitsrelevanter Aufgaben und Funktionen erforderlich, andererseits ist der Entzug der durch Wissen und Besitz dem ehemaligen Mitarbeiter eingeräumten Zutritts-, Zugangs- und Zugriffsrechte für IT-Systeme, IT-Verfahren oder Daten notwendig.

Im organisatorischen Ablauf muss zuverlässig verankert sein, dass der zuständige IT-Verantwortliche rechtzeitig über das Ausscheiden oder den Wechsel eines Mitarbeiters informiert wird. Der zuständige Bereich des betreffenden Mitarbeiters hat über die Verwendung der dienstlichen Daten zu entscheiden, die der Kennung des ausscheidenden Mitarbeiters zugeordnet sind.

Die Weiterführung der übertragenen sicherheitsrelevanten Aufgaben und Funktionen muss auch nach dem Ausscheiden weiter gewährleistet bleiben. Vor dem Weggang ist eine rechtzeitige Einweisung des Nachfolgers durchzuführen. Dafür ist es wünschenswert, dass sich die Arbeitszeiträume wenigstens kurz überschneiden. Vor der Verabschiedung sollte noch einmal explizit darauf hingewiesen werden, dass alle Verschwiegenheitserklärungen weiterhin in Kraft bleiben und keine während der Arbeit erhaltenen Informationen weitergegeben werden dürfen.

Ist die ausscheidende Person ein Funktionsträger in einem Notfallplan, so ist der Notfallplan zu aktualisieren. Die bestehenden Vertreterregelungen sind ebenfalls zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren.